販売管理システム選定ポイント

販売管理システムを導入することは、販売に関する商品情報などを一元的に管理し、経営への情報活用や業務効率性のアップなど、様々なメリットを享受するという意味でもあります。

現在では企業規模を問わず、販売管理のシステム化によって経営を効率的に行うことは「当たり前」の時代になっているのです。

そんな中多くの企業が苦慮することが、販売管理システムの選定です。 

販売管理システムを導入する上で私達は様々な選択肢を持っていますが、何が最適なのか？という答えを示してくれるものはありません。企業が自社事業を深く理解した上で、正解となる製品を選び抜かなければならないのです。

そこで今回は販売管理システム導入における、製品選定のポイントを紹介していきます。これまで販売管理システムを導入したことがない企業を想定し、できるだけ解りやすくポイントを紹介していきたいと思います。

販売管システム選定6つのポイント

業界特化型を選ぶのが基本

1つ目のポイントは、販売管理システム選定における基本を押さえることです。実は一口に販売管理システムと言ってもその形態は多様に存在し、業界ごとに特化した製品も多くリリースされています。

そして基本的には業界特化型を選ぶのが正解です。

中堅・大手企業では汎用型のパッケージ製品を導入し、それを自社事業に合わせてカスタマイズすることが少なくありません。これは多数の事業や多様な業務を抱えている企業であるため、独自のカスタマイズが必要になります。

一方中小企業では、上記のよう汎用型パッケージ製品を導入するメリットはあまりありません。確かに企業環境にマッチした販売管理システムを構築できるのは確かですが、改修費用などコストが肥大化するので費用対効果はそう高くないのです。

それならば、予め業界特化型として提供されている製品を選ぶことで、コストを抑えつつ販売管理システムのメリットを確実に得ることができます。

ちなみに業界特化型の販売管理システムとは、製造業ならば部品や原材料ごとに品質管理を行えたり、食品加工業なら賞味期限管理を行えたりなど、業界ごとに特化した機能を有している販売管理システムです。

クラウドサービスを検討する

企業でインフラ設備を保有する必要がなくシステムを導入できるクラウドサービスは、今や企業システムの中心となりつつあるサービスです。

販売管理システムにおいても数多くのクラウドサービスが提供されていますが、まずはクラウドサービスでの導入を検討してみましょう。その理由としては第一に導入コストの削減が挙げられます。

オンプレミス環境で販売管理システムを導入するとなると、サーバ調達、ソフトウェアインストール、初期設定など多くのプロセスが生じるため、導入コストも導入期間も大きくなります。

一方クラウドサービスでは既存PCとインターネット環境さえあれば導入することが可能なので、導入コストを大幅に減少することができるのです。また、ランニングコストについても削減できる可能性があります。

そしてもう一つに理由は運用負荷の低減です。現在は各企業において情報システム技術者が不足しているという現状がありますが、そこに販売管理システムの運用負荷が加わることで生じる負担は非常に大きくなります。

クラウドサービスならばシステム運用はベンダーが行うため、企業の運用負荷を大幅に減らすことができるのです。

実績の提示を求める

販売管理システムを選定する際に、ベンダーの導入実績を確認するのは当然のこととして多くの企業が行います。この時、単なる導入実績数のみを見るのは危険です。

例えば製造業に従事する中小企業が、導入実績豊富な業界特化型の販売管理システムを選定するとします。しかし、もしもこの製品が大手企業ばかりに導入されている販売管理システムならば、いくら業界特化型と言えど中小企業にマッチする可能性は低いでしょう。

つまり導入実績を確認する際は、自社と同じ業界並びに同じ企業規模での導入実績を持っているかを確認してください。

また、担当者とやり取りをする際は必ず導入実績の提示を求めましょう。担当者の言葉を鵜呑みにせず、しっかりと情報を提示してもらうことが重要です。

サポート体制のしっかりした製品を選ぶ

販売管理システムを止めるということは、経営の半分を止めるということと同義です。従って販売管理システムを常に安定稼働させなければなりません。

しかしトラブルとは必ず起こるものです。それが初めて販売管理システムを導入する企業であれば、尚のこと様々なトラブルを想定して対処しなければなりません。

そこで必ず、サポート体制のしっかりとした製品を選びましょう。 

万が一トラブルが生じて販売管理システムがストップしたとしても、ベンダーの対処が迅速であれば損害を最小限に留めることができます。また、サポート体制が整っていれば、日常的に生じる製品への疑問をすぐに解消することも可能です。

このため問い合わせ可能な時間、電話での問い合わせは可能か、平均解決時間はどれ程かなどを確実に把握しておきましょう。

機能要件を整理する

機能要件とは販売管理システムを選定する上で基準となるものです。従って、販売管理システムに何を求めるかを整理しておくことで、製品選定がスムーズに進みます。

機能要件を作成するためには、まず現状課題の把握から始めましょう。販売管理において生じている問題やボトルネックは何か？どうすれば業務効率性をアップできるか？などを整理することで、必要な機能なども見えてきます。

ただし、機能要件を詰め込み過ぎるのは厳禁です。要件が細かくなるほどそれに合致する製品は少なくなります。従って不要な要件はそぎ落とし、本当に必要な機能のみを定義していきましょう。

費用対効果で評価する

販売管理システムの価格は多くの企業にとって重要な評価指標です。しかし、選定に成功する企業の多くは製品の価格を無視します。 

とは言っても完全に無視しているわけではなく、費用対効果を算出した上で選品を評価しているのです。

費用対効果とは、導入コストに対しどれほどのリターンがあるかを数値的に表した指標です。ただし明確なリターンを算出しづらい販売管理システムでは、費用対効果を算出するのは簡単ではありません。

それでも費用対効果を評価する必要があるのは、表面的な価格だけでは製品の導入効果を測定することはできないからです。

例えば導入に100万円がかかり費用対効果が100％の製品Aと、導入に200万円かかるが批評対効果が150％の製品Bでは、長期的に考えると後者の方が圧倒的に導入メリットが高くなります。

このように表面的な価格ではなく費用対効果を算出することで、より正確な販売管理システム選定が実現するのです。

まとめ

今回紹介した、販売管理システム選定ポイントを押さえることはそう難しいことではありません。しかし、ポイントを押さえているかいないかでは最適な製品を導入できる可能性が大きく違います。

従って販売管理システム選定の際は、ここで紹介したポイントを念頭に置き、慎重な製品選定を行っていただきたいと思います。

また、販売管理システム選定のポイントはこの限りではないので、情報の正確性を確認した上で様々な選定ポイントを取り入れてみましょう。