コロナ禍によってテレワークを経験したことをきっかけに、他者と一緒に働くことの意義やチームコラボレーションの方法を改めて見つめ直している企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、チームコラボレーションの重要性やよくある課題、ITツールなどを活用したコラボレーションの促進方法などについて解説します。
社内でのチームコラボレーションの重要性
チームコラボレーションはビジネスにおいて、なぜ重要なのでしょうか。まずはコラボレーションの基本的な意味と、ビジネスにおけるチームコラボレーションの重要性について解説します。
コラボレーションとは
コラボレーションとは、チームや従業員同士が協力して共通のビジネス目標の達成を目指す行為です。たとえば、ある問題の解決やプロジェクトを計画通りに完了させるためなどにアイデアを出し合ったり、お互いのスキルを活かして業務を処理したりします。異なる経験・知識・スキル・アイデアを持った各メンバーが自分の個性や強みを最大限に発揮することで、問題はより迅速かつ効率的に解決され、ときにはそこからビジネスにまったく新しい展開をもたらすようなイノベーションが生み出されることもあります。
ビジネスでのコラボレーションの課題
組織のパフォーマンスを最大化するには優れたコラボレーションが不可欠ですが、さまざまな課題がその障害として立ちはだかります。
たとえば、コラボレーションの土台となるのはメンバー間のコミュニケーションですが、異なる立場や個性を持ったメンバーが常によい人間関係を築けるとは限りません。特に昨今、普及が進んだテレワーク環境においては、メンバーそれぞれが別の場所で仕事を行うため、量と質の両面でコミュニケーションの低下が懸念されます。
また、情報のアクセス性や共有方法なども問題が起きがちなポイントです。チームが足並みをそろえて協力するには、業務に必要な各種データや他メンバーの仕事の進捗状況などを、全員でリアルタイムにアクセス・共有できるようにするのが理想です。逆に、こうした体制が確保されていないと、仕事に抜けや漏れ、余計な待ち時間が発生したり、ときには複数の担当者が二重に対応を行ったりする事態を招きます。
チームの情報共有や認識の統一をするには、定期的なミーティングなどが有効ですが、それも頻繁に行いすぎるとメインの業務を行う時間が圧迫され、従業員のモチベーション低下を引き起こすこともあります。こうした情報共有の問題は、チームの規模が大きかったり、部門を跨いでコラボレーションを行おうとしたりするときに障害となりがちです。
コラボレーションの効果・メリット
上記のような課題を乗り越えてでもコラボレーションを促進すべきなのは、コラボレーションには以下のようなメリットがあるからです。
生産性を向上できる
チームの各メンバーは、さまざまなスキル・知識・才能を持っています。コラボレーションを行うことで、こうした各人の強みを活かし、効率的にビジネス目標を達成することが可能です。これによって組織全体の生産性向上が期待できます。
イノベーションを生み出せる
異なる視点を持ったメンバー同士がコラボレーションすることで、チームメンバーはお互いの価値観やアイデアなどに刺激を受けることが多くなるでしょう。こうした交流が化学反応のように働くことで、個人個人で働いているだけでは生まれなかった新しい発想やイノベーションの創出が期待できます。メンバー個人の成長にとっても、コラボレーションを通して他者から学ぶ機会を得るのは大切なことです。
メンバーの満足度・幸福度も高まる
トラブルなどに直面したとき、職場で誰にも助けを求められない状況は不幸なことです。逆に、コラボレーションを通してチームメンバーが互いに助け合い、信頼し合える環境は、メンバーの仕事への満足感・幸福感を高める効果があります。これによってメンバーの仕事への定着率は高まり、各個人の仕事への習熟度や、コラボレーションの質がさらによくなっていくことが期待できます。
チームコラボレーション実現の方法
良質なチームコラボレーションを実現させるには、以下に挙げる方法がポイントになります。
チームの目標を明確に設定する
第一に重要なのは、チームの目標を明確化することです。自分たちがどのようなビジネス課題の解決や目標達成を期待されているかが曖昧なままでは、メンバーは認識を共有できず、ばらばらの方向に進んでいってしまうことでしょう。その点、チームの目標やその優先順位などを最初に明確化することで、メンバーは自分たちのやるべきことを的確に把握し、お互いに協力し合いやすくなります。
コミュニケーションを円滑にする
メンバーがサポートし合ったり、活発に意見を出し合ったりするためには、コミュニケーションを円滑化する工夫が大切です。たとえば、どれほど優れた意見を持っていても、内向的な人や役職の低い人はミーティングなどで積極的に発言しにくいことがあります。したがって、そうした人でも気軽に意見できるように、誰もが発言しやすい雰囲気をチーム内につくることが重要です。具体的には、「優れた意見には賞賛や共感の気持ちを積極的に表明する」「異なる意見を簡単に排除しない」「役職に関係なく意見を尊重する」などの文化やルールを浸透させていくことが必要でしょう。
ツールを活用する
円滑なコミュニケーションや情報共有を可能にするためには、ITツールの活用が効果的です。たとえば、プロジェクト管理ツールを使えば、各メンバーのタスクの進捗状況やスケジュールなどが可視化され、タイムリーに協力しやすくなります。
また、チャットや社内SNS、Web会議システムなどのコミュニケーションツールを活用すれば、テレワーク下でもコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。Web会議システムで対話しながら、クラウド上でファイルを共同編集できるツールなどを活用することで、オフィスで一緒にPC画面を見ながら操作するのと近い感覚で共同作業を行うことも可能です。
おすすめコラボレーションツールを紹介
最後に、コラボレーションの円滑化に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
Teams
「Microsoft Teams」は、チャット機能やWeb会議システムなどを備えた代表的なコラボレーションツールです。Microsoft TeamsのWeb会議は最大1万人ものユーザーが参加できるため、大規模なイベントなどを行う際も役立ちます。
さらにMicrosoft Teamsでは、「Microsoft Whiteboard」というオンラインホワイトボードも利用可能です。これを使えば、Web会議などでメンバーがその場でアイデアなどを書き込み、意見を簡単に共有できます。PDFをページ単位で挿入したり、画像を挿入したりすることも可能です。
また、Microsoft Teamsは「Microsoft office」などのMicrosoft製品と連携でき、ファイルの共同編集やファイル共有にも対応しているので、メンバーはいつでも必要なデータにアクセスし、効率的に情報共有を行えます。クラウドツールはセキュリティ面が不安な人も多いかもしれませんが、Microsoft TeamsはMicrosoft社の高度なセキュリティ機能で守られているので、安心してデータのやり取りができるのも魅力的なポイントです。
Microsoft Dynamics 365
「Microsoft Dynamics 365」も、社内のコラボレーション促進に役立ちます。Microsoft Dynamics 365はクラウド型のERP製品で、プロジェクト管理ツールをはじめ、マーケティング管理ツールや営業支援ツールなど個別の部署に特化した機能も備わっています。Microsoft TeamsやOfficeアプリと連携させることも可能です。
Microsoft Dynamics 365によって社内のデータを一元管理できるため、全社的な情報共有やデータ活用を進め、部門横断的なコラボレーションを進めるうえでも非常に重宝します。
まとめ
社内の人的リソースを最大限に有効活用し、ビジネスで成功を収めるためにはチームコラボレーションが不可欠です。優れたコラボレーションを実現するには、コミュニケーションや情報共有をスムーズにできる体制を整えることが重要ですが、その際にはITツールの活用がカギとなります。
たとえば、「Microsoft Teams」と「Microsoft Dynamics 365」を統合させれば、「Microsoft Teams」上で「Microsoft Dynamics 365」に蓄積された情報を閲覧・共有するなどして、スムーズな情報共有を実現できます。社内のコラボレーションを促進するために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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