新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がリモートワークの導入を進めました。オフィスを取り巻く環境が大きく変わり、経営者や管理者にはオフィス環境の管理が求められています。そこで本記事では、近年におけるオフィス環境の変化や、オフィス稼働状況の可視化を実現するサービスについて解説します。
新型コロナウイルス流行によるオフィス環境の変化
新型コロナウイルスの流行により、我々を取り巻く環境は以前と大きく変化しました。当初、短期間で収束すると見込まれていた新型コロナウイルスは、未だに収束の兆しが見えない状況です。多くの企業が新型コロナウイルスの影響を受け、オフィス環境にも以下のような変化が見られました。
テレワーク人口の増加
新型コロナウイルスの感染を避けるには、密にならないことが大切だといわれています。その点、オフィスにはたくさんの人が集まるため、必然的に感染リスクが高まってしまいます。そのような理由から、多くの企業がテレワークやモバイルワークなどへの移行を開始しました。
2020年4月には、政府より緊急事態宣言が発せられました。それに伴い、リモートワークへ移行する企業が急増します。これは感染リスクの軽減が目的であることはもちろん、緊急事態宣言下において通常通りの運営を行うことで、世間から批判の対象になることを避けたかった意図もうかがえます。
業種や職種によっては、リモートワークへの移行が困難なものもありますが、そうでない企業の多くは移行を実行しました。レノボジャパンの調査によると、新型コロナウイルスの流行以降、テレワーク実施者数は従来の約2.6倍に上るとのことです。
また同調査では、テレワーク実施者の約35％にもおよぶ人が「新型コロナウイルス収束後もテレワークを実施するであろう」と答えています。この結果を見るに、テレワーク人口の増加は過渡的なものではなく、今後のテレワークの定着を兆した動きと考えられます。
勤務形態の変化
新型コロナウイルスの感染拡大は、人々の勤務形態にも大きな変化をもたらしました。テレワークへの移行を積極的に考える企業が増えたことにより、積極的な勤務形態の見直しや制度改革が行われるようになったのです。
たとえば、情報セキュリティの強化が挙げられます。テレワークとなれば、オフィス以外で業務へ従事することとなるため、情報管理には一層の注意を払わなくてはなりません。万が一、重要な情報が外部へ流出したとなると、企業としての信頼を失墜してしまうおそれがあるからです。そのため多くの企業は、情報を持ち出す際やパソコンの取り扱いなどについて、新たにルールを定めました。
また、在宅勤務時における光熱費や通信費などを負担する企業も増えています。本来オフィスで行うべき業務を自宅で行うため、通常これらの費用はテレワークに従事する社員負担となります。しかし、企業によっては光熱費や通信費の一部を負担する目的で、手当を支給しているところもあるようです。
そのほか、社員一人ひとりに目が行き届きにくくなるため、健康管理に気を配る企業も増えました。テレワークを実施する企業の多くは徹底した勤怠管理により、長時間就労や不規則な就労など、テレワークで陥りがちな問題の改善・防止に努めています。さらに、コミュニケーション不足による孤独感を解消するため、定期的なオンラインミーティングの実施や、声かけを積極的に行う企業もあるそうです。
コロナ禍における情勢把握の必要性
コロナ禍だからこそ、企業は出社状況のプランニングを適切に行う必要があります。出社率を正しく把握し、必要に応じて出社制限もかけなくてはなりません。そのためには、細やかにオフィスの出社状況を把握できる体制やシステムが必要です。
また、このような時代だからこそ、オフィス内での有事の際には適切な対処が求められます。具体的には、オフィス内で感染者が出たときの対策です。濃厚接触者や感染者をきちんと把握し、行動を追跡できるようなシステムが求められます。
このようなシステムは、従来では必要ありませんでした。しかし、新型コロナウイルスの猛威がいまだに収まらず、収束の兆しが見えない時代だからこそ、確実なトラッキングの重要性が増しています。
感染者や濃厚接触者の把握ができなければ、適切な対処ができず、感染を拡大させてしまうおそれがあります。それだけでなく、「適切な対処を怠った」と世間から批判の対象になってしまうリスクも考えられるでしょう。
オフィスの稼働状況の把握と管理が課題
ここまででお伝えしたように、多くの企業がテレワークを導入した結果、空きオフィスが増加しました。企業によっては、従来のオフィスを維持する必要性がないと考え、売却に踏み切ったところもあります。これも、空きオフィスが増加したひとつの理由といえるでしょう。
オフィスビルを所有している企業なら、内部の稼働状況を正確に把握しておく必要があります。オフィス全体の稼働状況を把握できれば、より効率のよい使い方が可能となり、人の動きも管理できるからです。
ただ、具体的にそれをどのように行うかが問題です。人の目でオフィスの稼働状況を完全に把握し、管理するのは困難です。適切な状況の把握と管理を可能とするシステム、または体制の構築が求められるでしょう。
ISIDのwecrewでスマートなビル管理を実現
東京都港区に拠点を構えるISID（株式会社電通国際情報サービス）は、1975年から事業を営んでおり、コンサルティングサービスや受託システムの開発、ソフトウェアの販売、サポートなどを行ってきました。そんなISID がリリースしたソリューションサービスのひとつに、「wecrew」があります。これはオフィスの稼働率向上や、効率的なエネルギーの活用を目指して開発されたものです。
wecrewには、オフィススペースの予約管理機能や入退室管理機能などが実装されています。これらの機能により、オフィスを誰が・いつ使用するのか、現在誰がスペースを使っているのかなどを把握できます。
また、システムのカスタマイズが可能なのも特徴です。顔認証や電子錠を用いたセキュリティも導入でき、より高度な管理が実現します。スペースの利用状況に応じて、空調や照明などを自動制御できるのも、大きな特徴といえるでしょう。
オフィスで使用する空調や照明の電気代はバカになりません。ただでさえ稼働率が低い状況なのに、空調や照明を従来通りに使用するのは、とても賢明とはいえないでしょう。wecrewを導入し、利用状況に応じて空調や照明を自動制御できれば、光熱費の削減が可能です。
まとめ
テレワークの導入により、オフィスの稼働状況を把握しにくくなったと感じている企業は少なくないでしょう。このような時代だからこそ、オフィスの稼働状況を可視化するシステムが必要です。ISID提供のソリューションサービスなら、オフィスの稼働状況を可視化でき、適切な管理も実現します。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
