在宅勤務の多くはリモートワークの技術を活用して、普段のオフィス環境と同様の仕事を行うようになっています。リモートワークを行うにはPCを始め、さまざまなアプリやツールを利用することが必要です。
ここではリモートワークに欠かすことのできないMicrosoft Teamsを取り上げ、話題のオンライン会議ツールであるzoomとの違いやTeamsを利用すべき理由を始めて紹介します。Microsoft Teamsにはさまざまな機能が備わり、快適なリモートワークをこなすことが可能です。
リモートワークにTeamsを使うべき理由
Microsoft Teamsはチャットを基本にさまざまなリモートワークに便利な機能が利用できるツールです。Teamsはチャンネル毎にチャットで一対一もしくはグループで会話、オンライン会議、ファイル等の管理を行うことができます。オンライン会議中にMicrosoft 365（旧Office 365）のドキュメントの編集や参加者同士でファイルの更新業務など、効率的に業務が行えるメリットがある機能ばかりです。
また、Microsoft 365との連携に優れ、アップロードされたファイルはOffice Online、もしくはOfficeデスクトップアプリケーションとシームレスに連携し共同編集も可能になります。
Teamsにはエンタープライズレベルの機能と容量が備わり、一対一もしくはグループでチャットや在席状況信号、メッセージ既読機能、ビデオ会議、ライブイベント、会議録画などさまざまな機能を備えています。これらによって、普段のオフィス環境を、テレワーク環境でも実現させられるでしょう。
なお今後の予定として、ビデオ会議機能には、バーチャル背景の設定やデスクトップ共有、ホワイトボード、ミュート機能、スマートフォンアプリなどが備わり、会議参加者は最大9人まで拡大され、今後49名まで拡大されることになっています。
ファイルストレージと共有の容量はOneDrive for Businessで1TB/1ユーザーでSharePoint Onlineが1T～/企業あたり付与されているので、利便性は高いでしょう。動画配信では500GB～と充分な容量があります。
Microsoft Teamsは法人利用でも安心できる安全対策とコンプライアンス対策にも優れ、ユーザーの多要素認証や会議参加者のロビー待機（参加許可）、チャット、会議の利用機能の制限も備わり、外部共有や招待への規制、監査ログ、ファイルの検索や保持も可能です。安全対策をより充実させたいときはAzure SD Premium機能の「条件付きアクセス」を利用することで、さらにセキュアなビジネス利用を想定した体制が整うでしょう。
使用感がシンプルでわかりやすい
Microsoft Teamsは難しい機能は付いておらず、シンプルな使用感でわかりやすく導入のハードルが低い特徴があります。
Microsoft Teamsはクラウドサービスの Microsoft 365のサブスクリプションのセットプランとして提供されているアプリです。Microsoft Teamsは一つのツール上でさまざまな機能が使え、わかりやすい特徴を持つサービスになります。リモートワークは幅広い層が利用するのでシンプルさが求められており、Microsoft Teamsは企業のIT教育コストが削減できると選ばれているツールです。
固定電話の番号を携帯で使える
Microsoft TeamsはMicrosoft 365の一部として提供され、通話やテレビ会議の機能が充実した特徴があります。Microsoft Teamには企業の構内電話（PBX）をクラウドに置き換える機能が備わったツールです。
一般に、国内キャリア会社から提供する公衆網との外線発着信サービスである「UniTalk」を利用することで携帯電話が使えます。この「UniTalk」ツールは企業が持つ固定電話の番号をTeamsのクライアントに割り当てることで携帯電話を構内電話に利用することが可能となるのです。日本では携帯番号より固定電話の番号の方が、ビジネス上の信頼度が高いため、大きなメリットになります。
1対多数のコミュニケーションが取れる
Teamsはメールのように1対1のコミュニケーションではなく、コラボレーションツールとして便利です。コラボレーションツールであるTeamsは「1対多数」のコミュニケーションを取れることができるからです。「普段のオフィスで交わしている会話を、テキストとして実行できる」というイメージです。なお、発言記録の機能が備わっていますので、「上司から部下への不適切な発言」などを防止するような効果も期待できます。
まだまだあるリモートワークにおすすめ「Teams」の機能
Microsoft Teamsの画面は大きく分けて3つのパーツで構成されています。画面中央にはメインウインドウと呼ばれ、チャンネルへの投稿や会話の閲覧などが可能です。また、メインウインドウの上部にはファイルやWikiなどのタブを新たに追加することもできます。
画面トップには検索タブが配置され、メンバーやスレッド、ファイルの検索などコマンドを入力して使う機能です。画面左ペインはチームとチャンネルが配置され、参加しているチームやチャンネルが表示されます。Microsoft Teamsでは最新情報で自分宛ての通知や投稿履歴を確認することやチャットやチーム、予定表、通話、ファイル機能を使いこなすことで、さらに快適かつ便利にリモートワークを進められるように整えられているツールです。
【Teamsの主な機能】は以下の通りです。
- 在席状況信号
- チャット（一対一、グループ）
- 音声通話
- ビデオ会議
- ライブイベント
- 会議記録/動画配信
- ファイル共有/同時編集
- 会議予定（招待メール送信）
- 安全性管理設定
Microsoft TeamsはAzureの各サービスの基盤を活用しており、Microsoft 365に含まれる各グループウエア機能やツールのハブの役割を持ったツールになります。
Officeとの連携がとりやすい
TeamsはMicrosoftが提供するコラボレーションプラットフォームで、オンライン会議中でもMicrosoft 365のWordやExcelなどのドキュメントの共有編集が可能になり、参加者同士でのファイル更新などもリアルタイムに行えるようになります。
そのためにプロジェクトメンバーがMicrosoft 365を利用して共同で業務をこなす場面などでは、大幅な効率化が実現します。なおTeamsは、Microsoft 365を利用しているアカウントでなら、特別なライセンスを取得する必要がなく追加料金なしで、すぐに使い始めることが可能です。
具体的には、
- Microsoft 365 Business
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E1
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
上記のプランを利用している場合はすでにTeamsがプランに含まれています。
TeamsはMicrosoft 365でのチームコラボレーションツールのハブとして開発され、Microsoft Officeとの連携が取れる仕様です。Microsoft 365の共同編集以外にチーム毎にファイルを管理することやファイルを作成した人などから検索できる機能が備わっています。
会議以外でもファイル送信が可能
Teamsは会議以外にファイル送信が可能で、会議ツールだけでなく他機能も便利に利用することができるツールです。Teamsには無料版と有料版が用意され、互いにWeb会議ツールとしてチャットやファイル送受信、画面共有などの必要最低限の機能が備わっています。
また、有料版には最大300名の参加者と24時間Web会議が行え、Outlookと連携や事前にスケジュールを設定することも可能です。Teamsはチームのプロジェクトを進める上で必要な機能を多く備えており、普段のプロジェクト管理ツールとしても日常業務で利用することができます。そのため、特にOffice製品との連携を重視して業務を行う企業には、Teamsがおすすめです。
Teamsのデータ通信量は10分間で約216MB、1時間では約1,300MBの利用容量を持ったツールです。Teamsにはウェビナー機能が備わり、最大1,000人が参加可能なインタラクティブなウェビナーを開催することができます。ウェビナーの設定はイベント毎に調整しながら参加者への招待メールやレポート作成などWebセミナーをスムーズに開催できる機能を備えたツールです
Teamsの料金とは
Teamsの料金体制は無料版と有料版の2つのプランがあります。無料版はWeb会議ツールに必要最低限の機能が利用可能で、主にチャットやファイル送受信、画面共有です。Web会議の時間制限は最大60分、参加人数は最大100人になります。無料版には1人あたり2GBのファイルストレージが使用できますが、録画機能は備わっていません。
有料版は年間契約の月額相当で594円でWeb会議の時間制限は24時間、参加人数は最大300人です。録画機能も備わりWeb会議のトラブルを防ぎ、議事録の作成も可能なプランになります。なお、有料版には1人あたり1TBのファイルストレージ与えられ、多要素認証や監査ログなどのセキュリティとコンプライアンスに関する機能も利用が可能です。
まとめ
Microsoft TeamsはOffice製品を使ったリモートワークにおすすめのツールです。Zoomなどのオンライン会議ツールと異なり、あらゆるビジネスシーンに合わせたリモートワークが可能になります。
Microsoft Teamsは離れた場所にいる人同士とのコミュニケーション以外にファイルの送受信からスケジュール管理まで普段のルーティングワーク環境を与えてくれる機能です。Microsoft Teamsには2つのプランが用意されているので、目的に合わせて利用ができます。
