今ではグループウェアを導入し、チームや組織全体、社外とのコミュニケーション促進を図るのが当たり前の時代です。その先駆けとなった存在がNotesです。リリースされた1989年当時はロータス・デベロップメント社の製品であり、1995年にIBMが買収しています。そして2017年10月よりIBMが協業しているHCL TechnologiesにNotesを含む複数製品の売却を発表し、2019年7月には完全移行されています。
Notesは独自にスクリプト言語による業務アプリ作成など、当時としては画期的なシステムであり、IBMが買収したことでブランドネームが一気に膨らみ、大企業を中心に導入が盛んになりました。しかし現在、そのNotesがビジネス上のコミュニケーションやパフォーマンスの足かせになっている企業が多発しています。
かつては黄金時代を築いたNotesの問題とは何か？なぜ企業は新しいプラットフォームへ移行する必要があるのか？を解説していきます。
Notesは何が問題なのか？
それではさっそく、Notesを運用し続けることで起こる問題を1つ1つ確認していきましょう。
問題1. アプリの乱立によるバージョンロック
Notes最大の売りは、独自のスクリプト言語でアプリ開発を用意に行えるという点です。このため、企業はNotesに搭載された標準機能だけでなく、部署ごとの業務要件に合わせたアプリを開発してシステムの利便性を高めてきました。当時は、それが大きな問題に発展するとは誰も予測していなかったでしょう。
システムを最新状態に保つことはパフォーマンスとセキュリティの向上、両方の面で大切な作業ですが、業務との依存性が高いアプリがバージョンアップ後に正常に動作するかは実際に対応してみないと分かりません。業務に支障をきたさないようにと長年Notesをバージョンアップしていない企業も多く、中には20年近く古いバージョンのままというケースもあります。
問題2. ハードウェア老朽化とデータ増加に伴うレスポンスの低下
どんなシステムも導入当時は最新のハードウェアで動かすのが一般的です。それも長年運用し続ければ老朽化し、データが蓄積することでレスポンスの悪化を招くようになります。とりわけNotesの場合は、組織的に使用する情報共有基盤ということもあり、多種多様なファイルが保管され、日々やり取りするメールにも大量の添付ファイルがあります。
年を追うごとにワークフローも複雑になっていきますし、Notesデータベースが肥大化するのは自然の摂理です。ハードウェア老朽化問題の解決策として物理的な環境から仮想的な環境へと移行し、ハードウェアとソフトウェアの依存性を無くす方法が有効です。しかし、仮想化によってハードウェア老朽化に対処できたとしても、Notesを長年運用し続けることでNotesデータベースが乱立し、データベース内のデータが肥大化するケースは避けられません。
Notesを快適に動作させるためにさまざまな対策が取られていますが、可能ならば扱うデータ量が大きくなっても柔軟に対応できる拡張性の高い仕組みが必要です。
問題3. 保守・サポート切れによるセキュリティの低下
Notesでは部署ごとに独自にアプリを開発しており、個別のNotesデータベースが容易されます。個別最適化の観点から見れば利便性は高いものの、拡張性や保守性は著しく低下します。前述のように、開発したアプリが新しいバージョンで上手く動作しないケースが多く、新バージョンがリリースされても古いままNotesを運用しているケースがあります。
保守・サポート切れを起こしたNotesバージョンを使い続けると、当然セキュリティリスクは増大します。セキュリティ修正プログラムの適用が必要な事案が発生した場合にもベンダー側の対応が難しくなりますし、運用負担も膨らみます。
問題4. 必要な情報を横断的に検索できない
Notesには業務に必要なアプリを開発する機能が備わっています。開発したアプリごとのNotesデータベースが容易され、アプリとデータベースの関係は常に1対1です。古いバージョンのNotesでは作られたアプリごとに検索を行い、必要な情報を探さければいけません。
アプリを自由に開発可能なだけに、膨大な量のアプリが開発されると必要な情報を検索するのは非常に難しい問題です。古いバージョンのNotesでもサードパーティ製のツールを導入することで検索性は高められます。しかし、使いにくいシステムを補完するために新しいツールを導入すると、コストの増大はもちろんセキュリティやバージョンアップなどの観点から無駄な作業とリスクが増えることになります。
問題5. Notes技術者の退職による開発・運用コストの増大
Notesではメールやカレンダー等が標準異能として備わっています。しかし、データベース機能やディレクトリ機能、アプリ開発を前提に実装された機能が多いため実用的なシステムとするためにはアプリ開発が必ず伴います。アプリ開発はIT技術者でなくても、知識さえあれば誰でも開発可能です。
しかし、Notesでアプリ開発を行う場合は一般的な開発技術に関する知識ではなく、Notes専門の知識や技術が必要となります。このためアプリを開発した本人が退職してしまうと、業務を引き継いだ人がメンテナンスを施すのが難しく、機能の改修等が行えなくなるケースが頻発しています。
いかがでしょうか？以上のようにNotesには現状、さまざまな問題があります。一時は大企業を中心に普及したものの、現在では諸問題によって新しいプラットフォームへ移行すべきとう意見が大半を占めています。特に最近では、クラウド型グループウェアの台頭によって情報共有基盤を社内ではなく社外に置くのが当たり前になっています。
Notesの移行先として有効なクラウド型グループウェアとは？
多くのNotesユーザー企業は、すでに他の情報共有基盤への移行を完了しています。その移行先として選択されているのがクラウド型グループウェアです。クラウド型グループウェアは、インターネット上で提供される情報共有基盤であり、ハードウェアの設置・運用やネットワークの整備は不要です。必要なのはインターネット接続環境と、サービスを利用する端末だけです。
クラウド型グループウェアは外部からのアクセス環境にも優れていて、モバイルアプリを標準提供しているサービスが多いことから、Notesと比較してワークスタイルの変革を起こしやすくなっています。柔軟な働き方を提供することで従業員個々のワークライフバランスを保てます。
Notesからの移行に際しさまざまな課題もあり、最も大きな懸念点は業務との存生が高いアプリもしくは同等の機能をクラウド型グループウェアで実装できるか？です。これに関しては、クラウド型グループウェアによって開発環境を備えているものがあります。あるいは、情報共有基盤を刷新するにあたり既存の業務プロセスを見直し、業務改革を実施することが求められます。
現在もNotesを運用している場合、本記事でご紹介した諸問題によってビジネスパフォーマンスが著しく低下している可能性があります。この機会に、クラウド型グループウェアへの対応をぜひご検討ください。
