社内システムの構築と運用| 社内 FAQ のチャットボット化で効率化

社内システムを導入していてもあまり活用されていなかったり、使い方の質問対応などでサポート部門が疲弊したりすることは少なくありません。この記事では、社内システムに関する基本知識を解説したあと、システムの利用率や業務効率、生産性を向上させられるソリューションも紹介します。

社内システムとは

社内システムとは、さまざまな社内業務の滞りない遂行や効率化をサポートするためのITシステムを指します。会社によって業務の種類や内容はまちまちであるため、社内システムを導入する際には自社の業務に合ったものかどうかを見極めることが大切です。

社内システムは3種類に大別される

最後に情報系システムは業務支援系システムとも呼ばれ、社内の事務処理を効率化させたり、社内外のコミュニケーションを図ったりする際に使われるものです。
たとえば決裁申請フロー、グループウェア、ナレッジや情報の共有・管理システムなどが挙げられます。これらは万一障害などで利用不可になった場合も代替手段がある点で、基幹システムとは大きく異なります。

社内システムの構築方法

社内システムの構築方法は、主に「内製」、「パッケージ導入」、「オリジナルのシステム構築を外注する」の3通りです。ここでは、それぞれの方法の特徴や、採用した場合にどのようなメリットがあるのかを解説します。

内製する

「内製」とは、自社の社員が社内にサーバーを立ち上げ、オリジナルにシステムを構築する方法です。
社内システムを内製した場合のメリットとして、まず自社の課題解決にフォーカスしたシステムを作れることが挙げられます。また改善もしやすく、開発ノウハウを蓄えられるのも魅力です。
さらに、システム構築といえば一般的に多額のコストがかかりがちであるものの、内製の場合は社内のリソースを活用するためコストを抑えられます。

他方、デメリットとしては、社内で開発に携わる人員の確保をしなくてはならない点が挙げられます。開発にあたっては、最初に現在どのような業務があるのかを細かくチェックする必要があります。システムが出来上がったとしても、実際に社内で使ってもらえるように説明会を開いたり質問を受け付けたりするなど、フォロー体制も不可欠です。
これらのほか、OSのバージョンアップなど保守運用管理も自社でまかなわなければなりません。

パッケージを導入する

内製で一から構築するのが大変な場合、あらかじめ必要と思われる機能がパッケージ化されたシステムを導入するのも一案です。

この方法は、比較的低価格かつ効率的に導入できるのがメリットです。ただ、自社にとって必要なシステムが不足していたり、不必要な機能によって複雑になっていたりすれば、カスタマイズしなければならないため追加費用がかかります。
機能やデザインなどにそれほどこだわりがなければ問題ないものの、内製より自由度は低いと認識しておく必要があります。

オリジナルシステムを外注する

自社に合わせた独自の社内システム構築を外注する、すなわちプロに依頼する方法もあります。

自社のリソースに不安がある場合、ノウハウを持った専門会社へ外注すれば、思い通りのシステムを納品してもらえるのは大きなメリットです。機能やデザインを自由に決められるほか、使い勝手のよさも追求できます。
ただ、外注すればコストは当然高くつきます。外注を選ぶ場合は見積もりをとり、社内システムの導入によって得られる利益とシステムの導入や維持にかかる費用を総合的に判断して検討することが大切です。

社内システム運用の課題

社内システムは、導入すればそれで終わりではありません。実際に運用していく中でさまざまな課題が発生することはよくあります。
ここでは、主に2つの課題について解説します。

慣れるまで時間がかかる

社内システムを使う側の社員が有するITスキルは、各人で異なります。ITの活用に不慣れな社員がいる場合、個々にサポートが必要です。業務で使いこなすまで時間がかかることも珍しくありません。
このように、業務効率を改善するためのシステム導入が、逆に非効率化をもたらす可能性もあります。できるだけ早く社内システムに慣れてもらうためには、システム自体の使いやすさに加え、社内のサポート体制の整備も重要です。

使われなくなる場合がある

導入した社内システムが高機能なものであるほど、実際に使う側からすれば複雑でよくわからないといった事態に陥りがちです。いくら高機能なシステムを導入しても使い勝手が悪く、結局使ってもらえなければ意味がありません。
また、社内システムが多すぎるのも利便性を損ないます。相対的に使いにくいものが、システムの中で埋もれてしまうこともあります。

NEC社内情報アクセスアシスタントで問題を解決

社内システムの活用にあたって、ここまで紹介したような課題を解決するには、ソリューションの導入がおすすめです。多くの企業で使われている「NEC社内情報アクセスアシスタント」には、次の2つのメリットがあります。

社内に散在する情報に素早く簡単にアクセスできる

仕事をしていると、自分の求める情報の所在がわからないといった場面に遭遇することがあります。社内ポータルサイトには膨大な情報があり、探すのにいちいち時間がかかっていては非効率です。

「NEC社内情報アクセスアシスタント」を利用すれば、チャット機能とシンプルで便利な検索機能で、知りたい情報へ簡単にアクセスできます。社内システムの操作方法を知りたいときなどにも便利です。また、システム活用による自己解決を促すことで間接工数を削減でき、問い合わせを受けるスタッフ部門の負担軽減にもつながります。
加えて、社員にとっても情報が見つからないことによるストレスの低減という利点があり、生産性向上を図れます。

社内情報アクセスアシスタントの便利なポイント

NECの社内情報アクセスアシスタントのおすすめ機能として、主に「FAQ検索機能」と「横断検索機能」の2点があります。

たとえば、新しく導入された社内システムの使い方がわからない場合、チャットで入力するだけでシステムがFAQ（よくある質問）で検索し、情報を案内してくれます。使いたいシステムを直接呼び出すことも可能です。
FAQで情報が見つからなかった場合は、横断検索機能を活用できます。社内のドキュメントをくまなく調べ、求める情報をスピーディーに提示してもらえるため、業務効率化も図れるはずです。

さらに管理者向け機能として、アシスタントがどれだけ使われているのかをダッシュボード上でチェック、改善できる可視化機能も備わっています。

まとめ

充分な吟味を重ねて社内システムを導入しても、使う側がなかなか慣れなかったり、結局使ってもらえなくなったりといったリスクがあることは否めません。
こうした社内システムの運用についてお悩みがあれば、ぜひ「NEC社内情報アクセスアシスタント」の導入をご検討ください。誰でもわかりやすいチャットでFAQを検索できるほか、横断検索機能もあり、知りたい情報へ迅速にアクセスできます。