企業の規模にかかわらず、従業員の意欲向上に結びつく人事制度は、事業の継続力強化に欠かせないものです。本記事では、人事制度の概要と導入することにより享受できるメリットを解説します。人事制度の目的や設計のポイント、人事制度のトレンドも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
人事制度とは？
人事制度とは、企業が社内人材を管理するために必要な仕組み全般のことです。処遇決定の根拠となる「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つに大別され、それぞれの要素はお互い強く影響し合う関係性にあります。人事制度の領域には、昇進・昇格、給与・賞与だけでなく、人材の募集や採用、勤務時間と休暇の管理、従業員の能力開発、出張・転勤なども含まれます。
組織全体のパフォーマンスを向上させるには、適材適所の人材配置を可能にする仕組みが必要です。人手不足が叫ばれている昨今、業務効率化の側面からも人事制度の導入・運用を考える中小企業は増えているようです。
人事制度を導入する目的とは
働き方の多様化に伴い、これまでより公平性のある人事制度が求められています。企業が競争力を維持するためには、人材の採用・育成・定着に関する課題に目を向けなければなりません。経営方針にあわせて人事制度を整備すれば、組織全体の最適化が実現し、成果向上へと結びつくはずです。
処遇を定めるため
人事制度には、公正な基準に沿って従業員の処遇を決定する役割があります。公平性のある評価基準を定めれば、従業員からの納得も得られるため、組織全体の生産性向上が期待できます。公正な評価を行うためには、常に評価者の視点が客観的でなければなりません。
役職や役割に応じて適切な評価基準を設定し、従業員が組織に貢献した分だけ処遇に結びつく仕組みが必要です。時代に適した人事制度の導入・運用により、年功序列制度や評価者によるバラつきがなくなると、従業員の意欲が向上しやすくなり、離職防止にも効果的です。
人員配置の最適化のため
客観的な評価基準は、従業員の適性や能力の把握にも役立ちます。従業員の性質や能力に適した仕事を任せれば、十分な実力が発揮でき、組織全体の成果向上が見込めるようになります。このように、業務と従業員のミスマッチを減らすことも、人事制度の大切な役割です。適材適所の実現は、非効率の改善と組織の活性化に有効です。
企業価値向上のため
企業価値を高める要素のひとつとして、人材育成の強化が挙げられます。人材不足が深刻化する現代では、従業員ひとりひとりの価値が高くなっているため、人材の育成も企業の経営戦略のひとつとして捉える必要があります。優秀な人材が十分に能力を発揮できる環境や、モチベーションが上がる基準を整備することは、組織全体のパフォーマンス向上に不可欠です。
処遇を決めるための3つの制度
上述したように、処遇決定の根拠となる制度は大きく3つに分かれますが、それぞれ細分化されています。人事制度の設計には、課題の洗い出しや現状の把握、求める人材像などを定め、運用に至るまでにはさまざまな基準を設定しなければなりません。
目に見えない従業員の不満を解消するためにも、人事制度を構成する要素がどのような意味を持っているのか、あらかじめ理解を深めておきましょう。
等級制度
等級制度とは、職務内容や能力により等級(序列・ランク)を定め、社内での位置づけや給与を決めるための制度です。代表的な等級制度には、仕事を行う能力で序列化する「職能資格制度」、仕事の難易度によって序列化する「職務等級制度」、役割の大きさを序列化したうえで成果を加味する「役割等級(ミッショングレード)制度」の3つがあります。
企業が人材に求める価値を何に置くかで採用すべき制度が変わるため、導入を検討する際は、自社に適した制度を慎重に見極めなければなりません。また、同じ肩書の社員同士であっても、それぞれが持つ権限や職務の難易度、どれだけの成果を期待されているかは異なります。等級制度によって同一職位の違いを明確になれば、人件費の最適化が実現します。
評価制度
従業員のスキルや業績、業務に取り組む姿勢などを評価に反映させる制度です。評価制度には多様な種類がありますが、代表的な制度として「年功評価」「能力評価」「職務評価」「役割評価」などが挙げられます。
●年功評価
勤続年数や年齢に応じて給与が高くなる制度です。終身雇用と相性の良い制度ですが、成果が評価に結びつかないため、若年層が離職しやすかったり社員の平均年齢上昇に伴い人件費の負担が増加したりする問題があります。
●能力評価
長期的に社員を育成する目的で行う評価制度です。与えられた職務や役職に対して、求められた能力を発揮できたかどうかが評価の対象となります。職務遂行能力が経験に応じて上がることから、年功評価に近い運用に陥る可能性もあります。
●職務評価
従業員ごとの職務内容を明確にする職務記述書(ジョブディスクリプション)を基に、従業員に課せられた職務の価値を相対的にランク付けし、評価する制度です。個々の職務内容が明らかになる反面、たとえ能力のある従業員でも職務価値の高い仕事に就けなければ評価が低くなるなどの問題点があります。
●役割評価
役割評価も職務内容を基に評価を行いますが、職務評価と異なる点は、役割の遂行度や期待されている成果の大きさも評価に含まれる点です。役割評価の場合、職務評価では評価されない従業員のチャレンジ精神を評価対象に加えることも可能なため、モチベーションアップに効果的です。
報酬制度
人事評価に基づき、毎月の給与や支給額の確定していないボーナスや各種手当、退職金などの金銭的報酬を決定します。非金銭的報酬として、意欲向上につながる機会の提供なども含まれています。
人事制度のトレンド
時代の流れとともに、仕事に対する従業員の考えが変わったと感じる企業経営者も少なくないでしょう。優秀な人材を確保するには、人事制度のトレンドを知っておくことも大切です。取り入れる人事制度によって、期待できる効果には違いがあります。
年功序列から成果主義へ
優秀な人材の囲い込みを目的として生まれた終身雇用は、日本経済の低迷やITの進化により、崩壊しつつあります。1980年代以降は能力を加味した人事制度が注目されるようになり、1990年代になると成果主義の人事制度がトレンドとなりました。
成果主義の人事制度では、従業員は設定した目標に到達するよう業務を遂行し、従業員の出した成果を考慮して評価が行われます。しかし、成果主義の人事制度には「成果の定義を明確にするのが困難」「従業員が個人主義に陥りチームワークへ影響を及ぼす」「失敗を避けたい心理からイノベーションが創出されない」など、さまざまな問題点がありました。
役割主義による評価
2000年代以降には、欠点の多い成果主義の人事制度が下火となり、従業員の役割に基づいて起こした行動を評価する役割主義の人事制度が台頭します。評価の基準や経緯が明確な役割主義は、公平性を維持しやすいのがメリットです。
また、全従業員に対して企業が何を期待しているのか明示することで、どれほどの成果を出せば評価が上がるのか伝わりやすいのも特徴のひとつです。従業員自身が目標を持って業務に取り組みやすくなる反面、自社独自の明確な評価基準をつくるために相応の手間を要します。
評価情報のオープン化
これまで、人事評価は非公開が当たり前とされてきました。しかし最近では、評価基準、評価シート、評価手続き、評価結果、給与、処遇の決定方法を従業員本人に開示する企業も増えています。評価情報の開示は、従業員本人が評価された部分や改善すべき点を把握できるため、評価に対して納得してもらいやすいのがメリットです。
ただし、制度に不備があったり、評価者のスキル不足で基準通りの評価が行えなかったりすると、従業員の不信感を招く可能性があります。評価者の運用スキルが十分でない場合、デメリットの対策として十分なフィードバックが行えるような体制も整備しておきましょう。
人事制度の整備にはMicrosoft Dynamics 365 Human Resourcesがおすすめ
人事制度には主に等級制度、評価制度、報酬制度の3つがあり、従業員の処遇を公平に決めるために不可欠な制度です。人事制度の導入・運用を検討しているのであれば、包括的に人事管理をサポートする「Microsoft Dynamics 365 Human Resources」がおすすめです。「Microsoft Dynamics 365 Human Resources」には、従業員プロファイルの一元化や柔軟な報酬プランの作成など、人事管理を支援する豊富な機能が実装されています。
