表計算ソフトであるExcelを利用することで帳票を作成している企業は多いでしょう。
もちろんExcel以外にも帳票を作るために専門的なソフトを導入している企業もあります。しかし互換性やデータのやり取りに手間を感じているケースもあるでしょう。
今回は、帳票をExcelで実現するメリット・デメリットから、ツールを利用して、より効果的、効率的に帳票を作成する方法を解説します。
帳票をExcelで作成することメリットとは？
Excelで帳票を作成することはいくつかのメリットが存在します。コストの面や、Excelの入力作業は単調であり、使い方に困る人が少ないなどです。また、ほかのPCでの閲覧も容易なことが挙げられます。
詳しいメリットについて解説します。
コストがほとんどかからない
ExcelはMicrosoftが提供するOfficeソフトの1つです。PC購入時にオプションで導入できることに加え、プリセットで導入されていることも多いでしょう。つまりほとんど場合で、新しくソフトを購入するなどの費用コストがかかりません。
また、教育コストも、わかりやすいユーザーインターフェースと利用経験者の多さから必要がないと言えます。新規にかかる費用がないことで、低コストで利用できるのがメリットです。ほかにもシート内での条件判定の変更や、関数の修正などを行う場合に外注もないため、コストがかかりません。
非常にコストパフォーマンスがいいと言えるでしょう。
入力作業が簡単で誰でも使える
誰でも一度はWindowsに触れたことがあるでしょう。近年では中学生から授業でExcelに触れる機会も多いため、若い社員から熟年の社員まで、広く使い方を理解している方が多いです。
また、Excelにはさまざまなテンプレートが用意されているため、テンプレートを選択することで、ひな形に沿って数値を入力していくだけで、誰でも簡単に入力作業ができると言えます。
それ以外にも、Excelにはマクロという機能が備わっており、マクロ機能を学習すれば難しい操作でも、より簡単に計算を行い、作業することが可能となっています。
もちろんマクロについては学習コストがかかりますが、プログラミングなどの高級言語と比べればマクロを学習するのは難しいことではありません。
データを共有化しやすい
企業のPCには基本的にOfficeが標準的に搭載されています。これはつまり、ExcelもWordも存在しているということです。例えば社内だけで保管しているファイルサーバーがあると仮定して、Excelファイルを作成して保存しているとします。もちろんクラウドサーバーでも構いません。社内専用のサーバーの中に、Excelで作成されたファイルがあるということは社内のグループ内でデータの共有が容易に行えると言えるでしょう。
パスワードを設定することもできるため、見せたいグループだけパスワードを展開して、データの共有を行うことも可能。そしてブックごとに別途パスワードを設定して、閲覧を許可する者を限定すれば、安全なデータ共有も実現します。
帳票をExcelで作成することデメリットとは？
Excelで帳票を作成するというのは、コストのメリットや使いやすさばかりが目につきますが、制作にかかる時間や、共同作業の困難さ、人的ミスが起きやすいなどのデメリットが目立ちます。
詳しいデメリットを解説します。
帳票の開発・作成に時間を要する
帳票の開発・作成というのは実際に作成を開始すると、レイアウトの設定や計算式の適切な使用など、見えるコストだけが少ないだけで、初心者が帳票に着手する場合、人件費という見えないコストが発生すると言えます。当然ながら帳票の式があっているかどうかの確認、検証チェックなども行わなければその帳票が問題ないとは言い切れません。
あくまで最初からPCに導入されていることや使用者が多いという部分の時間が省略できるというだけで、全体を通してみると、実は思っていたより時間がかかっていた、などということが多く見受けられるのです。
大容量のデータを扱うのは困難
Excelはシートを複数作ることができます。つまり帳票の枚数が多くなるとシートも増加していきます。中小企業の帳票は企業の規模の観点からExcelで十分な規模に収まると考えられるでしょう。
しかしながら、大企業になると帳票の枚数も桁違いになりますし、データ量自体も膨大です。項目数も多くなることは明らかでしょう。
Excelではシートの枚数が増えるごとに、読み込みに時間がかかり、処理に膨大な時間を要することがあります。また、当然ながらデータとして一元管理したいと考えた際に、複数ファイルを同時に扱わねばなりません。Excelでは難しいと言えるでしょう。
共同で作業するとエラーが起きることも
共同で編集を行いたい、ファイルが同じでもシートは違うから問題ないと考えている人がいるかもしれません。しかしExcelでは複数人が同時に作業すると利用できない機能が存在しています。また、途中まで編集が保存できなくなるなど、破損することもあるのです。
編集部分がエラーになってしまっても、自動保存が機能していればある程度は安心でしょう。しかしそれを利用していない場合は、最悪の場合はまた最初からやり直しとなってしまう恐れもあります。もちろん、その分だけ労力やコストがかかります。安全に共同作業をすることが完全に担保されていないため、Excelでは複数の人が同時に作業することは向いていません。
データの入力は手作業となるためミスも
Excelでのデータ入力は手動です。莫大なデータを人的な手法で入力することになります。もちろんcsvファイルなどを読み込むことや外部ファイルを読み込むなど方法はありますが、帳票としてのレイアウトを考えると現実的ではありません。
そのため帳票を人の手で作成していることが多いのです。このとき起きがちなのが入力を間違えることやセルの位置を間違えるなどの人的なミスでしょう。
それ以外にも、データの入力だけが担当の人が、セルの重要な数式を誤って削除してしまうなどもあります。手作業には人的ミスが常に起こり得ると言えるのです。
帳票作成専用ツールで弱点をカバー
Excelの帳票作成の弱点を補うには、帳票作成専用ツールを利用するのが望ましいでしょう。ツールの利用で、作業の効率化を計ることができますし、データの一元化が可能です。また、Dynamics 365との連携が実現すれば、さらにスマートな帳票作成まで実現するでしょう。
作業を大幅に効率化することができる
帳票作成専用ツールを利用することで、Excelで作成する際の作業を大幅に効率化、省力化することができるようになります。Excelではインポートできないようなデータのリストでも、帳票作成専用ツールを利用することで容易に取り込むことができるため、作業の大幅な効率化が見込まれます。
専用ツールは帳票作成に特化しているため、データを一元管理することが可能になります。これによって発行から履歴までさまざまな情報の共有まで実現するのです。
Dynamics 365のデータを活用し、Excelでの帳票作成も可能
Excelを利用している企業は販売や営業システムにDynamics 365を利用している企業もあるでしょう。Dynamics 365を利用し、データが蓄積されているのであれば、例えば以下のような機能を用いることで、簡単にDynamics 365とExcelとを連携させることが可能です。
ソースリンク社のExcel帳票作成ツール、「SLERT」。これは、販売や営業で利用しているDynamics 365とExcelを連携させることで、自動でフォーマットに合わせて帳票作成することが可能となります。帳票作成のスマート化は、担当者たちの負担軽減はもちろん、人件費削減にも直結するでしょう。ぜひ、こうしたツールを導入してみてください。
まとめ
Excelでの帳票作成についてのメリットやデメリット、効果的なツールについて解説しました。Excelで帳票を作成するのは、弱点が多いと感じますが、専用の帳票作成ツールを利用して弱点をカバーすれば、一元管理も可能となります。
また、Dynamics 365を利用しているのであれば、販売や営業のデータをExcelと連携できるため、効率的な帳票作成が実現へつながります。積極的にDynamics 365を利用し、データの連携をとることで、コスト削減を実現していきましょう。
