ワークフローシステムとは？その概要や導入メリットを解説

稟議書や経費精算の申請および承認では、一定の処理手順に従って作業を進めていきます。特定のプロセスを踏んで、特定の決裁者による承認を得る必要があることから、こうした一定化された業務の流れを「ワークフロー」と呼びます。

このワークフローを電子的に行えるのが「ワークフローシステム」です。従来、申請・承認プロセスが複雑な中堅・大企業で導入されるシステムというイメージが強かったものの、最近ではクラウドサービスの台頭もあり、中小企業やベンチャー企業で導入するケースが増えています。

本記事ではこのワークフローシステムの基礎知識から、導入のメリットなどを解説します。申請・承認プロセスに生産性を低下させる問題があると感じている方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムとは？

経費精算や稟議書など、申請・承認に所定の手続きを必要とする業務においてシステム化を実施するのがワークフローシステムです。システム上でワークフローが開始すると、申請者⇒一次決裁者⇒二次決裁者⇒最終決裁者といった具体に承認フローを次から次へと回すことができます。

ワークフローは通常、人の手によって回され、紙やメールなどの媒体を通じて情報共有がされた承認プロセスが進みます。しかしながら、こうした従来型のワークフローにはいくつかの課題があります。

「最大のボトルネック」とも言えるのがプロセス間のつなぎ目となる情報共有です。ワークフローは1つの業務の流れであると同時に、情報の流れでもあります。プロセス間では必ず情報が何らかの形でやり取りされますが、その際に紙やメールで情報共有しているとなると、申請書を探したり決裁者・承認者が誰なのかを確認したりと何かと手間がかかるのが問題点です。

ワークフローにおいて探す・調べる・運ぶという3つの作業は、効率性を下げる大きな原因になり、紙やメールでワークフローを運用する限りそれは無くなりません。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムの有効性が広く認識されるようになりましたが、人手・紙・メールを駆使したワークフローを行っている企業はまだまだ多いのが現状です。では、そうした企業はワークフローシステムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

1. 申請・承認プロセスのスピードが劇的に向上

紙やメールで経費精算や稟議書のワークフローを回している場合、決裁者が出張等で社外に出ているとプロセスが滞るなどの問題が起きます。クラウドサービス等を通じてコミュニケーションを取る手段がない限り、ワークフローを進めることは難しいでしょう。こうした制約は生産性を低下させる原因になりますし、重要な稟議書の場合はビジネスそのものを低艇させる原因になります。

こうした環境にワークフローシステムがあると、決裁者が今いる場所や使っている端末を問わず、システム上でワークフローを回すことが可能になります。決裁者はシステムから承認に必要な情報を確認して、同じくシステム上で承認・非承認が行えます。ワークフローが滞ることが無くなるため、従業員の無駄なストレスが軽減されます。

2. 本来業務に集中するための時間を確保できる

日常業務の中で、ワークフローが従業員の集中力を途切れさせる原因になっていることが少なくありません。ワークフローは本来業務とは別の事務作業です。しかし、ワークフローが円滑に進まなければ本来業務に支障をきたすことになるため、本来業務に集中できないケースが少なくありません。

ワークフローシステムによってワークフローが効率化されれば、従業員は本来業務に集中できる時間をより多く確保できます。これにより、組織全体の生産性向上も見込めます。

3. 紙によるワークフローを廃止してコスト削減

経費申請や稟議書などの申請・承認ワークフローを紙で回している場合、常に紙を数枚印刷する必要があるため、印刷コストがかかります。一方、ワークフローシステムがあれば申請・承認に必要な書類は電子データとしてやり取りできるため、紙によるワークフローを廃止したコスト削減を狙うことができます。

4. ヒューマンエラーを防止して手戻りを少なく

人手によってワークフローが回されている場合、必ずと言ってよいほどどこかでミスが発生します。そのミスが、「稟議書を取引先に送信してしまった」など重大なミスだった場合、企業としての信頼性を損ねることになり、採択の場合は情報漏えいに発展します。

人手が多く介在する限りヒューマンエラーは無くなりません。だからこそ、ワークフローシステムが有効です。ワークフローシステムは完全な自動化ではないものの、申請・承認ワークフローは必ずシステム上で回されるので、外部へ情報漏えいが起きたりするようなことはありません。また、条件設定によって効果的にミスを防ぐこともできます。

5. 過去のワークフロー参照が非常に簡単になる

経費精算や稟議書などの申請・承認ワークフローにおける過去の履歴が参照できるようになります。紙ベースでワークフローを回している場合、過去の履歴を参照しようにも膨大な資料の中から過去の申請書を探すのは大変な苦労です。これにワークフローシステムを導入することで、過去の資料をかんたんに検索できるため、無駄な時間を削減できます。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムは年々高度化しており、以前よりも多くの機能を備えています。どういった機能を備えているかにより、ワークフローシステム活用の幅が広がります。そこでここでは、ワークフローシステムがどのような機能を備えているかを解説します。

1. 申請フォーマット

経費精算や稟議書など、特定のフォーマットを持つ申請書をシステム上に登録することで、フォーマットを探したり一から作成したりする手間が省けます。GUIでフォーマットを作成できる製品が多く、プログラミング知識が無くても安心できます。

2. 承認ルート設定

申請者・申請書ごとに承認ルートの条件分岐を設定して、効率よくワークフローを回せます。承認ルート設定もGUIによって直感的な設定が可能です。

3. ワークフロー通知

申請したワークフローが申請・承認・差し戻しといったアクションが発生すると、システムやメールを通じて承認者に通知が届きます。

4. モバイル対応

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応することで、決裁者はどこにいてもワークフローをチェックしたり、承認作業が行えます。

5. 代理申請・承認

申請者・決裁者が不在の場合でも、代理の申請・承認できる機能があります。担当者が長期休暇などで不在の場合もワークフローを滞りなく回せます。

6. 全文検索

過去のワークフローを参照するのにあたり、資料名を入力した探す必要はありません。資料内に含まれるキーワードが頭にあれば、全文検索によってかんたんに検索できます。

7. 連携インターフェース

他のシステムと連携することによって、ワークフローにシステムを絡めて業務効率化効果を最大限に高めることが可能です。

いかがでしょうか？ワークフローシステムはクラウドサービスとして提供されている安価な製品も存在するので、この機会にぜひ導入をご検討ください。