組織の生産性を最大化するためには全社横断的な情報共有が欠かせません。そこで重要な課題となるのがコラボレーションツールやグループウェアといったツールの戦略的活用です。本記事では、事業活動における情報共有の重要性と、社内ポータルサービス「365 View」について解説します。
社内における情報共有の重要性
情報共有の円滑化は企業の業績向上に直結する重要な要素です。現代はデジタル化の進展とともに組織を取り巻く環境の変化が加速しており、市場の競争優位性を確立する上では迅速な経営判断が求められます。そのためには全社戦略に基づく情報共有基盤を構築し、必要に応じて情報を取捨選択する仕組みを整備しなくてはなりません。組織内のデータを一元的に管理できれば情報の鮮度と品質が向上し、的確で迅速な意志決定を下す一助となるでしょう。
また、働き方改革関連法や新型コロナウイルスの影響などからテレワーク制度の普及率が高まっており、企業ではニューノーマル時代に即した働き方の確立が求められています。さらに、テレワーク環境ではICTを介した非対面のコミュニケーションが主体となるため、どうしても情報共有の遅滞や矛盾が生じます。したがって、リモート型の労働環境で従来と同等以上の生産性を確保するにあたっては、いかにして時間や場所の制約にしばられない情報共有基盤を構築するかが重要な課題です。
社内で情報共有を行うときの課題
ニューノーマル時代に即した情報共有基盤を構築する方法として挙げられるのが、クラウドコンピューティングの活用です。とくにMicrosoft 365のようなコラボレーションツールやグループウェアの戦略的活用が重要課題となります。ただ、Microsoft 365は非常に優れたソリューションですが、それ単体では以下に示すような課題を指摘する声も少なくありません。
- 複数のアプリケーションを横断する際に相応の手間を要する
- 部署全体のスケジュールを確認しづらい
- SharePointで作成した社内報が読まれない
- 各種アプリケーションにデータが散在しており一覧性に欠ける
- Teamsで大人数の参加者を登録するのが面倒
このような課題を抱えている企業におすすめしたいのが、365 Viewの導入です。
社内の情報共有に関する課題は「365 View」で解決
365 ViewはMicrosoft 365で提供される複数のアプリケーションを集約し、ひとつの画面で統合的に参照できるポータルサービスです。Outlookのカレンダー情報やSharePointのコンテンツ、Teamsのチャネルなどを一括参照できるため、部門を横断した社内情報の共有や業務の効率化に寄与します。また、Microsoft 365の運用体制が合理化されることで、テレワーク環境における社内情報の周知フローを整理したり、社内ポータルの作成を効率化できたりといったメリットもあります。
365 Viewで使える8つの機能
365 Viewにはコアとなる8つの機能があり、それによってMicrosoft 365の効率的運用と組織内の情報共有を支援します。
1. Microsoft 365連携
先述したように、365 ViewはMicrosoft 365のアプリケーションを一画面で管理し、シームレスな連携を実現するソリューションです。APIプラットフォームのMicrosoft Graphを利用してMicrosoft 365と連携し、ローカル環境で各種情報を一元表示します。データはMicrosoft 365側で保持されるため、堅牢なセキュリティ性を確保しながら情報共有に関する課題解決に貢献します。
2. 個人カレンダー
Outlookのカレンダー機能はスケジュール管理に長けており、個人やグループの予定管理に欠かせないアプリケーションです。365 ViewではOutlookで作成した個人のスケジュールをトップ画面から網羅的に把握できます。カレンダーの予定クリックでメンテナンスが可能なため、スケジュールの変更や追加も容易に実行可能です。また、カレンダー上のカメラアイコンをクリックするだけでTeamsに直接アクセスでき、Web会議システムの利便性が大幅に向上します。
3. 組織別カレンダー
365 Viewでは個人単位だけではなく、組織単位での一元的なスケジュール管理が可能です。ドラッグ&ドロップで簡単にグループを作成したり、特定のメンバーのみ予定を表示したりできるため、スケジュールや進捗の調整が容易になります。たとえば、プロジェクトメンバーをグルーピングしてスケジュールを一覧表示すれば、それぞれの予定や担当業務の進捗状況などを俯瞰的な視点で管理可能です。
4. 組織別アドレス帳
組織別アドレス帳は組織階層別にユーザー情報を検索・閲覧できる機能です。選択したユーザーの所属部署や役職、メールアドレスなどが表示されるため、特定のグループに属するユーザー情報をすばやく参照できます。さらに、表示されたユーザーをクリックすることで、そのままメールやチャットの送信先に設定可能です。また、組織やお気に入りのグループごとの表示に加え、選択したユーザー情報からメールの宛先をCCやBCCにセットすることもできます。
5. ニュース(掲示板)
SharePointで作成したポータルサイト上のコンテンツを365 Viewで閲覧できる機能です。SharePointはノンコードでポータルサイトを作成できる優れたアプリケーションですが、複数のコンテンツや社内報が散在し、周知事項の確認に手間を要するケースも少なくありません。365 ViewはSharePoint上の社内報や最新ニュースをトップ画面に表示できるため、組織内の連絡事項の効率的な通知が可能です。
6. インフォメーション
365 Viewは期限のある通知事項やSharePoint上の周知事項をトップ画面でアナウンスします。それにより、緊急度と重要度の高い通知を見逃してしまうリスクを最小限に抑えられる点が大きなメリットです。そしてインフォメーション上のニュースをクリックするとSharePoint上のポータルサイトに遷移し、詳細な情報を確認できる仕様となっています。また、あらかじめ設定した掲載期間に応じて自動で表示/非表示を切り替えることも可能です。
7. リプライ
リプライはFormsで作成した社内アンケートやeラーニングのリンクをトップ画面に表示する機能です。社内アンケートは従業員の声を収集するために欠かせない施策であり、組織の問題点や改善の方向性を把握する上で非常に重要な役割を担っています。しかし社内アンケートやエンゲージメント調査などを実施しても認知されず、思うように回答が集まらないというケースは少なくありません。365 Viewはトップ画面に回答期限を設定した依頼事項が表示されるため、アンケートの回収率を高められます。
8. パレットアイコン
自社で運用しているシステムへのリンクをトップ画面に追加できる機能です。365 Viewの画面上部にパレットアイコンが表示され、さまざまなアプリケーションにすばやくアクセスできます。Microsoft 365の各種アプリケーションはもちろん、他社のツールやWebサービスなどへのリンクを自由に設置できる点が大きなメリットです。また、表示されるアイコンをオリジナルの画像に変更することもできます。
社内の情報共有ツールなら「365 View」がおすすめ
365 Viewは迅速かつ簡単に低コストで導入でき、高セキュリティであるというメリットがあります。まず、社内ポータルサイトの構築は最短3日で完了します。次に、ユーザー側の主な作業はAzure ADの権限設定や組織情報の取込といった簡単な初期設定のみで、コーディングやデータの移行などは必要ありません。さらに、導入・運用コストに関しては初期費用無料で、月額300円/人という価格設定になっています。初期費用が無料かつ低コストなサブスクリプションサービスなため、システムの導入に伴う投資リスクを最小限に抑えることが可能です。先述したように、データはMicrosoft 365側に保存されるので、安全性と連携性に優れる情報共有基盤を構築できます。
まとめ
組織の生産性を高めるためには全社横断的な情報共有が必須であり、Microsoft 365のようなソリューションが必要です。365 ViewはMicrosoft 365とのシームレスな連携によって情報共有の円滑化に貢献します。先進的な情報共有基盤の構築を目指す企業は365 Viewの導入をご検討ください。
