さまざまな帳票作成ソフトがありますが、Dynamics 365にも多くの帳票作成パターンがあります。そこで今回は、Dynamics 365を使った帳票作成やExcel帳票のメリット、問題点などについて詳しく解説していきます。
Dynamics 365の帳票作成方法とは
Dynamics 365は統合的な業務アプリケーションを扱えるだけでなく、Microsoftの製品との親和性が高いという特徴があります。まずは、Dynamics 365で帳票を作成する方法や、各方法のメリットを詳しく見ていきましょう。
Word Template
Microsoft Wordのファイルに、Dynamics 365のデータをインポートしてダウンロードする方法です。Wordを使ってレイアウトを作成できるので、普段からWordを使っている方なら違和感なく帳票作成の作業をすることができるでしょう。
ただし、複数のエンティティに縦断するデータを帳票に記載する際には、作業が煩雑になる恐れもあります。いずれにしても、日常的にWordを使っている方であれば、それほど問題なく帳票を作成することができるはずです。
改めて新しいソフトを購入するのは抵抗があるという方や、これまで使っていたWordをそのまま帳票作成に役立てたいという方なら、この方法で帳票作成してみるのもいいでしょう。
Dynamics 365付属レポート
Dynamics 365 に付属しているレポート機能を使って帳票作成する方法です。最初からDynamics 365に付属しているので、帳票作成のために新たにソフトなどを開発する必要はありません。
そのため、特に手間や時間をかけなることなく、スピーディーに使うことができるというメリットがあります。帳票作成のためにコストをかけたくないという方や、新しい作業などをしないで初めから付属しているものを使って済ませたいという方は、この方法で作成してみてもいいでしょう。
ただし、カスタマイズが難しく、細かい要求への対応に手間がかかるなどのデメリットはあります。すぐに使い始めることはできますが、帳票の作成中は手間がかかる作業が多くなるという点は覚えておいたほうがいいでしょう。
SSRS(SQL Server Reporting Services)
Microsoft社の標準的な帳票作成ツール「SQL Server Reporting Service」を使う方法です。SQL Server Reporting Serviceは、プログラミングによってさまざまな制御ができるという大きな特長があります。Excelとは違って修正できない形で帳票を出力することも可能です。SQL Server Reporting Serviceの使い方次第では、承認フローに組み込むこともできます。
デメリットとしては、Visual Studioの利用が必須となるという点が挙げられるでしょう。プログラミングによる自由度の高さはありますが、扱いは難しいので初心者にはおすすめできません。
サードパーティ製帳票作成ツール
パッケージ製品として提供されているサードパーティ製の帳票作成ツールを使う方法です。サードパーティ製の帳票作成ツールは細かい設定ができるという特長があるため、自分でいろいろと設定を変えたいという方には最適でしょう。サードパーティ製の帳票作成ツールには機能が豊富というメリットもあるので、多彩な機能を使って帳票を作成したいという方にも適しています。
ただし、新たにツールを購入する必要があるので導入コストがかかります。また、多機能すぎて使いこなせないといった問題が生じる可能性もあります。「コストをかけてでも機能が多いツールを使いたい」という方は、サードパーティ製表作成ツールを使ってみてもいいかもしれません。
Excel帳票
Excel帳票の使い方は特に難しくありません。まずは帳票の各項目に入力情報をまとめたデータベースを作成します。項目欄に情報を入力した後は帳票フォーマットに情報を転記しましょう。オンライン上で公開されているフォーマットを利用することも可能です。
転記後は出力様式を選択して出力すれば作業は完了となります。このような使いやすさが、Excel帳票の大きなメリットと言えるでしょう。多彩なフォーマットをネット上から気軽にダウンロードできるのも魅力です。無料で利用できるフォーマットも多いので、さまざまなシーンで活用することもできます。
Excel帳票管理の課題点
帳票作成の方法を覚えてしまえば流れ作業的に扱える使いやすいExcelですが、課題も少なくありません。
データ整理の手間がかかる
Excelで帳票を作成していると、最新のファイルがどれなのか分からなくなることがあります。このような事態が発生すると、最新版のファイルを探す時間がかかったり、ほかのデータを整理する手間がかかったりするので、作業効率が悪くなってしまいます。場合によっては、最新版ではないファイルを参照してしまうなどのミスにもつながるでしょう。
誤って上書きする恐れがある
作成したExcelファイルを、誤って削除してしまったという経験がある方も少なくないでしょう。ファイルがゴミ箱の中に残っている状態であればデータの復旧は難しくないので、それほど心配する必要はありません。
しかし、誤ってファイルを上書きしてしまった場合は、元の状態に修復するのが大変難しくなってしまいます。このように、Excelファイルは誤って削除や上書きをしてしまう可能性が高くなり、場合によっては取り返しのつかない事態になるという問題があるのです。
内部統制が難しい
Excelは部門ごと、従業員ごとの運用が一般的となります。通常、最低限の管理は情報システム担当者が行いますが、実際には運用管理は大変難しいというのが現状です。場合によっては、情報流出などのトラブルが発展することも考えられます。
たしかに、プログラムを自動化するマクロ機能は大変便利で、VBAを使えば高度な自動化も実現します。しかし、開発者以外が内容を理解するのは難しいというデメリットがあるため、引継ぎや修正の際にトラブルになる可能性はあるでしょう。
Excel帳票ならSLERTがおすすめ
SLERT は、Dynamics 365/Power AppsでExcelを使った帳票を作成するツールです。Excelで作成した見積書や請求書、売上分析報告といった帳票を、レイアウトはそのままに、プログラミングをすることなく使うことができます。
Dynamics 365ではビューやフォーム画面に帳票出力のメニューボタンが表示され、ボタンをクリックするだけでExcel帳票がPCにダウンロードされます。また、Excelのヘッダー/フッターの利用や明細行でのグルーピング、小計といった機能も備えています。
まとめ
Excelは帳票の管理や作成に便利なツールですが、データの整理や内部統制が難しいなどの課題もあります。スムーズな帳票作成とデータ管理を実現したいという方は、Excelのレイアウトはそのままに、プログラミングもすることなく利用できるSLERTの導入がおすすめです。今なら30日間無料トライアルを実施しているので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
