エクセルでは限界！販売管理システムが提供する基本機能とは？

販売に関わる様々なデータをエクセルで管理することに、すでに限界を感じている企業は多いかと思います。「管理できなくはない。しかし、単なる管理を越えた情報の活用ができない」など、今後の市場競争で不利と感じているのではないでしょうか？

確かに、現在ではデータをもとにして経営を適切に行った企業が、明日の市場を生き残ると言われている時代です。このためエクセルやデータベースでの管理から脱却するのは時間の問題と言えるでしょう。

そこで有用なのが販売管理システムです。販売業務に関わる部分をトータル的にシステム化することで、従来の販売管理では難しかった、データの統合などが行えるようになります。今回紹介するのは、そんな販売管理システムの基本機能についてです。

販売管理システムでは何ができ、どんなメリットがあるのか？現在販売管理システムの導入を検討している、あるいは興味があるという方はぜひご一読ください。

受注・発注管理：オペレーションの負担を軽減する

受注と発注は、いずれも販売管理業務の起点になる部分です。受注が発生した段階から納品までの段取りが決まりますし、発注をかけた際は商品(部品や原材料を含む)の受け入れ体制を整えなければなりません。

そして受注・発注管理において最も負担がかかるのがオペレーションです。従来の管理環境だと過去の履歴を簡単に参照することができないため、作業に多くの時間を費やしていました。

販売管理システムでは過去の案件を簡単に検索できる他、キーワード検索などで普段は目に留まりづらい案件にも目を通すことができます。

主な詳細機能

• 受注登録
• 受注伝票出力
• 受発注同時登録
• 受注明細参照
• 受注残参照
• 受注集計参照
• 受注履歴参照
• 業務進捗管理

入荷・出荷管理：入出荷におけるミスを軽減する

販売管理業務の中でも最もミスが発生しやすいのが、恐らく入荷と出荷です。作業スタッフは検品リストやピッキングリストを目にしながら作業することが多く、人的ミスが発生しがちです。

しかしこれは、システム化されていない環境において「しょうがない」と言わざるを得ません。ミスがないよう注意喚起したり、マニュアルを徹底するなど取れる対策はありますが、「人為的ミスはなくならない」と認識しておくことが大切です。

ただしシステム化された環境であれば、このミスがいくらか軽減します。

例えば検品時にハンディターミナルを使用すれば、作業スタッフの目視だけでなく、検品内容をデータとして確認するこができるので、確実性が増します。出荷時においても同様にハンディターミナルを使用すれば、ミスは間違いなく軽減するでしょう。

また、ハンディターミナルと販売管理システムの連携が取れていれば、別途データ入力を行う必要なく、データ入力ミスまで軽減できます。

主な詳細機能

• 出荷登録
• 出荷指示書出力
• 送り状出力
• 宅配便送り状出力
• 出荷予定参照
• 出荷明細参照
• 未売上物件参照
• 入荷依頼入力
• 一括入荷依頼入力
• 入荷実績入力
• 検品実績入力

在庫管理：適正在庫を維持して経営を支援する

在庫を適正化することは想像以上に様々な効果をもたらしてくれます。

例えば「キャッシュフローの改善」。在庫とはいわば現金化されていない資産であり、在庫を無くすことで企業に利益が生まれます。ですので在庫が多すぎたり余ってしまっていると、資産を現金化できないがためにキャッシュフローが悪化します。

これにより他事業への投資ができなくなってしまったり、最悪の場合倒産する危険性すらあるのです。これが「在庫管理は経営そのもの」と言われている所以でもあります。

また、在庫管理を的確に行わなければ、在庫データは信頼性の低いものとして認識されてしまうため、誰も在庫データを参照しません。よくあるケースとして、営業が在庫データを信頼していないがために、発注がある度自ら在庫を確認しにいくという事態が起きています。

日に2度3度と確認しに行く時があれば、10～30分以上のタイムロスは確実に生まれているでしょう。

在庫管理を適正化して信頼性の高い在庫データを提供できれば、営業はもちろんその他在庫に関わる部門すべてで業務効率化効果が期待できます。

主な詳細機能

• 倉庫移動入力
• 棚卸計画入力
• 在庫調整依頼入力
• 在庫調整完了入力
• 部門振替依頼入力
• 評価替単価入力

債権・債務管理：請求、支払いを確実に行う

債権・債務管理は企業の利益を確保すること、そして企業の信頼性を守る上で重要な役割があります。

債権管理では取引で発生した売掛金を回収する機能が備わっており、取引先ごとに設定した請求日を管理することができます。債務管理では買掛金を管理し、支払い不備がないよう管理することができる機能です。

この他にも入金消込や遅延債権参照など、お金に関する管理業務をサポートする機能が多数備わっています。

主な詳細機能

• 入金登録
• 個別入金登録
• 入金明細参照
• 請求書出力
• 得意先元帳参照
• 売掛残高参照
• 遅延債権参照
• 検収・入金消込
• オンプレミスとクラウドでメリットが違う！

販売管理システムの基本機能を紹介し、各メリットについても少し触れてきました。実は、販売管理システムはオンプレミスで導入するか、クラウドで導入するかによってもメリットが異なるのです。

ここでその違いを簡単に紹介します。

まず社内でインフラ環境を整備しシステムを導入するオンプレミスでは、自由度の高さが最大のメリットとなります。汎用型の販売管理システムを導入すれば独自にカスタマイズすることができるので、自社環境に合わせて販売管理システムを構築していくことが可能です。

もちろん、パッケージ製品を導入して導入コストを下げることもできます。

対してクラウドで導入する販売管理システムのメリットは、迅速かつ低コストで導入できる点と、場所やデバイスに関わらずシステムにアクセスできるという点です。

クラウドとは提供事業者が運営するシステムをインターネット経由で利用するサービスです。従って、サーバ設置やネットワーク整備、ソフトウェアインストールや初期設定などが必要なく、非常にスピーディな導入を実現することができます。

また、それに付随して導入コストを軽減することもできるので、無理のない販売管理システム導入が可能です。

さらにインターネット経由で提供されているという特徴から、特定の場所やデバイスに固定されないシステム環境が実現します。つまり、デスクだけでなく外出先の別の端末からも、同一システムにアクセスし販売管理業務を行うことができるということです。

例えば営業部門は外出先から在庫管理データを参照でき、PCとインターネット環境だけで遠隔地の倉庫にも販売管理システムを導入することができます。これによる業務効率化などは、大幅なコスト削減効果が期待できます。

まとめ

販売管理システムは現場の業務効率化はもちろん、統合されたデータを経営に活かすという意味でも重要なシステムです。従って、現在では企業規模を問わず様々な企業で導入されています。

今回紹介した販売管理システムの基本機能は、あくまで一般的なものであり、製品によってはこの限りえはありません。大切なのは、自社にとって最適な製品を選ぶこと。そのためにも販売管理システムに関する理解をしっかりと深めた上で、正しい比較を行い最適な製品を選んでいただければと思います。