在宅勤務やテレワークが一般化しつつある昨今、企業の固定電話の是非を問う機会が多くなってきています。はたして固定電話を廃止することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。本記事では企業の固定電話の利用状況や企業が固定電話を廃止するメリット、固定電話を廃止することで効率化を図る手段などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
企業の固定電話の利用状況
近年では一般世帯での固定電話の保有率は年々減少していますが、企業においてはいまだに固定電話を使用しているケースも少なくはありません。NTT東日本によると、2020年3月時点での事務用固定電話の加入数は164万件以上となっています。
しかし実際には、固定電話が現代社会において必要なのかどうか疑問に考えている企業も多いです。本記事では固定電話の廃止によるメリットなどをご紹介していきます。
企業が固定電話を廃止するメリット
現在でも固定電話に加入している企業は多いですが、固定電話を廃止することにはさまざまなメリットがあります。具体的には「事業の組織変更に柔軟に対応できる」「電話対応のための出社が不要になる」「工事コストの削減ができる」などがあります。
ここでは企業が固定電話を廃止するメリットをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
事業の組織変更に柔軟に対応できる
情報の移り変わりや変化の激しい現代では、固定電話のような大掛かりな設備を企業で導入することは、事業の拡大などをしづらくする可能性があります。特に流行などに応じて柔軟な対応を行う必要がある中小企業やスタートアップ企業にはリスクがあると言えるでしょう。
しかし固定電話を廃止することで、場所や時間の制約がなくなります。そのため、ビジネスの拡大や縮小にも容易に対応できるようになるでしょう。
電話対応のための出社が不要になる
固定電話が社内にある限り、電話対応を行うために出社する必要があります。しかし固定電話を廃止すれば自宅やシェアオフィスなどでも電話を受けられるようになり、働く場所の制限が無くなります。
また、リモートワークで仕事ができるようになるため、子育て中の社員や介護を行っている社員も在宅での仕事が可能です。さらに、近年の新型コロナウイルスの感染防止対策にもなるでしょう。
工事コストの削減ができる
固定電話を廃止すれば、固定電話のハードの導入や配線が不要になります。そのため、組織変更などによってレイアウト変更を行う場合も、配線工事のための工事費用がかからなくなります。
さらに働いている社員も働く場所に制限がなくなることで、フリーアドレス制が導入しやすくなるでしょう。社員それぞれの固定座席を設けず、働く席を自由に選べるフリーアドレス制は、コミュニケーションの促進などに役立つとされています。
固定電話を廃止することで効率化を図る手段
ここまで固定電話を廃止することによるさまざまなメリットをご紹介しましたが、実際に企業が固定電話を廃止する場合、効率化を図るにはどのような手段があるのでしょうか。
ここでは固定電話を廃止することで効率化を図る手段を2つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
チャットツールの導入
社員同士でのコミュニケーションの手段として電話を利用している場合、内容が文字で残せないため認識違いが発生したり、通話している双方の時間を消費してしまったりなどのデメリットがあります。
しかし電話の代わりにビジネス向けのチャットツールを導入すれば、メッセージの内容が履歴に残るため伝達ミスが発生しにくくなり、手軽にコミュニケーションが取れるため業務効率も向上します。
内線を撤廃し携帯電話に置き換える
固定電話を原則廃止とし、内線自体を撤廃して全社員に社用スマートフォンなどの携帯電話を配布することで、自席に縛られることなく仕事ができるようになります。また、新しくスマートフォンを配布しなくても、近年では多くの社員が自分のスマートフォンを保有しています。
そのため、セキュリティ対策や公私混同しないようにするための対策などを取ったうえで自分のスマートフォンを仕事に利用できるようにすれば、コストを抑えながら業務効率アップも狙えるでしょう。
固定電話廃止に伴い携帯電話を内線化する方法
固定電話を廃止して携帯電話を内線化する場合、専用のアプリケーションなどを導入する必要があります。それでは、具体的にどのような方法があるのでしょうか。
ここからは携帯電話を内線化する方法を2つご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください、
PHONE APPLI(旧連絡とれるくん)
携帯電話やスマートフォンを内線として利用する場合、社内で使用する電話帳アプリの導入が必要になります。PHONE APPLIはPhone Appliが提供しているクラウド型のコミュニケーションポータルです。
PHONE APPLIでは、スマートフォンからでもPCと同じようなイメージでアクセスすることができ、組織階層から検索することができます。さらに名刺管理システムと連携することも可能で、社内外の宛先を着信履歴などから確認することが可能です。
クラウドPBX
クラウドPBXはオフィスに設置するPBX（構内交換機）をクラウド化して通話を行うというもので、インターネット環境があれば利用できる点が魅力です。スマートフォンにアプリをダウンロードするだけで利用を開始でき、初期費用も安いことから、手軽に導入できます。
また、回線の増減もブラウザから簡単に実施することができ、メンテナンスもベンダーに任せておけるため手間がかかりません。
FMCサービス
FMCサービスは、固定電話とモバイル端末を融合させることで、登録されているオフィスの固定電話とモバイル端末との通話を内線として利用できるサービスです。社員が持ち歩いているスマートフォンを固定電話の子機のようにして利用できることから、非常に利便性が高いでしょう。
また、既存のPBXをそのまま利用できるため、導入コストも抑えられる点がメリットです。
IP-PBX
IP-PBXは現在主流のPBXとして多くの企業で導入されています。従来のPBXと同様の機能が利用できますが、インターネット回線を利用するため電話線を引く必要がありません。
IP-PBXは事務所に設置する必要があるため、ある程度の初期構築費用がかかるというデメリットがありますが、一方で自社専用設備としてカスタマイズがしやすいのがメリットだと言えるでしょう。
まとめ
通信手段やコミュニケーションの手段が多様化している現代において、企業専用の固定電話の必要性は減ってきています。また、近年でははじめから固定電話を導入しないスタートアップ企業も増えてきています。
ぜひ本記事でご紹介した企業が固定電話を廃止するさまざまなメリットや固定電話廃止に伴い携帯電話を内線化する方法などを参考に、自社の固定電話を廃止して業務効率化を目指してみましょう。
