営業活動で必要となる名刺ですが、紙媒体の名刺は管理が大変で悩んでいるという方も多いのではないでしょうか。そんな中で、近年名刺管理アプリの導入が注目されています。そこで本記事では、名刺管理アプリの概要や導入のメリットのほか、おすすめの名刺管理アプリについて詳しく紹介していきます。
名刺管理アプリとは
名刺交換はビジネスシーンでは欠かせないものです。紙媒体の名刺は、従来受け取ったものをホルダーやファイルに収納したり、記述されている内容を1枚1枚Excelに入力したりといった方法で管理されてきました。近年登場している名刺管理アプリでは、紙の名刺をスマホのカメラやスキャナーで読み込むだけで、記載された情報を瞬時にデータ化できます。企業名、部署名、性・名、電話番号、メールアドレスなどを自動的に分類したうえで、クラウド上に保存できるのです。
同一の名刺情報があった場合も、名寄せ機能により1つにまとめられます。別の営業担当者が名刺を交換した場合も、名刺管理アプリに登録すれば、自動的に情報がアップデートされる仕組みです。また、異動や転職といった相手の近況を通知してくれるアプリもあるため、名刺情報を顧客情報として効率的に活用できるようになります。
名刺情報はクラウド上に保存されるので、オフィスでも営業先でも、インターネット環境さえ整っていればいつでも情報にアクセスできます。名刺管理アプリを活用すれば、外出先に分厚い名刺ファイルを携帯したり、取引先を訪問する前に名刺を探しまわったりする必要がなくなるだけでなく、そもそも名刺を保管する場所が必要なくなります。
名刺管理アプリには、おもにOCR（光学文字認識）で文字情報を読み取る方法と、スキャンしたデータをアプリ運用会社のデータセンターにアップロード後、専用オペレーターが手入力する方法があります。なかには、OCRによる自動読み込みとオペレーターの手入力の両方を採用し、高い読み取り精度を誇るアプリもあります。
名刺のフォーマットやデザインは多種多様なので、名刺管理アプリが紙面の情報を正確に読み取れるかは重要な比較ポイントです。顔写真やイラスト入りの名刺を交換する機会が多い営業担当者は、とくに取り込みの精度に注目してアプリを選びましょう。
名刺管理アプリのメリット
名刺管理アプリを導入することで得られるメリットについて、具体的に説明します。アプリの導入で、さまざまな業務が効率化できるのがポイントです。営業活動の効率化
名刺管理アプリを導入すること、従来のように名刺を個人で管理・整理したり、時間をかけて1枚1枚の情報を手入力したりする手間がなくなります。入力にかけていた時間を他の業務にあてられるだけでなく、精度の高い顧客リストを瞬時に作成できるので、営業活動の効率化も図れます。
また、名刺管理アプリを活用することで名刺情報を社内で共有できるので、業務上のつながりが可視化されます。これにより部署や担当者ごとの営業活動がスムーズに行えるほか、特定の見込み客に対して2つの部署から同時にアプローチするといったムダがなくなることが期待できます。
さらに、名刺管理アプリでは単なる顧客リストの作成だけでなく、取り込んだデータの検索も可能です。五十音順はもちろん、企業名や業種名での絞り込みも可能なので、ほしい情報をすぐに取りだせます。結果として、名刺管理アプリの導入でムダやミスが減り、最適かつスピーディーな顧客へのアプローチが可能になるので、営業活動全体の効率化が期待できるでしょう。このほか、異動や退職の際に名刺の引継ぎがうまく行われず、ビジネスチャンスを逃すといった事態も避けられます。
データの二次利用が可能
名刺管理アプリでデータ化した情報の二次的な活用ができることもメリットです。たとえば蓄積したデータをCSVやExcelファイル形式で取り出して、DMの送付やメーリングリスト作成などに活用できます。データ登録後に、自動的に相手にお礼メールを送付する機能付きのアプリもあります。マーケティングオートメーション（MA）機能を備えた名刺管理アプリなら、さらに高度な二次利用が可能です。メール配信後の開封状況の測定機能、関心を持ちそうなユーザーを見つけるスコアリング機能が搭載されているので、リード管理が可能。見込み客に対して適切なアプローチを行えます。これにより利益のアップも狙えるしょう。
顧客情報入力の効率化
ほかのソフトと連携が可能なアプリであれば、さらに発展的な利用が可能です。顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）、MAツールなどと連携すれば、顧客情報の入力がさらに効率化できるだけでなく、ダイレクトに名刺情報を顧客管理に活用することができます。
他のシステムと連携することで、営業ステージの可視化や商談情報の蓄積のほか、属性分けした見込み客への一括メール送信、動向分析といったさまざまなリード管理が行えるのです。
おすすめの名刺管理アプリ 4選
おすすめの名刺管理アプリを紹介します。それぞれの特徴を把握し、自社の業務やニーズに合ったアプリを選ぶことがポイントです。Eight
Eightは、法人向け名刺管理サービスで8割以上のシェアを誇るSansan株式会社が開発した名刺管理アプリです。名刺のデータ管理だけでなく、登録している相手にメッセージを送信する、オンライン上で名刺交換を行うといった便利な機能を搭載しています。自動入力と並行して専用オペレーターによる手入力も採用しているので、高い精度でのデータ化が行える点も特徴です。マルチデバイスに対応しているため、インターネット環境さえあれば場所やデバイスを問わず利用できます。
基本的な機能は無料で利用できますが、名刺データをダウンロードして管理できるEightプレミアムは月額480円、名刺情報を社内でデータベース化できる、企業向けプレミアムプランは月額10,000円です。なお、Eightから法人向けサービス「Sansan」への移行も可能です。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、ウォンテッドリー株式会社が運営する名刺管理アプリです。Wantedly Peopleの特徴は、10枚の名刺を一度に撮影し、瞬時にデータ化できる点にあります。さらに、効果相手が所属する会社のニュース記事など、相手に関連ある情報を表示することで、双方のコミュニケーションをバックアップする機能が搭載されています。
また、スマートフォンの連絡先アプリと連携しているため、名刺交換相手から着信を受けた場合は名前が表示されます。高機能でありながら基本使用料は無料であるため、日々大量の名刺を交換し、スピード重視で名刺を管理したい営業担当者におすすめのアプリです。
myBridge
myBridgeはLINE社が提供する名刺管理に特化した無料アプリで、スマホで撮影するだけで瞬時に情報がデータ化される点が特徴です。OCRと専用オペレーターの手作業による入力を併用しているため、高精度のデータ取り込みが行えます。
登録した情報をスマホやGoogleの連絡帳に保存したり、Excelファイルでダウンロードするといった機能も搭載しており、ほかの名刺管理サービスに登録したデータを簡単に移行し、まとめて管理できます。名刺情報をさまざまなキーワードで検索して閲覧できるほか、名刺データをLINEのトーク上で簡単に共有できるのもmyBridgeならではの機能です。複数のデバイスに対応しており、パソコンからも操作が行えます。
CamCard 名刺管理
CamCard名刺管理は、ワウテック株式会社が提供する名刺管理アプリです。世界17か国語に対応し、さまざまな国で利用されているため、海外企業とのやりとりが多い営業担当者におすすめのアプリであるといえるでしょう。
高性能な画像補正・OCR機能が特徴で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化できるだけでなく、認識できなかった情報は専用オペレーターが手作業で補正するので、ほぼ100％の精度を実現しています。対応スキャナを利用すれば、名刺をまとめて読み込めるので、1枚ずつ読み込む手間もかかりません。
簡易SFA機能も搭載しているので、訪問記録や商談メモなど、名刺情報にさまざまな情報を紐づけできます。さらに外部サービスとの連携も豊富で、Salesforce、DynamicsCRM、SugarCRM、Google Contact、Kairos3、Oracle Sales Cloudと連携することで、面倒な情報入力をカットできます。個人利用は無料ですが、法人の場合は高精度入力の枚数に応じて値段が変動します。IDあたり月20枚までならスタンダードの 1,700円、50枚までがプロフェッショナルで2,500円です。
まとめ
名刺管理アプリの導入は、単なる顧客リストの作成にとどまりません。名刺情報を一元管理することで効率的に運用できるようになります。これにより営業活動の無駄がなくなり、より効率的な営業活動が行えるでしょう。さまざまな名刺管理アプリがあるので、それぞれの特徴を把握し、自社のニーズにあったアプリを導入しましょう。
