人事と労務は同じようなイメージを持たれがちですが、明確に異なる目的を持っています。本記事では、それぞれの目的や具体的な仕事内容、必要とされるスキルや取得しておくとよい資格を解説します。また、業務効率化や生産性向上を図るためにおすすめの方法についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
人事と労務はどこが違う？
人事と労務は、どちらも経営維持に欠かせない「ヒト」に関わる業務という点では共通しますが、実際には目的や業務内容に明確な違いがあります。
まず人事の目的は、人材を適切に配置し、会社や組織を活性化することです。
一方、労務は自社の社員が安心して働けるような組織づくりをミッションとして与えられています。
ただ、会社の事業規模や経営者の考え方などによって、どちらか片方の部署に集約されているケースも見られます。いずれにせよ、会社にとってどちらの業務も重要であることは間違いありません。
人事の仕事内容
では具体的に、人事の仕事内容にはどのようなものがあるのでしょうか。人事の主な仕事について解説します。
採用活動
社員の採用活動は大きく、新卒採用と中途採用に分けられます。年度ごとに策定された経営計画に基づいて、必要な人員数を確保することが狙いです。定期的に優秀な人材を採用できれば、社内に新しい価値観を取り入れたり、企業の新陳代謝を促したりすることにつながるため重要視されています。特に、入社後に起きやすいミスマッチを防ぐためにも、自社が採用したい人材像を明確にし、慎重に採用活動を進めることが求められるでしょう。
社内研修
採用後、まず行われるのは社内研修です。これは社内の雰囲気や業務、人間関係に少しでも早く慣れてもらいたいという目的のもとで一定期間行われます。
日本の労働人口が減り続ける中、離職を食い止めるため企業にとって喫緊の課題となっているのが、社員へのきめ細かなフォローアップ体制でしょう。昨今では採用直後の研修をはじめ、入社3年目研修やマネジメント研修、宿泊研修など、社員のレベルにあわせて多種多様な研修体制を整備する企業が増えています。こうした取り組みも、人事の重要な業務のひとつです。
査定
採用や教育、研修活動のあとに重要となるのが査定です。これは社員が本来の力を発揮し、想定したような働きができているかどうかを会社が定期的に判断・評価する取り組みを指します。
査定を行うためには、あらかじめ評価の基準を定めておくことが必要です。社員に「望ましい働きぶり」を認識したうえで働いてもらえるように明確な基準を設け、それに基づいた評価制度を築くとよいでしょう。
ただ、一口に評価といっても人が人を評価する以上、現実的に難しい面もあります。そのため、処遇・配置・育成などの多角的な観点から、最も効果的な評価手法を選ぶことが重要です。また人事は、評価後どのように改善へ導いていくのかといった教育方法を検討することも求められます。
配属先の決定
人事の仕事には、人材の適切な配置も含まれます。本人のスキルや経験、希望などを総合的に勘案し、配属先が決まれば人事異動を通知します。経験値の浅い新人であれば、学生時代の活動履歴や性格、特性、モチベーションなどを参考にしながら、最も活躍を期待できる部署へ配属されるケースが一般的です。
労務の仕事内容
では、労務の仕事内容には具体的にどのようなものがあるでしょうか。主な仕事としては以下が挙げられます。
給与計算
会社は社員と雇用契約を結び、社員は給与を対価として働きます。そこで労務は、雇用契約の内容や自社の各種規定に基づき、各社員の役職や勤務時間、残業代などを含めた給与を計算し、支給する業務を担っています。
この業務では、単に総支給額を計算するだけではなく、各種保険や税金などを差し引き、最終的な手取り額を提示することが必要です。そのためには、健康保険・厚生年金保険・雇用保険・所得税・住民税などの知識を十分備え、ミスが発生しないよう細かな計算方法までよく理解し、処理するスキルが求められるでしょう。
社会保険の手続き
社会保険は、社員が病気になった場合に備える健康保険、将来の蓄えとなる厚生年金、何らかの事情で離職する場合の雇用保険など、さまざまな種類があります。これら社会保険の手続きを社員に代わって行うことも、労務の大切な業務です。こうした手続きには必要書類の提出期限が設定されているため、新入社員に対して入社前から適切なガイダンスを行い、迅速かつ正確に手続きを終えられるようにしなければなりません。
具体的には労働条件通知書を発行し、採用者に対して適宜必要な書類提出を依頼します。また、退職する社員に対しては、雇用保険の手続きを案内したり、回収すべき書類を通達したりする業務も重要です。
勤怠管理
社内規定などで決められた勤務時間を守れているかどうかをチェックするのも、労務の仕事です。出退勤の時間が正確か、休憩時間は法令で定められた時間を取得できているか、遅刻や無断欠勤はないか、休日は問題なく取れているかなどが挙げられます。これらを蔑ろにしていると法的な問題にも発展しうるため、正確に把握し、厳重なチェックが不可欠です。
また、給与計算にも関わることから、会社規模によっては勤怠管理システムなどを導入し、効率よく管理・運用できるように努めることも必要でしょう。
労務トラブルへの対応
労使間のトラブルに対応することも、労務が負うべき任務です。たとえば、残業代の未払いや人間関係のトラブルなどは、しばしばニュースにも取り上げられ、大きな社会問題に発展するリスクがあります。そのため、悩みを抱える社員をフォローしようと、労務担当が相談窓口となっている企業も見られます。
就業規則の作成
会社が日々正しく機能するためには、「就業規則」を作成・管理することも大切です。これには、社員の行動に対する処遇・処分を定め、安心して長く働けるよう円滑にサポートする目的があります。
規則に含むべき具体的な範囲は広く、労働時間や休憩時間、休暇、給与、退職時の扱いに至るまで、さまざまな項目が定められます。就業規則をこれから作成する場合は、社員が働くうえで必要となるルールを、関連する法律の定めに従って決めるとよいでしょう。
人事・労務で活かせるスキル
人事や労務に配属された担当者は、まず基礎となる労働基準法など関連した法令知識をしっかり身につけることが求められます。また、特にスピーディーかつ正確な事務処理能力、つまりミスなく計算したり、期日までに所定の書類を準備・提出したりするスキルが必要でしょう。「社会保険労務士」や「労務管理士」「メンタルヘルス・マネジメント検定」「キャリアコンサルタント」などの資格取得もキャリア形成に有効です。
こうしたスキル面以外にも対外的な仕事が多いことから、明るい印象を持たれやすい性格の人がより向いている職種と考えられます。
人事・労務の仕事を効率化するには
人事や労務の仕事は、社員一人ひとりと向き合う仕事であるため、効率化もあわせて検討しなければ業務が回らない可能性があります。ここでは、人事・労務の効率化におすすめの方法を解説します。
ペーパーレス化
ペーパーレス化は、昨今多くの企業で実践されている方法です。紙で管理するアナログな方法からデジタルに移行することで、知りたい情報をいち早く検索したり、迅速に修正・共有したりできるメリットがあります。コスト削減になるうえ、大幅な業務効率化も期待できるため、まだ実践していなければぜひ取り入れるとよいでしょう。
ツールを利用する
業務効率化を図るには、ツールやアプリケーションの活用も効果的です。分散した情報を一元化し、書類作成や社員情報の管理、各種手続きなど、さまざまな業務に役立つ機能が搭載されたツールも多く提供されています。人事や労務担当者の負担を軽減させるとともに、生産性向上にもつながるため、ぜひ活用を検討してみてください。
Microsoft Dynamics 365 Human Resources が人事・労務の業務を効率的に
人事や労務は、社員一人ひとりに向き合う仕事のため、煩雑で膨大な作業量になりがちです。そのため、昨今ではデジタル化を進めたり、ツールなどを活用したりして効率化を図ることが重要視されています。中でもMicrosoft社の「Dynamics 365 Human Resources」は、従業員に関するさまざまな情報管理だけでなく、教育や育成などに役立つ情報収集も可能なため、包括的に業務をサポートしてくれるでしょう。人事・労務の効率化に課題をお持ちであれば、ぜひ導入をご検討ください。
