レンタル品やリース品の在庫管理を適正かつ効率的に行うためには、レンタル管理システムの導入がおすすめです。本記事では、レンタル管理システムの概要をはじめ、導入のメリットと課題、そしておすすめのソリューション「Dynamics Rental Management」の特徴を解説します。
レンタル管理システムとは？
レンタル管理システムとは、貸出・返却などの出入庫をはじめ、検品、在庫管理といったレンタル・リース業で必要不可欠な業務をサポートするITツールです。
貸出システムを自作している企業も一部で存在するものの、従来、多くの企業ではレンタル管理を紙やExcelなどによる手作業で行ってきました。しかし、レンタル・リース業では、貸出や返却の状況、メンテナンスの必要性などに応じて商品状況を細かく管理しなければならないことも影響し、これらの方法では「在庫状況が即座に把握できない」「在庫管理の手間がかかる」といった課題が生じがちです。
そこで、専用のレンタル管理システムを導入すると、貸出や返却に伴うデータ処理を自動化でき、顧客情報や商品のステータス情報の管理・確認・更新作業を一元的に行えるようになります。
レンタル管理システム導入によるメリット
レンタル管理システムの導入は、「リアルタイムの在庫情報の確認」「業務効率化」「BCP対策」などの実現につながります。
在庫状況をリアルタイムで確認できる
レンタル管理システムを導入することで、在庫情報をデータベース上でリアルタイムに確認できるようになります。これによって、わざわざ倉庫に足を運ばなくても商品の確認を行えるようになるため、在庫管理に要する時間を大幅に削減可能です。さらに、システムによっては、商品のステータスやレンタル期間などがグラフやカレンダー形式などでわかりやすく可視化され、商品の状態をより正確かつ迅速に確認できるようになります。
業務を効率化できる
レンタル管理システムは、すべての情報を単一のデータベース上に統合します。これによって、データの管理や更新といった作業を効率化できるのもメリットです。また、データ入力などの手作業で行っていた業務を自動化できるので、作業に要する時間や負担だけでなく、ヒューマンエラーのリスクも減らせます。
BCP対策につながる
レンタル管理システムの導入は、リスクマネジメント（BCP対策）としても非常に有効です。紙で在庫管理をしていると、自然災害などによって資料を紛失したり破損したりするリスクが伴います。しかし、データを電子化してクラウド上に保存すれば、たとえオフィスや店舗が災害に遭っても、データがダメージを受けることはありません。さらに、クラウドでのデータ管理は、リモートでの在庫確認やデータの共有を可能にするというメリットももたらします。
レンタル管理システム導入での課題
レンタル管理システムには上記のようなメリットがある一方で、「初期費用の発生」や「データ移行の手間がかかる」といった課題も伴います。レンタル管理システムの導入にあたっては、これらの課題への対策を考えておくことが重要です。
初期費用がかかる
レンタル管理システムの導入にあたっては、システムの開発費用もしくは導入費用が必要になります。その費用は、システムの機能や規模などによって大きく異なりますが、特に0から自社専用のシステムを開発する場合は多額のコストを覚悟しなければなりません。
とはいえ、特に取り扱い品目が複雑であったり、現状で在庫管理に多大な手間がかかっていたりする場合、こうした初期費用は長期的なコストダウンや作業負担の軽減のために必要な投資と考えるべきです。コスト面での課題に対しては、システム導入の費用対効果を十分に検証したり、初期費用を抑えやすいサブスクリプション形式のサービスの利用を検討したりするのが有効です。
データ移行が必要である
紙の資料やExcelなど、既存の媒体で管理していた情報を新しいレンタル管理システムへデータ移行する必要があります。特に、これまで紙で管理を行っていた場合、データのデジタル化には多くの時間と手間を要することが想定されます。
しかし、この手間もまた、初期費用と同じく、将来に向けて欠かせない投資と考えるべきです。新システムへのデータ移行さえ済めば、それ以降は効率的にデータの管理運用が行えるようになるので、長期的にはコストや労力を削減できます。なお、データ移行に際しては、データ品質を確保するために、データの正確さと一貫性に注意を払うことが重要です。
レンタル・リース業に最適化された「Dynamics Rental Management」
レンタル管理システムの導入にあたっては、レンタル・リース業に最適化されたツール「Dynamics Rental Management」がおすすめです。このツールは、Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Managementを基盤としたソリューションで、以下のような特徴や強みを持っています。
Dynamics Rental Managementの特徴
Dynamics Rental Managementは、レンタル・リース業界で求められる要件に特化した機能を備えたソリューションです。その最大の特徴は、レンタル業務に関するすべての運用情報をリアルタイムで把握し、一連のプロセスを単一のプラットフォーム上で管理運用できる点にあります。
このシステムは、レンタル・販売・クロスレンタルをサポートしており、見積もりから請求までのレンタルフローをワンストップでサポートします。また、情報が視覚的にわかりやすく表示されており、ユーザーの利便性に貢献しています。こうした機能やサポートを活用することにより、ユーザーは、在庫の種類やステータスなどに関する詳細な情報の識別も容易に行えます。
Dynamics Rental Managementの対応レンタルタイプ
Dynamics Rental Managementは、機材レンタル・バルクレンタル・プロジェクトレンタルの3つの主要なレンタルタイプに対応しています。
- 機材レンタル：最新のデータを活用して、各項目資産の投資効果を最大化することを目的としています。機材の使用状況やメンテナンススケジュールなど、詳細な情報管理が可能です。
- バルクレンタル：バルクレンタルでは、顧客が適切な現場で最適なアドバイスと迅速なサービスを受け、必要なバルク機器を確実に入手できるように、適切な情報とツールが提供されます。
- プロジェクトレンタル：これはプロジェクト主導のレンタルであり、プロジェクトの可用性、マージン、コストに関して完全なインサイトを提供します。
Dynamics Rental Managementが選ばれる理由
Dynamics Rental Managementがレンタル・リース業界の多くの企業に選ばれる理由としては、まず、レンタル及びリース業界特有の要件に最適化されている点が挙げられます。
また、レンタル・リース品目の状況をわかりやすく可視化してくれる機能も、煩雑な在庫管理に悩まされていた企業にとって大きな助けになります。さらに、テンプレートを使って柔軟な価格設定が可能である点など、ユーザーフレンドリーな設計も魅力的なポイントです。
まとめ
レンタル・リース業では、商品ごとにレンタル料金やレンタル期間、メンテナンス状況などの細かな管理をする必要があるため、その管理業務には多大な時間と手間がかかります。レンタル管理システムは、こうしたさまざまな課題を解決し、業務効率や業務品質を向上させる助けになります。特に、レンタル・リース業界の要件に最適化されたソリューション「Dynamics Rental Management」は、レンタル業務のワークフローを一気通貫でカバー可能です。ぜひ導入をご検討ください。
