現場でのレポート作成電子化に向けた動きが広がっていますが、実際の現場ではレポートの種類が多く複雑、テンプレート作成が難しい、現場でテンプレートを使いこなせていないといった課題が生じているのが現状です。この記事では、それらの課題の具体的な内容と、さらにその課題を解決してくれるアプリ「野営BOOK」をご紹介します。
お客様のニーズから生まれた現場DXツール「野営BOOK」
野営BOOKは、出張先や現場からのレポートなど、重要な情報を早く正確にフィードバックしたいという企業担当者からの要望に応えるべく開発されたアプリです。
IoTは人を介するレポートを機器の処理に置きかえるものですが、それだけではすべてをカバーできません。そのレポートをセンサーのようにして活用を図るのがレポートを電子化する大きな目標です。そして、無料アプリでありながらもその機能を備え、現場でのDXツールとして利用できるのが野営BOOKです。
現場で起こりうる課題と野営BOOKで解決できること①
現場ではレポート作成に関してさまざまな課題が生じています。その課題にはどのようなものがあるのか、そして野営BOOKならどのように解決してくれるのかを、これから解説します。
課題: レポートが複雑で多すぎる
レポートの電子化がなかなか進まない大きな理由に、レポートの種類の多さとフォーマットの形式がバラバラであることが挙げられます。
現場で実際に作成されるレポートは、チェックリストに始まり提出用のレポートまで多岐にわたります。これらは、見やすいように罫線で細かく分けられており、1枚のレポートに多くの情報を書き込んでいく形式のフォーマットです。これらのすべてを電子化するのには非常に多くの時間を要するので、電子化が進みにくくなっています。
また、仮に電子化できたにしても、提出用のレポートはさらに整然とした罫線で区切られた体裁のものでなければなりません。そのため、電子化した情報を手作業で入力し直さなければならない状況に陥っています。
野営BOOKならレポートをそのまま電子化できる
野営BOOKでは、現在使用中のExcelで作成したレポートのフォーマットを、そのままの形で電子レポートのフォーマットとして設定可能です。現場のスタッフが使い慣れているフォーマットを継続使用することで、レポートの電子化は円滑に進んでいきます。
さらに、レポートテンプレート作成が容易というメリットもあります。Excelを用いレポートテンプレートが作成できるアプリはありますが、Excelへのプラグイン埋め込み設定など、難易度の高い操作が必要です。しかし野営BOOKなら、Excelのプラグインなどはなしでレポートのデザインを作れます。
現場で起こりうる課題と野営BOOKで解決できること②
続いての課題はテンプレート作成の難しさですが、野営BOOKならこれも解決してくれます。
課題: テンプレート作成が難しい
別な課題として、レポートテンプレートの作成にはITの知識をかなり要するという点があります。
各入力項目の形式設定、条件の定義といったさまざまなスキルが必要で、現場の技術系スタッフの中でも一部の人しか作成できないのが実情です。レポートテンプレート作成のためだけに人員は割けないので、必然的に現場のスキルをもつ人に負担がかかり、処理可能な量も限られてしまいます。
また、現場の状況は日々刻々と動いているので、レポートテンプレートのメンテナンス（修正）もそれに対応して毎日必要です。こういったことから、膨大な量の現場レポートをすべて電子化して、運用していくのは難しいという判断されます。
野営BOOKなら誰でも簡単にテンプレートを作成できる
野営BOOKなら、Excelを使える人なら誰でもたった四つのステップで、簡単にテンプレートを作成できます。
1 Excelでフォーマットの作成
Excelで自由にデザインを決めてレポートテンプレートを作成します。この際、文字・数値・日付などのセルを入力したい形式に設定します。また、セルは合体してもかまいませんので、自由にデザインしてください。作成されたレポートは、このExcelにデータ出力されます。
2 ポジショナーの設定
テンプレートの上下・左右の隅のセルに、■の文字をセンタリングして入力します。これがポジショナーです。ポジショナーと各入力セル間の距離をシステムが正確に計測し、選択肢の○や□の位置を算出することで、スマートフォンでいつも行っているようにタップするだけでレポート入力ができる仕組みです。
3 入力エリアの背景色設定
左上部のポジショナー入力セルに背景色を設定後、入力セルにも同じ背景色を設定します。これにより、システムは左上部のポジショナーの背景色と同じ色のセルを探し、入力エリアとして検出、設定します。
4 文字・数値・日付など以外の項目設定
上記の1で文字・数値・日付などのセルの書式設定をしましたが、それでは設定ができない写真・GPS・QRなどの入力セルには、「写真」「GPS」「QR」などを文字入力して設定します。
あとはできあがったExcelのファイルをフォルダ内に収め、登録の処理をして完了です。
現場で起こりうる課題と野営BOOKで解決できること③
テンプレートができあがったにもかかわらず、実際の現場では使いこなせていないという課題も、野営BOOKが解決してくれます。
課題: 現場で使いこなせない
テンプレートができあがっても、現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。
リアルな現場にはパソコンやタブレットは危険なので持ち込むのが難しいです。持ち込んだとしても、落としてしまって破損したり、両手がふさがって作業性が低下したりといったトラブルが発生します。
そのため、せっかくテンプレートを作成しても、それを一旦印刷→手で書き込み（現場）→データの打ち込み（現場事務所）という非効率な作業が発生しているのが実情です。現場スタッフの労力が増し効率化と逆行するようでは、レポートの電子化は進みません。
野営BOOKならスマートフォンでも指先一つでレポートを作成できる
野営BOOKに登録したテンプレートは、スマートフォンでも指先一つでレポート作成できます。
日付入力にはカレンダーが、数値入力ならテンキーが表示されるので手間がかかりません。また、写真の貼り付け、GPS情報入力なども容易で、特別な教育不要で誰でもすぐにレポートが作成できます。
このように、野営BOOKなら、レポートの電子化、現場の効率化を円滑に進められます。
作成したレポートはExcel・PDFで出力可能
野営BOOKで作成したレポートは、ExcelやPDFで保管して、レポートデータベースとして活用できます。
レポートとしてそのままExcelやPDFで出力するのはもちろん、複数のレポートのデータをまとめてExcelに貼り付けて出力したり、画像をまとめてダウンロードして出力したりと、さまざまな用途でレポートのデータを利用可能です。
まとめ
複雑すぎるレポート、テンプレート作成の難しさ、テンプレートを現場で使いこなせない、といった課題を解決するアプリ、野営BOOKをご紹介しました。
野営BOOK無料版はユーザ数無制限で利用できて、1ユーザ当たり登録可能なファイル数は50ファイルまで、1ファイルは50ページまでです。現場の日報などでその便利さを実感してください。
