昨今、DXや働き方改革など業務改善に取り組む企業が増えています。しかし、業務改善を成功させるには、事前準備として自社の現状における業務フローの実態や、その問題点などを業務分析することが必要です。本記事では、業務分析の進め方や実施するメリットなどを解説します。業務分析や業務分析に関心のある方は、ぜひ参考にしてください。
タスクを細分化・可視化させる「業務分析」とは？
業務分析とは、ワークフローを深く分析することで、そこに潜む問題点や課題などを明らかにするための取り組みです。業務分析をする際には、業務全体をプロセスごとに細分化し、「誰が・何の業務を・いつ・どのように行っているのか」などの情報を可視化していきます。このように業務全体の内容を詳細に把握することで、自社に存在する「ムリ・ムダ・ムラ」などの問題やその原因を特定し、業務改善に役立てることが可能です。つまり業務分析は、業務改善に向けた取り組みの事前段階といえます。
業務分析を行う3つのメリット
続いては、業務改善を行うことで期待される3つのメリットを解説していきます。
1.ワークフローの改善が期待できる
メリットその1は、ワークフローの改善が期待できることです。業務分析によって業務の流れを可視化することで、各担当者がどのように仕事を行っているのかを明らかにできます。その際、たとえば「担当者ごとに同じ業務を違うやり方で処理している」などの非効率性が判明すれば、その課題に対策を講じて、組織的にワークフローを改善できます。こうして一連の業務の進め方が可視化・共有・統一されれば、担当者の変更などがあった際もスムーズに業務内容を把握し、対応できるようになるでしょう。
2.社員に依存せず業務の質を保てるようになる
メリットその2は、社員に依存せず業務品質を確保しやすくなることです。企業の中では、特定の社員が業務を抱え込んでしまっていることがよくあります。こうした状況は、過度な業務負担の発生や業務の属人化・ブラックボックス化につながる問題です。その点、業務分析を行って各業務を詳細に可視化していけば、そうした問題の有無を把握し、業務の平準化（業務量の均等化）が実現できます。業務の平準化を進めることで、特定の社員に集中していた業務負担を緩和し、業務のマニュアル化の促進や社員間の仕事の引き継ぎや連携が強化されるなどのメリットを期待できます。
3.どれくらいのコストが掛かっているか把握できる
メリットその3は、各業務にどれくらいのコストを要しているか把握できることです。業務分析においては、各業務の担当者やその人数をはじめ、所要時間、作業場所、必要なツールなどあらゆる情報を可視化していきます。したがって、業務分析を詳細に行えば、その業務に要している人件費や場所代、ツールの利用費用などのコストを割り出すことが可能です。
こうして各業務のコストを可視化できれば、業務改善を行う際も、費用対効果を踏まえたうえで改善すべき業務かどうか判断しやすくなります。もしも、それがコストに見合わない業務であったら、思い切ってなくしてしまうという選択も取りやすくなるでしょう。このように無駄な業務をなくしていくことで、従業員の業務量を減らし、時間外労働による残業代の発生なども抑制できます。
業務分析の方法
業務分析は複数の方法で実施可能です。以下では、業務分析の基本的な方法についてご紹介します。
ヒアリング・アンケート
業務分析の方法として第一に挙げられるのは、ヒアリングやアンケートを通して、社員から業務上の課題などについて聞き取り調査をする手法です。当然のことですが、各業務について一番理解しているのは、その業務を担当している現場の社員です。こうした社員から直接業務の実態を報告してもらうことで、データ化された定量的な情報からは窺えない、現場ならではの課題や苦労などを知ることが可能です。そこから現場ならではの視点を活かした改善のアイデアも生まれるかもしれません。
業界の動向
とりわけ新しい市場に参入したときなど、社内に業務のノウハウやデータが揃っていない場合には、社外のデータを参考に業界の動向を分析することもひとつの方法です。業界の動向を探るには、メディアや官公庁などが公表している既存データを活用するのがおすすめです。現代では、こうした有用なデータもインターネットで手軽に取得できます。もちろん、新聞や業界誌、専門誌などオフラインのメディアを参考にするのもよいでしょう。同業種の優良企業の取り組みなどを参考にすることで、自社の施策に還元したり、自社の長所・短所を客観的に評価したりできます。
ツールの利用
ITツールを活用して業務分析をするのもひとつの方法です。業務分析に用いられる代表的なツールとしては、たとえば「BPMツール」が挙げられます。BPMとは、“Business Process Management（ビジネス・プロセス・マネジメント）”の略称です。BPMツールは、ここに“System”や“Software”などの単語を加えて、「BPMS」と呼ばれることもあります。BPMSでは、既存の業務プロセスを監視・可視化して課題を抽出したり、新しい業務プロセスの有効性をシミュレーションしたりすることが可能です。
業務分析の進め方
続いては、業務分析の進め方について解説していきます。これらの手順を把握することで、効率的に業務分析を進められます。
業務内容の棚卸
最初のステップは、既存の業務内容の棚卸です。業務内容の棚卸とは、既存の業務を種別に分類し、各業務の作業内容や工数、発生頻度などの情報をまとめる作業をいいます。業務の分業化や専門化が進んでいる昨今、その部門の管理者でさえ、個々の業務の内実まで詳細に把握しきることは難しくなっています。それゆえ業務内容の棚卸は、実際の担当者の意見も聴取しながら行うのがおすすめです。
業務フローを作成
次のステップは、業務フローを作成することです。業務フローとは、一連の業務プロセスのつながりを図示したものです。この業務フローがしっかり作成されていないと、各業務がどのように関連し合っているのか全体像が把握できず、組織全体の業務の流れを効率化できません。また、個々の業務の価値を正確に測るためにも、その業務が業務フロー全体の中で、どのような役割や意義を持っているかを把握することは必要です。業務フローは、先にご紹介したBPMSを用いることで簡単に作成できます。
実施、効果検証
業務棚卸や業務フローの作成が終わったら、次は改善策を実施していきます。実施の際には、一度にすべてを改善しようとするのではなく、各課題に優先順位をつけて段階的に進めていくことが重要です。また、実施した改善策が必ずしも期待通りの成果を発揮するとは限らないので、実施後には効果検証を必ず行い、PDCAサイクルを回して継続的に業務の分析と改善を進めていきましょう。
まとめ
業務分析とは、業務全体の流れや個々の業務の内容を細かく分析し、自社の業務に潜む問題点などを特定するための取り組みです。業務分析を行い、業務に付随するさまざまな情報を可視化することで、効率的に業務改善を進めることが可能になります。
業務分析の方法はさまざまですが、そのひとつとしてはITツールの活用が挙げられます。たとえば「Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations」を活用すれば、業務分析や業務オペレーションの最適化を効率的に進められます。業務分析や業務改善に取り組む際は、ぜひ併せて導入を検討してみてはいかがでしょうか。
