近年、申請や承認、決裁のプロセスは、ワークフローシステムの導入により効率化が進んでいます。本記事では、紙の書類を使ったプロセスと比較したメリットや、システム選定の際にチェックすべきポイント、具体的な導入事例などを紹介します。ワークフローシステムの導入を検討している企業の方は、システム選びなどにぜひお役立てください。
ワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムは、申請・承認・決裁など、業務にまつわる一連の流れをデジタル化できるシステムです。導入により得られるメリットは、主に4つあります。以下にそれぞれについて詳しく解説します。
ペーパーレス化の実現
ワークフローシステムでは、これまで紙の書類を使って行っていた申請や承認、決裁などの手続きをすべてデジタル化できます。申請書や帳票などもペーパーレス化できるため、印刷費や保管のための費用・スペースも必要ありません。データで保管するため、書類の紛失や改ざんのリスクも低減でき、後述する内部統制の強化にも貢献します。
決裁にかかる時間の削減
紙の書類により申請や承認が行われる場合、決裁が行われるまでには直属の上司や部長、さらに上の役職まで、書類を持って回らなければならない手間が生じます。また、承認を行う人が不在の場合、タイムロスも生じます。
一方、ワークフローシステムでは電子化した申請書を使用するため、自動化できる部分が多く、作成時間の短縮が可能です。書類を持って社内を回る必要もなく、リモートワークや出張で担当者が社外にいてもスムーズに承認が可能です。申請書が回ってきたことを承認者にメールなどで通知する機能を備えたシステムも多くあります。このようにして、決裁までの時間を短縮できます。
決裁のプロセスを見える化
ワークフローシステムでは、申請や承認のプロセスを可視化できるのもメリットです。承認の流れが滞っている場合でも、どこで止まっているかが一目瞭然のため催促しやすく、遅延が生じにくくなります。
また、決裁処理後は各部門で振込などさまざまな処理が必要な場合があり、一度に集中するとヒューマンエラーが起こる可能性があります。しかし、事前に決裁のタイミングや量が分かれば、それにあわせて前もって他の仕事を済ませておくなど、調整が可能です。
内部統制の強化
内部統制とは、企業が社内の不正を未然に防ぎ、健全に運営するための仕組みのことです。元々ワークフロー自体が業務の流れを可視化するものなので、不正予防に一定の効果があります。ワークフローシステムではそれをデジタル化することで、内部統制の強化が期待できます。
ワークフローシステムを導入すると、書類はすべて電子化されて誰の元にあるかがすぐに分かり、承認や変更の記録も残ります。また、アクセス権限を細かく設定したり、書類の変更が勝手に行えないよう設定したりできるため、書類の改ざんや不正のリスクを軽減することが可能です。
ワークフローシステムの選定ポイント
ワークフローシステムを選定する際は、操作性やサポート力など、企業のニーズに応じた強みを持つベンダーを選ぶことが重要です。以下にシステム選定の際に、チェックすべき4つのポイントについて解説します。
システムの操作性
システムを選定する上で、操作性は重要なポイントです。なぜなら現場の従業員が使いにくいと感じれば、せっかく導入しても定着しないまま終わってしまうからです。
直感的な操作が可能か、UI（ユーザーインターフェイス）がシンプルか、といった点をよく確認して選定を進めましょう。例えば、ボタンやアイコンなどを用いた「GUI（Graphical User Interface・グラフィカルユーザーインターフェース）」のシステムは、視覚的にも分かりやすく使いやすいです。
また、普段慣れ親しんでいるMicrosoft OfficeやGoogle Workspaceと類似性があるか、ノーコードやローコードでワークフローを構築できるかといった点も確認しましょう。
システム連携の自由度
日頃使用しているMicrosoft OfficeやGoogle Workspaceなどをシステムと連携できるかどうかも、利便性を大きく左右します。例えばMicrosoft Officeと連携が可能であれば、エクセルなどのデータをそのまま活用できます。また、グループウェアと連携すれば申請や承認に関する通知を送受信でき、連絡ミスを防げます。システム選びの際は、自社が使用している既存システムと連携可能かも必ずチェックしましょう。
複雑な業務内容への対応力
ワークフローは業種や企業によって大きく異なります。業務内容によっては複数部門にまたがる承認や、別のワークフローとの連携が必要な場合もあります。そのため、ERPの「Fit to Standard」のように、標準機能に業務をあわせる形での導入は困難です。
複雑なワークフローの場合、固有の条件にどれだけシステムが対応できるかも重要です。細かなアクセス制御や申請条件の設定など、カスタマイズの柔軟性にも注目しましょう。
システムベンダーのサポート力
ワークフローシステムを使用する従業員の中にはITに詳しくない人もいます。そのため、導入時や開発時、導入後を通して手厚いサポートがあるベンダーを選ぶと安心です。
また、ワークフローシステムは導入する企業に応じて要件が異なるため、プロに開発を依頼するのもひとつの方法です。実績豊富なベンダーであれば、複雑なワークフローであっても企業に応じた最適の要件で構築してくれるため、導入後もスムーズに利用できるでしょう。
「プロ開発」の導入により、複雑なシステムの機能をPower Platformで再現-ワークフロー導入の成功事例
JR西日本では、2022年7月よりMicrosoft Power Platformを活用し、社内の業務アプリを市民開発（内製開発）する取り組みを進めていました。しかし、ATS（Automatic Train Stop device）の新設・変更に関するワークフローのシステム化においては、既存システムの帳票を利用しながら、保守会社への変更依頼など複数の関係者が関与する必要があるため、市民開発では対応が困難でした。
この課題を解決するため、JR西日本はMicrosoft Power Platformを活用したワークフローシステムの開発を決定。しかし、ワークフローの中身が複雑で関係者も多いため、外部の開発パートナーとして、提案力と開発力に定評のあるシーイーシー社に依頼しました。
契約からわずか半年で同社が作り上げた「ATSの新設・変更管理ワークフローシステム」は、複数のマイクロソフト製品と連携させてExcel帳票が作成できるなど、高い機能を備えています。技術力と提案力によってレベルの高いワークフローシステムを構築できるのが、プロ開発の強みです。JR西日本の事例の詳細については、以下のダウンロード資料でご覧いただけます。
まとめ
ワークフローシステムは、申請・承認・決裁の流れをデジタルで可視化し、決裁までにかかる時間の短縮や内部統制の強化に寄与します。システム選定の際は、操作性やシステム連携、サポート力などをチェックし、自社に合うものを選びましょう。
また、ワークフローシステムは企業によって要件が違い、パッケージでの導入は難しいため、ベンダーでのプロ開発もおすすめです。実績豊富なベンダーであれば自社の要件に応じた最適なシステムを構築でき、導入による効果を高められます。
