昨今、人事業務に「人事評価システム」を導入することで、負担軽減や業務プロセス改革を目指す企業の動きが高まっています。本記事では、人事評価システムの基本的な知識や期待できるメリット、導入前に確認すべきデメリットを解説します。また、システム選定において押さえておきたいポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
人事評価システムとは
かつての人事評価は、紙やExcelで管理・運用されることが一般的でした。しかし近年、目標設定から評価会議の結果といった一連の流れをデジタル化することで効率化を目指す、「人事評価システム」の導入企業が増えています。
システムでは、従業員の目標や成果といった情報を入力し、用意されたプログラムで自動的に評価する方法や、目標の達成度合いで評価する「MBO評価」、高い成果を上げている人物像の特性をもとに評価する「コンピテンシー評価」ができるものなど、さまざまな種類が提供されています。
人事評価システムを活用すれば、過去の膨大なデータをもとに公平な評価を行えるのはもちろん、従業員一人ひとりに対し、評価後にどのように育成・教育していくべきかを分析できるようになるのもポイントです。従来のアナログな方法では煩雑になりがちであった人材配置を最適化し、育成を強化させる仕組みが可能になります。
人事評価システムのメリット
ここからは、人事評価システムを導入することで得られる主なメリットについて、具体的に解説します。
業務の効率化
前述したように、これまで紙などのアナログで管理されてきた人事評価をシステムで処理できるようになれば、一般的に負担が大きくなりやすい人事業務を自動化できるため、人による手作業が大幅に減ります。すると担当者は、より創造的で生産的な業務へ注力できるようになるでしょう。つまり、人事評価システムを導入することで、業務効率化や生産性向上が期待できます。
また、人材のスキルや特性をよく理解し、最適な部署へ配置できるようになると、人材活用が活性化し、経営基盤の強化にもつながるのもポイントです。
社員のモチベーション向上
人事評価は本来、人が人を評価する仕組みのため、評価者の先入観や感情を完全に排除することは困難です。しかし、人事評価システムであれば、評価はこれまでのデータをもとにコンピューターによって自動化されるため、より公平な評価を実現できます。これにより、不公平に評価されることへの従業員の不満が減り、会社に対するワークエンゲージメントが上がることで、組織全体の生産性向上につながります。ひいては優秀な人材が集まったり、離職率を抑えられたりするなど、人的リソースの最適化も実現するでしょう。
人事評価システムのデメリット
人事評価システムによって生み出されるメリットをより活かすためには、注意すべきポイントもあらかじめ確認しておくことが大切です。ここでは、代表的なデメリットについて解説します。
コストの増加
人事評価では従業員の勤務条件や環境による影響が大きく、企業によって評価基準や評価項目などが異なります。それゆえ人事評価システムには多くの場合、自社に合わせたカスタマイズが求められるため、導入コストは総じて高額になりがちです。一般的にクラウドシステムはオンプレミス開発と異なり、初期コストを抑えられることが強みです。しかし、人事評価システムの場合は上記の理由から、導入時にも相応のコストがかかることに注意が必要です。
ただ、高いコストをかけたとしても、それを上回るパフォーマンスやメリットを期待できるのであれば、導入する価値は十分あると考えられます。将来的なカスタマイズやサポートにかかるコストについても確認したうえで、自社にとって最適なサービス形態を選択するようにしましょう。
担当者の負担の増大
人事評価システムを導入する際には、現在運用している制度を見直すことも大切です。たとえば、日本では従来「身につけたスキル」「目標達成度」「意欲や行動」などの項目に基づいて、総合的に評価する仕組みが主流でした。しかし、時代が変わるにつれて評価制度も多様化していることから、新たな知識を得て、人事制度を再構築する動きが高まっています。
ただ、自社の経営方針やビジョンに合った人事制度とはどのようなものか、目的やメリット、デメリットなどを含めて検討・決定する作業は難易度が高く、担当者にとって負担となる可能性があるでしょう。
さらに、新たに人事評価システムを導入する際、既存の給与や勤怠管理といった別のシステムとスムーズに連携できるかどうかの確認も必要であり、幅広い知見や高いスキルを求められることもあります。
人事評価システムの選定ポイント
では、人事評価システムを選定する際、具体的にどのようなポイントに注目すればよいのでしょうか。ここでは、システムを選ぶにあたって押さえておきたいポイントを解説します。
導入目的が適しているか
まず、「なぜ人事評価システムを導入するのか」といった目的を明確化することが何よりも重要です。現在提供されている人事システムにはさまざまな種類があり、搭載されている機能もそれぞれ異なります。そのため、もし目的がぼやけていると、何を軸にして選定すればよいのかがわからず、結局自社のニーズに合わないシステムを選んでしまう可能性があります。
たとえば、「人事評価のみに絞って効率化したい」という目的であれば、人事評価に特化したシステムを選ぶと無駄がありません。ただ、360度評価などさまざまな評価制度に対応していたり、自社独自の評価基準をカスタマイズできたりするかどうかを確認しておくとより安心です。
一方で、「人材を適正に配置することも含めて、人事業務を包括的に効率化したい」という目的であれば、従業員の属性やスキル、経験などに関するデータを一元的に管理できる、タレントマネジメントシステムを導入すればニーズを満たせるでしょう。
このように、何のために導入したいのかをはっきりさせることで、ニーズに合う機能を搭載したシステムを選びやすくなり、導入もスムーズになります。
自社の評価制度に適しているか
前述したように、現在では企業の評価制度が多様化しています。たとえば「360度評価（多面評価）」は、1人の従業員の働きぶりに対し、上司や同僚などさまざまな立場の人が評価する方法です。
また「コンピテンシー評価」は、高い評価を得ている従業員の行動特性を分析し、抽出した基準項目によって評価します。「どのような行動をすれば評価を高められるか」がわかりやすく、従業員のモチベーションアップにも効果的であるため、近年採用する企業が増えています。
これらは、あくまで評価方法の一例に過ぎませんが、どのような評価制度を設けているかによって適したシステムも変わってきます。導入を検討しているシステムが、自社の人事評価制度と相性がよいかどうかも必ずチェックしておくようにしましょう。
自社の規模に適しているか
人事評価システムの中には、「1,000人以上の企業向け」「スタートアップから大企業まで」といったように、それぞれ想定する会社規模や組織構成を設定していることがあります。もし、こうした条件をしっかり確認せず、導入したシステムが自社の規模と合っていなければ、スムーズに運用できなかったり、使いにくかったりするリスクが発生するでしょう。
そのため、自社の規模と合っているかどうかだけではなく、将来的に起きうる組織の再編や部署の統廃合にも対応できるかどうか、人事異動の際に担当者のデータが自動的に引き継げるかどうかなども、あらかじめ確認しておくことが重要です。
人事評価には Microsoft Dynamics 365 Human Resources がおすすめ
従来、紙やExcelなどアナログで行われてきた人事評価の業務効率を上げるためには、自社に適した「人事評価システム」を導入し、活用することが重要です。
人事業務全般を効率化したい場合は、Microsoft社の「Microsoft Dynamics 365 Human Resources」がおすすめです。人材ソリューションで新たな人材獲得から、オンボーディング・育成計画策定・人事管理まで、関連するすべての機能を処理できるのが特長で、多くの企業で活用されています。人事の業務効率化に課題をお持ちであれば、ぜひ導入をご検討ください。
