製造業や建設業の現場責任者の中には、ITスキルが高くない現場作業員の業務効率化のために、現場ペーパレスをはじめとするDXを推進したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、現場DXが注目されている背景や現場ペーパレスを実現するまでの課題、無料アプリ「野営BOOK」について解説します。
現場DXが注目されている背景
少子高齢化や生産年齢人口の減少を背景に、製造業や建設業における現場作業員の人手不足が深刻な問題となっています。高齢化によりベテラン社員が退職していくなか、業務を引き継ぐべき若い世代が定着せず、ノウハウを伝承できずに作業が属人化してしまうことも問題です。
一方で、現場業務の需要は増加傾向にあります。なかでも建設業界では、バブル期に建てられた古い建物の改修工事や再建、近年頻発する自然災害によって壊れたライフラインの復旧工事などにより、今後20年にわたって現場工事の需要が増える見通しです。
働き手が減少するなかでも事業の継続性を確保するためには、デジタル技術やIT技術を活用して1人あたりの労働生産性を高めていくことが不可欠です。そこで多くの企業が取り組みを進めているのが現場DXです。現場DXが実現すれば、これまで人間が行っていた作業を自動化したり、少ない時間と労力で終わらせたりできるようになるため、人手不足の解消や生産性の向上につながります。属人化の問題についても、マニュアルを作成して業務を標準化することで、誰もが最適な手順で効率的に業務をこなし、同じだけの成果を出せるようになります。
現場ペーパレスに取り組むときに発生する課題
現場DXのなかでも、データ管理や情報共有のしやすさからペーパレスの需要が高まっています。
しかしながら、現場作業ではITリテラシーを求められる機会が少なく、マニュアルをペーパレスにするためのマニュアルを紙で配っているという話もあるほど、現場ペーパレスのハードルは高いようです。
そこで現場ペーパレスを進めるにあたって、いくつかの課題があることを理解しておきましょう。
マニュアル作成の負担が大きい
現場ペーパレスを実践する際に大きな課題となるのが、マニュアル作成の負担です。
これまでのマニュアルは、WordやExcel、PowerPointなど通常の業務で使い慣れたソフトを使い、紙ベースで作成する場合がほとんどでした。そこにペーパレス化に向けて新しいアプリケーションを導入しようとすると、これら全てを適切なフォーマットで作り直さなければなりません。マニュアル作成のために写真や動画などの素材を準備するのは担当者にとって大きな負担です。
つまり、「できれば使い慣れたOfficeソフトを使ってマニュアルを作りたい」「既存のマニュアルを流用したい」というのが現場の本音なのです。
作成したマニュアルが使いにくい
アプリを導入してマニュアルをペーパレス化しても、操作が難しければこれまで通り紙のマニュアルが使われ続けることになるでしょう。
現場でアプリが使われない原因としては、画面が見にくいことや操作方法が分かりにくいことが挙げられます。普段からITツールが使い慣れている担当者からすれば便利に感じるものでも、現場の作業員にとっては使いにくいと感じることがよくあります。作業員は現場での業務に長けているものの、ITツールに触れる機会は少ないことがほとんどです。アプリの使用方法をレクチャーするために講習会を開いても、難しいと思われてしまえば、せっかく導入したアプリも使ってもらえません。そのため、アプリを選定する際は、現場作業員のITリテラシーと、現場目線での使いやすさを考慮する必要があります。
投資効果がわからないため小さくスタートする必要がある
現場ペーパレスに取り組むには一定のコストがかかる一方で、効果が見込めるかどうかは不透明な部分があります。そのため、はじめは小規模スタートで効果を検証し、有用なものであれば全体に適用するのが一般的です。しかしながら、ペーパレス化は組織全体でチャレンジしてはじめて成果につながるもので、部署単位などの小規模な取り組みではなかなか有用性を判断できません。
また、マニュアルの作成や更新といった作業も少人数で行うことになるため、担当者の負担が大きく、成果が出るまで運用を続けるのも困難になります。更新が滞り、最新の情報が得られないとなれば、いずれ現場でも利用されなくなるでしょう。このように、コスト面でのリスクを抑えようと小さくスタートしたとしても、失敗する可能性が高くなります。
現場ペーパレスを実現する無料アプリ「野営BOOK」
野営BOOKは現場ペーパレスを実現する無料アプリです。ペーパレス化を進める際に起こりがちな課題を解決してくれるため、スムーズな導入が期待できます。
今あるマニュアルをそのまま流用できる
野営BOOKであれば、ペーパレスを実現するために必要なマニュアルの転機作業が必要ありません。Microsoft Officeで作成されたファイルやPDF形式のファイルをそのまま流用できるので、アプリに合わせてマニュアルを作り直さずに済みます。
マニュアルを更新したい場合はMicrosoft Officeを使ってファイルを修正し、登録フォルダへ格納するだけです。アプリの操作方法を習得する手間と時間が省けるため、スムーズな導入が可能になります。
誰でもすぐに使える
野営BOOKは誰でも簡単に使えるため、導入へのハードルが低く、定着しやすいのが特徴です。マニュアルの閲覧はQRコードの読み取りか、リンクURLのクリックによって行います。現場の機器にマニュアルのQRコードを貼り付けておけば、作業員はスマホで読み取るだけでその場で閲覧できます。マニュアルの保管場所もとらず、紛失のリスクもありません。事前に閲覧してもらいたいマニュアルがあれば、メールやチャットで招待URLを送り、簡単に共有できます。ファイルやページの指定も可能です。
また、異なるフォーマットのファイルであっても一冊にまとめられるため、図面や画像、テキストを組み合わせ、より見やすいマニュアルに仕上げることができます。全ページがプレビュー形式で表示されるので、閲覧したいページを見つけるのも楽です。
このように、シンプルな操作で使えることから、ITツールに不慣れな作業員であっても特別な教育を行う必要はありません。ユーザー数は無制限なので、作業員全員が利用可能です。
スマホなど手元のデバイスで使える
PC操作に自信がなくとも、スマホのアプリは使い慣れている人は少なくありません。野営BOOKはQRコードの読み取りやメール・チャットからのアプリ起動といった通常のスマホ操作だけで使用できるため、現場の作業員も抵抗感なく利用できます。手元にあるデバイスで閲覧できるので、新しいハードウェアを準備する必要がなく、導入コストの節約にもつながります。
後で読み返したい情報はページのコピーや切り取り機能などで手元に残しておくことも可能です。野営BOOKで、現場ペーパレスを実現しましょう。
まとめ
現場DXは労働人口減少による人手不足や属人化といった問題を解決する有効な手段です。野営BOOKを活用すれば、既存のファイルを流用して簡単にマニュアルのペーパレス化が実現できます。
