ビジネスプロセスとは？業務プロセスとの違いや具体例を解説

企業は時代に合わせて常にビジネスプロセスの最適化が求められます。変化の激しい現代では、変化する顧客のニーズに合わせて、ビジネスプロセスを改善していくことができない場合、そのビジネスで競争力を保つことがますます難しくなっています。
本記事ではビジネスプロセスの意味や具体例と必要性、そして最適なビジネスプロセスを構築する手法について詳しく解説します。

ビジネスプロセスとは？

ビジネスプロセスとは、企業が顧客に価値を提供し、その対価として利益を得るための一連の業務フローを指します。顧客のニーズを把握し、それに応じた製品やサービスを企画・生産し、顧客に提供するまでの流れをビジネスプロセスと呼びます。

ビジネスプロセスの定義とは？

ビジネスプロセスの定義は、企業が顧客に価値を提供し、その対価として利益を得るために行う一連の工程（プロセス）です。このプロセスには、商品やサービスの企画・設計から生産、販売、さらにはアフターサービスまでが含まれます。

ビジネスプロセスの構築方法は、企業の規模や事業内容によって異なり、業務が複雑で大規模な場合はシステムを活用することで、効率的な管理と最適化が可能です。最適化されたプロセスにより、企業はトラブルへの迅速な対応力と競争力の強化を実現できます。

ビジネスプロセスの具体例

ビジネスプロセスの具体例として、「製品の開発から販売までの流れ」と「卸売業の受発注業務」の2つを解説します。

ビジネスプロセスとビジネスモデル・業務プロセスとの違い

ビジネスプロセスと類似のワードで「ビジネスモデル」があります。ビジネスモデルは「企業の利益を生み出す仕組み」であるのに対して、ビジネスプロセスは「ビジネスモデルを実現するための業務の流れ」を指します。

また、「業務プロセス」という言葉もありますが、こちらは少しニュアンスが異なるものです。業務プロセスは「事業を構成する個々の業務や流れ」を指すのに対し、ビジネスプロセスは「事業全体の流れ」を指します。業務ごとにプロセスを考えることは、部分的な最適解となるリスクがあり、事業全体を俯瞰した流れを考えることが求められます。

ビジネスプロセスは、顧客のニーズをもとに企画・製造・販売まで、顧客に価値を提供するプロセスを一貫した考え方で構築することであり、企業の競争力の根源となりえます。

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは

ビジネスプロセスを適切に管理するためのBPM（ビジネスプロセスマネジメント）について解説します。

BPMの定義とは？

BPMは、ビジネスプロセスを管理する手法です。ビジネスプロセスは企業にとって重要な資産であり、適切な管理が求められます。

BPMを導入するメリットを紹介します。

BPMを導入することで、さまざまなメリットを享受できるため、ビジネスプロセスを管理するためにBPMを採用する企業が増加しています。

BPMの推進方法

BPMはいくつかの段階に分けて実施されます。一般的には以下の5段階でビジネスプロセスを改善していきます。ただし、企業やプロジェクトによってはもう少し細かく段階を分ける場合もあります。それぞれの段階で数カ月またはそれ以上の時間がかかることもあるため、詳細な計画を立てることが求められます。

1.設計

まずは、既存のビジネスプロセスを詳細に分析し、どの部分が改善可能かを明確にします。業務フローやボトルネック、無駄な作業の洗い出しを行い、プロセス全体の効率性を見極めます。その後、標準化や自動化がどの段階で可能かを検討し、業務全体をよりスムーズにするための具体的な改善案を作成します。

この設計段階では、最終的な目標や効果を視覚化し、プロセスの流れが企業のニーズや市場環境に適応するよう設計することが重要です。加えて、各部門間の連携強化も検討し、より一貫性のある業務運営を目指します。

2.モデル

設計された新しいビジネスプロセスが現実の環境でどのように機能するかをシミュレーションし、さまざまなシナリオにおいてどのような動きをするかを確認します。これにより、異なる条件下でプロセスが適切に機能するかを検証し、予測されるリスクや問題点を事前に特定することが可能です。

このモデル化の過程では、業務フローが適切に連携しているか、システムや人員のリソースが最適に配置されているかを評価し、必要に応じて微調整を行います。また、シミュレーション結果をもとに、運用後のパフォーマンスを予測することも重要です。

3.実施

モデル化したビジネスプロセスを実際の業務に反映し、標準化や自動化を含めた改善を行います。この段階では、設計通りにプロセスが運用されているかを確認しつつ、システム導入や従業員への研修などの準備も行います。

現場での適用により、業務がスムーズに進行することが重要です。問題が発生した場合には即座に対応策を講じ、業務フローが途切れないよう調整します。実施段階では、プロセスの定着が重要な要素となります。さらに、定着後も継続的な改善を行い、効率性を保つことが必要です。また、改善後の結果を把握するために効果測定も欠かせません。

4.監視

新たに導入されたビジネスプロセスが計画通りに機能しているか、また効率的に運用されているかを定期的に監視します。ここでは、KPI（重要業績評価指標）や業務の進行状況を把握し、問題やボトルネックが生じていないかを継続的にチェックすることが重要です。

監視によって得られたデータをもとに、改善が必要な箇所を特定し、よりよいプロセスの運用を目指します。また、従業員のフィードバックも取り入れて、プロセスの現場適用性を評価することも重要です。さらに、定期的なレビューによって業務全体の透明性を確保し、最適化を続けることが求められます。

5.最適化

監視で得られたデータやフィードバックをもとに、ビジネスプロセスにさらに改善の余地があるかを分析し、必要な修正や改良を加えます。業務の効率化やコスト削減を目指して、継続的な改善が行われることが重要です。また、市場の変化や技術の進展に伴い、ビジネスプロセスも柔軟に最適化されるべきです。

この段階では、企業の長期的にみた目標と一致するような改善策を講じることで、他者との競争力強化が可能です。さらに、従業員のスキル向上を含めた全体的な業務能力の強化も、最適化の一環として考慮されます。

上記のサイクルを繰り返すことで、自社の目標とするビジネスプロセスを実現できます。

ビジネスプロセスの改善で得られるメリット

ビジネスプロセスの改善は、顧客により品質の高い価値を継続して提供していくために必要になります。
ビジネスプロセスを改善するメリットを紹介します。

継続的な業務改善を行うことができる

業務をプロセスとして捉えることで、各タスク同士の関連性が明確になり、全体の最適化が可能になります。誰がいつ何を行うのか、担当者ごとの役割や作業範囲が明らかになることで、効率的な業務運営が可能です。その結果、無駄な作業の削減やボトルネックの発見が容易になり、業務の改善につながります。

また、タスクを可視化し管理することで、改善点を見つけやすくなり、業務改善のサイクルを繰り返すことで、プロセス全体の継続的な向上が可能です。改善サイクルを通じて、組織全体の生産性や効率性が向上し、他社との競争力強化にも貢献します。さらに、定期的な改善により急速な市場変化や顧客ニーズへの柔軟な対応にも役立つでしょう。

業務理解が進み、品質が安定する

ビジネスプロセスの改善は、業務を可視化し、チーム全体で正しい共通認識を持つための基盤を提供します。業務をプロセスとして捉えることで、誰がどのタイミングで何を行うかが明確になり、作業方法やルールが統一されます。作業のばらつきが減少し、全体としての作業品質が安定します。

さらに、プロセスの可視化によって業務の流れや各担当者の役割が明確になることで、業務全体の理解が深まり、チーム全体のパフォーマンスが向上します。その結果、作業の効率化だけでなく、品質の維持と向上が実現し、顧客満足度の向上にもつながるのです。

最終的に、ビジネスプロセスの改善は企業の信頼性を高め、長期的な成長を支える要素となります。

業務の拡大が容易になる

ビジネスプロセスの改善により業務の柔軟性が高まり、事業の拡大が容易になります。効率的に構築されたプロセスは、新たな事業機会や市場の変化に迅速に対応するための基盤です。

例えば、新製品や新サービスの導入時に、既存のプロセスにスムーズに組み込むことで、無理なく事業を拡大できる環境が整います。

プロセスの見直しによる業務の効率化は、リソースの有効活用を促進し、成長に伴うコスト増加を抑える効果が期待されます。さらに、業務の標準化により、新たなプロジェクトの立ち上げもスムーズに進み、事業拡大のスピードも加速します。こうした柔軟な運営体制が、企業の成長を持続的に支える要素となるでしょう。

ヒューマンエラーを削減できる

ビジネスプロセスの改善によって、ヒューマンエラーを効果的に削減可能です。業務の標準化や自動化を進めることで、手作業に伴うミスや抜け漏れが大幅に減少します。特に、データ入力や複雑な手順を伴う作業において、自動化システムの導入は正確性を高め、業務全体の効率アップが可能です。

また、プロセスを明確にすることで、担当者自身の役割を正しく把握し、誤解や誤操作のリスクも低減されます。このようにヒューマンエラーを抑えることで、企業全体の信頼性や顧客満足度が向上し、業務の円滑な運営が実現されます。エラーの少ない業務体制は、従業員の負担軽減にもつながり、結果的に生産性の向上も期待できます。

コンプライアンスが向上する

ビジネスプロセスの改善は、企業のコンプライアンス向上にも大きく貢献するでしょう。業務の標準化やプロセスの可視化によって、企業内のルールや規制が統一され、法令遵守の体制が整えられます。

特に、データ管理や情報セキュリティに関する規定の強化が進み、不正行為や違反のリスクが大幅に低減されます。さらに、文書管理の徹底や内部監査の強化により、企業の透明性が高まり、外部からの信頼性が向上します。これにより、法令違反や訴訟リスクを回避し、企業は社会的な責任を果たしつつ、継続してビジネス展開が可能です。コンプライアンスを重視する企業文化の醸成は、長期的な信頼構築に欠かせない要素です。

ITで叶うビジネスプロセスの構築とは

ビジネスプロセス改善に役立つシステムは多く開発されており、これらのシステムの導入により、日常業務の効率化や生産性の向上が可能です。特にBPMシステムは、プロセスの可視化、モデリング、シミュレーション、そしてモニタリング機能を備えており、業務の流れを管理しやすくします。

BPMシステムを活用することにより、プロセスの可視化や設計したプロセスが効果的かどうかの模擬検証・プロセスの監視などを、簡単に行うことができるため、効果的にプロセスの構築や改善を実施可能です。

システムを利用して期待できる効果は、以下が挙げられます。

作業の効率化とコスト削減

BPMシステムにより既存のプロセスを最適化し、新規プロセスの開発に役立てられます。結果として、効率性の向上とコストの削減が可能です。重複した作業の排除やボトルネックとなっている課題を把握し解消することで、プロセスを効率化できます。

従業員の業務改善

手作業で行われる業務や反復作業（ルーチンワーク）を排除し、従業員が本来集中するべき業務に注力できます。生産性が向上し、顧客満足度の向上も期待できます。また、業務の効率化により従業員の負担が軽減され、余裕が生まれることでアイデア創造や現場の問題解決に時間を割くことが可能です。

従業員のモチベーション向上にもつながり、全体的な業務パフォーマンスが向上する効果が期待されます。このように、業務改善は従業員にとっても大きなメリットをもたらします。

より高い透明性を実現できる

企業の業務全体を一貫した考えのもと管理することで、内部統制を達成できます。特に、業務ごとに収集・管理されていた情報を全社で管理することで、迅速な情報共有や企業全体のコンプライアンスの強化を実現でき、顧客や社会からの信頼性を高められます。

さらに、プロセスの可視化により、経営層から現場までの共通認識がスムーズとなり、リスクの早期発見や対応が可能です。こうした透明性の向上は、企業の長期的な安定にもつながります。

ビジネスプロセスの改善には「Power Platform」がおすすめ

ビジネスプロセスの改善を効率的に進めるためには、Microsoftの「Power Platform」がおすすめです。このプラットフォームは、ノーコード・ローコードでの開発を支援し、業務の自動化やプロセス改善を迅速に実現できます。特に以下のツールが効果的です。

これらのツールを組み合わせることで、業務効率化、透明性向上、従業員の生産性向上が期待され、企業全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。

まとめ

ビジネスプロセスの最適化は企業の価値を高め、競争力の強化に大きく貢献します。ビジネスプロセスとは、顧客により高い価値を提供し、その対価として利益を得るための一連の業務や活動の流れです。これを最適化することで、企業は効率的に成長し、顧客に対して高い価値を提供できるようになります。

Microsoftが提供するPowerPlatformは、自社のビジネスプロセスに合わせたシステムの構築を実現できます。PowerPlatformでは、ビジネスプロセス構築のためのワークフローを素早く設定できるPower Automateや自社に合ったアプリケーションをプログラミングなしで容易に開発できるPowerAppsも提供されています。

ビジネスプロセスの管理や改善する手段に関して課題を抱えている場合は、ぜひPowerPlatformを検討してください。