KPI（Key Performance Indicator ）とは、日本語で「重要業績評価指標」と言います。目標を達成するために必要なプロセスを、具体的な数値で表した指標のことです。
今回は、KPIの設定方法や進捗管理について詳しく解説します。
KPIマネジメントはなぜ必要とされている？
KPIマネジメントのメリットや実践する際のポイントを解説する前に、まずはKPIマネジメントとは何か、なぜ必要とされているかといった点を解説しましょう。
用途や目的を把握したうえでメリットや必要性を踏まえ、KPIマネジメントを活用するかどうか判断すると良いでしょう
KPI・KGF・CFSのおさらい
まずは、「KPI・KGF・CFS」をそれぞれ簡単におさらいしていきましょう。
このKPIについては、誤解したまま利用している会社も多く、正しく意味を理解しなければ効果的に活用することはできません
KPI・KGF・CFSの正しい意味については、以下の通りになります。
- KPI：Key Performance Indicator（重要業績評価指標）の略で、目標達成までに必要なプロセスを数値として具体化したもの。
- KGF：Key Goal Indicator（重要目標達成指標）の略で、ビジネスにおける最終的な定量的評価を示す数値として具体化したもの。
- CSF：Critical Success Factor（重要成功要因）の略で、経営戦略上、目標を達成するまでに必要な管理項目のこと
KPIマネジメントはKGIを達成するために必要
KPIマネジメントは、あくまでも目標達成までのプロセスです。KGIとは、目標の最終的な定量的評価のことを指すため、KPIマネジメントはKGIを達成するための過程であると言えるでしょう。
そしてKPIマネジメントを進めていく過程において、重要なのがCSFです。CSFによって、目標達成までに必要なさまざまなプロセスの中から最重要のものを選定して進めていき、最終的にKGIを達成する、という流れが正しいKPIマネジメントの流れと言えるでしょう
KPIマネジメントをすることで最終的な達成がしやすくなる
KPIマネジメントの最大の特徴は、目標までの過程を整理できる点にあります。何事も手当たり次第進めていくよりも、順番を明確にして重要なものからこなしていく方がずっと効率的であると言えるでしょう。
KPIマネジメントは、この過程を明確化することでKGIで求められる最終的な定量的評価を達成しやすくなるため、目標に到達できずに失敗するようなことが減ると言っても過言ではありません
KPIマネジメントをする3つのメリット
より明確なKPIマネジメントのメリットについて解説しましょう。KPIマネジメントのメリットは大きく分けて3つ存在しています。
目標達成するまでの道順が明確になる
上記でも触れたように、最終的な目標に到達するまでの過程、道順を明確化できます。道順を明確化できるメリットは、目標達成するまでのルートを確認できることであり、どのようにすれば目標を達成できるかといった工程を把握できます。
目標に対しての道順が分かっているかいないかの差は、モチベーションに直結するため、仕事に対するやる気という意味でも、KPIマネジメントは効果があると言えるでしょう
どのくらい進んでいるのかを確認しやすい
道順が明確化されることで、目標に対する進捗を把握しやすい点がメリットの一つです。進捗を把握できれば、より業務に対するモチベーションを維持しやすくなり、どの点で躓いているか、どこを効率化すれば良いかなどの問題点の洗い出しにも役立つでしょう。
チーム内で進捗に対する認識のすり合わせなども容易になるため、チームでの作業効率も向上するでしょう
目標達成率や生産性が向上する
最後に、目標達成率や生産性が向上するメリットについてです。こちらも先のふたつのメリットと関連しており、上記でも作業効率が向上すると解説したように、業務に対する効率が向上すれば、自ずと目標達成率や生産性も向上します。
目標達成率や生産性が向上することが実際にどのようなメリットになるのかというと、まず業務に対して余裕が生じます。余裕が生じることにより、設定できる項目が増えるため、より高い成果を狙えるでしょう
KPIマネジメントに必要なKPIの設定手順
KPIマネジメントを実践するためには、正しいKPIの設定手順を学ぶ必要があります。前述の通り、KPIマネジメントにはKGIとCFSの存在が欠かせません。それぞれの意味を把握し、正しく設定する必要があります。
KGIの確認とすり合わせ
計画を立てるには明確な目標が必要です。その目標と合わせてKGIを設定できます。最終的なKGIの数値を確認したうえで、最終的にたどり着きたい場所と現在位置を確認し、認識をすり合わせる必要があります。
どこまで行うかの明確化
どこまでやれば終わりなのか、どの程度進めば成功なのか、その基準を明確化する必要があります。最終目標とは別に、どの程度まで進めれば十分な成果、OKラインになるかを決めておくことは重要であると言えるでしょう。
どのように達成していくかの設定
目標までは、段階的に取り組むべきことを定めていく必要があります。このプロセスの設定が間違っていると、作業が非効率的なものになるため、最適なプロセス構築を行うためにCFSによる課題の整理と重要度の策定を行います。
KPIの設定
目標であるKGI、プロセスの構築であるCFSの策定が終われば、いよいよKPIの設定です。KPIはプロセスの数値化です。これを分かりやすく解説するために、以下の例で解説していきましょう。
特定の商品を○○個売りたいといった目標を設定します。そして商品を売るためのシステムを策定し、物を売るプロセスと最終的な販売目標数が決まりました。KPIはこの物を売るプロセスにおける数値、販売率や利用した顧客の購入率といった数値を設定します
KPIマネジメントをする際の進捗管理のポイント
最後に、KPIマネジメントを行う際の進捗管理について、3つのポイントを解説していきましょう。進捗管理を怠ると現状把握ができなくなるため、確実な業務進行を行うために進捗管理は欠かせません。
達成しているかの指標の明確化
達成状況を把握できるかどうかという指標ですが、これは誰が見ても明確化されていると分かる必要があります。達成認識の共有が出来ていないと認識のズレが生じてしまい、次のプロセスへ移行するタイミングが間違ってしまう可能性もあるため、チーム内で達成状況を共有できるように、指標は誰が見ても分かるように明確にしておきましょう。
定期的な進捗管理と進行度の把握
進捗をいつでも確認できる状態になると陥りがちなのが、進捗管理や進行度の確認を怠ってしまうといった問題です。「いつでも確認できるからこそ確認しなくなる」という意識ができてしまうため、定期的に進捗を確認したり、進行度を記録して現状把握を行うことが大事になります。
振り返りと改善の頻度
現状の把握が重要というのは上記の通りですが、過去の振り返りも重要です。立てた計画通りに物事が進むことは滅多にありません。何かしらの小さなズレが蓄積していき、気づいた頃には修正が難しいような大きな歪みになってしまうことも珍しくは無いでしょう。
そういった大きな歪みが生じる前に定期的に振り返り、細かなズレが無いか、修正や改善を行えるのかを逐一把握しておくと良いでしょう
まとめ
以上、KPIマネジメントについて解説してきました。
KPIマネジメントにはKPI以外にも関わる要素があるということ、進捗管理や現状把握などが重要であることが理解できました。円滑な進捗管理や現状把握、改善案の作成に適したツールを用いることでより効率的に業務を進められます
「Microsoft Dynamics 365」のような、従来のOfficeソフトと互換性のあるツールを活用することで、環境を大きく変更することなく、機能性を高められるでしょう。
