企業経営を維持するために重要な請求業務においては、常に請求処理を最適化することが求められます。近年のビジネスシーンではあらゆる業務の自動化が進んでいますが、請求処理も例外ではありません。全社的に業務の効率化を目指すなら、請求処理作業の自動化は積極的に検討すべきポイントと言えるでしょう。
そこで今回は、請求処理について一連の流れを整理します。そのうえで、業務効率化を目指すために見直しが必要になるポイントや、導入を検討したいシステムについても解説します。
請求処理とは
まず、請求処理の仕組みや業務内容を整理しておきましょう。
事業者は製品やサービスを提供するうえで、購入者から過不足なくスムーズに代金を回収することが求められます。販売から請求、代金の回収に至るまでのプロセスを、ビジネスの場では「請求処理」と呼びます。
請求処理を効率化することで得られる主なメリットは、代金の未回収リスクを低減できることです。業務環境が整備されるために、生産性が上がる・回収コストの削減につながる、というメリットももちろんあります、しかし企業にとって何よりも大きいのは、回収不能になるリスクを抑えられることでしょう。
請求処理の中に非効率的なプロセスがあったり、管理体制自体がずさんだったりすると、代金が未回収の状態で止まってしまう可能性があります。それが常態化すると資金繰りが厳しくなるため、事業が立ち行かなくなることもあるでしょう。
請求処理の流れ
次に、請求処理の一連の流れを詳しく見ていきましょう。一般的な請求処理は、以下のような流れで進んでいきます。
請求内容の確定
請求処理について知るためには、まず「締め請求」と「都度請求」の2種類があることを理解しなければなりません。行う請求がどちらになるのかを明らかにしたうえで、請求内容を確定するところから請求処理はスタートします。
締め請求とは、期日をあらかじめ決めたうえで、それまでに発生した代金を請求する方式です。月末締めを採用している企業が多く、毎月1日から月末までに発生した代金をまとめて請求します。
これに対して都度請求は、代金が発生するたびに請求金額を確定したうえで、請求処理を行う方式です。
請求書の発行
請求処理の流れの中で次に行われるのは、請求書の発行です。請求処理が締め請求なのか、それとも都度請求なのかを確認したうえで、対象となる取引に基づいて請求内容を請求書にまとめていきます。
請求書には、対象取引の内容や数量、金額、振込先などが記載されます。基本的に請求書を発行しない企業はないため、担当者が書き方に迷わないよう、エクセルファイルなどで請求書のテンプレートがあらかじめ用意されている企業がほとんどです。
請求書の送付
請求書を作成したら、請求先の企業や事業者、顧客に対して請求書を送付します。以前は郵送が主流でしたが、近年はメールなどで電子的に請求書が送付されることも少なくありません。請求書の送付方法に決まりはないため、双方にとって都合のよい方法で送付されます。
なお、請求書を電子的に送付する場合は、電子署名などが必要になるため注意してください。
入金確認
請求書には請求金額と振込期日などが記載されており、請求書を受け取った側はそれに従って支払うことになります。
そのため請求書送付が完了したら、その後は期日までに過不足なく入金されているかを確認しなければなりません。このとき金額に間違いなどがあれば請求先に連絡して、必要に応じて回収や返金などの対応を行います。
振込先の間違いといったトラブルが起こる可能性も否定できないため、正しく入金されているかどうかは、特にしっかりチェックする必要があります。
入金消込
請求処理の流れにおいて次に行われるのは「入金消込」です。入金を確認したら、その情報を管理しているエクセルファイルなどに入力します。そして売掛金との突き合わせを行い、対象の売掛金が過不足なく回収できたかをチェックします。
こうした確認作業を、入金消込と呼びます。突き合わせを正しく行うことによって、回収済みの売掛金と未回収の売掛金とが、それぞれ明確になるのです。
未払いの回収
請求を行った取引先から期日までに入金がない場合は、未回収の売掛金が発生することになります。対象の取引先に速やかに連絡を取り、督促を行います。
督促を行う際は、督促状を郵送したり督促内容を記載したメールを送ったり、担当者に直接電話したりするのが一般的です。
Microsoft Power Automateで請求処理の自動化を実現
請求処理の自動化によって業務効率化を目指す際は、Microsoft Power Automateの導入が効果的です。Power Automateなら、ルーティーンで発生するタスクを自動化することができます。
また、多種多様なアプリケーション（以下アプリ）とクラウドサービス間の自動ワークフローを作成し、同期を行ったり通知を受信したりすることも可能です。簡単に必要なデータを収集することもできるため、頻繁に行われる請求処理の自動化には最適です。
Microsoft Power Automateの特徴
Microsoft Power Automateには以下のような特徴があり、これらは請求処理の効率化に大きく貢献します。
- API非対応のデスクトップアプリやWebアプリとも連携できる
- テンプレート数が豊富でフロー作成がスピーディー
- 直感的に操作できるため、IT知識が少なくても使用可能
Power Automateは非常に多くのアプリと連携可能なため、あらゆる業務を効率化・一元化するのに最適です。APIに対応していないアプリとも連携ができます。そのため、他システムと比較してもよりいっそう、請求処理の効率化を図れるでしょう。
テンプレート数が多いことも、業務効率化につながるポイントと言えるでしょう。これによって、ワークフローを素早く作成できます。
加えて、操作性がよいことも大きなポイントです。エンジニア職でなくても、初めてシステムに触れる人でも、直感的に操作を理解できる仕組みになっています。そのため、自然と現場オペレーションへ導入可能です。
まとめ
請求処理は、企業が業務効率化を図るうえで必ず整備しておきたい業務の一つです。代金の未回収リスクを低減するためにも、業務環境を全体的に整備して働き方改革を推進するためにも、請求処理の自動化や最適化を目指すべきでしょう。
請求処理を含めたあらゆる業務効率を向上させるには、Microsoft Power Automateの導入が効果的です。繰り返し行われる業務はPower Automateによって容易に自動化ができるため、業務効率化をお考えの際は、ぜひ利用をご検討ください。
