「バックオフィス」や「事務職」と一口にいっても、そこに含まれる部門や業務はさまざまです。本記事では、バックオフィスとはそもそも企業においてどのような役割を担っているのか、個別の部門やその仕事内容とともにご紹介します。また、バックオフィスの事務作業を効率化する方法や、そのメリットも併せて解説します。
バックオフィスの意味
「バックオフィス」とは、直接に顧客と接することのない間接業務を行う部門の総称です。バックオフィスの業務は事務処理が中心になるため、一般に「事務職」といわれる職種はこのバックオフィスに対応しています。バックオフィスの対義語は「フロントオフィス」で、こちらは営業やマーケティングのように、顧客と直接かかわり、自社の事業で利益を生み出していくことを目的とした仕事です。
バックオフィスはフロントオフィスのように、売上などの直接的な利益を生み出すことはありません。しかし、たとえば経理や営業事務を専門に担当する人や部門がなければ、営業担当者は受発注や請求書などの事務処理に追われ、肝心の営業活動に専念しにくくなってしまうでしょう。それゆえ、フロントオフィスも含めて企業全体が円滑に機能を発揮するには、バックオフィスの働きが不可欠です。
バックオフィスに当たる部門や職種
一口に「バックオフィス」といっても、実際の仕事内容はさまざまです。以下では、バックオフィスに該当する具体的な部門や職種をご紹介します。
経理・財務
経理や財務、会計などの部門はバックオフィスの代表格です。簡単にいうと、こうした部門では自社のお金の管理を預かります。具体的には、自社の財政が破綻しないように財務計画を作成したり、自社が行う一切の入出金の記録や管理、報告を行ったりして、企業の財務を計画的かつ安定的に機能させる役割を担います。法人税などの税務会計を行うことも、重要な仕事のひとつです。
人事
人事部門では、企業の重要な資産である「ヒト」の管理を行います。たとえば、各従業員をどの部門に配属するか決めたり、昇給や昇進などにもつながる人事評価をしたりするのは、人事部門の重要な役割です。また、新卒・中途の採用活動や社員研修の運営なども、人事部門の仕事として欠かせません。さらに、従業員の給与や労働条件、福利厚生などのとりまとめも行います。
法務
法務部門では、自社の活動や契約が合法的かチェックをしたり、各種の法的手続や訴訟対応を担ったりします。昨今、企業の法律違反やコンプライアンス違反に社会は厳しい目を向けているため、自社の企業イメージを保つためにも法務部門の役割は重要です。とはいえ、中小企業などでは社内に専門のスタッフや部門を置かず、必要なときのみ社外の弁護士などに頼っている場合も多いでしょう。
情報システム
情報システム部門は、社内で利用するシステムやネットワークなどの開発・構築・運用などを担当する部門です。社外のベンダー企業が開発したシステムを各部門が導入する際も、製品の選定やインストールなどの作業を情報システム部門が担当することは多いでしょう。
また、サイバー攻撃や情報漏えいなど、ITに関連したセキュリティリスクに技術的な対策を行うのも、情報システム部門の大切な仕事です。「デジタル化」や「DX」などの取り組みが近年注目されているように、現代のビジネスにおいてIT活用は不可欠であり、それを担う情報システム部門の重要性も非常に大きくなっています。
総務
総務部門は、社内の「何でも屋」として他部署が担当できない業務を一手に引き受け、社内環境を整えます。たとえば、社内の施設や備品・消耗品の管理、社内行事の企画運営、自社の代表電話の受付などが代表的な業務です。人事や法務といった専用の部門が独立して設置されていない場合は、総務部門がそれらの業務を兼任している場合も多く、総務部門の仕事は企業によって大きく異なります。
一般事務
一般事務は、社内のさまざまな部門や支社で行われる専門性の低い事務仕事です。たとえば、データ入力や書類のファイリング作業、電話や来客への対応などが該当します。受発注の処理や見積書・請求書の作成など、営業担当者の補佐にフォーカスして仕事している場合は「営業事務」と呼ばれることもあります。
バックオフィスが担う事務処理業務を効率化するメリット
上記のように、バックオフィスはさまざまな面から企業の組織運営を支えていますが、企業によっては処理すべき事務量が多すぎたり、業務効率が悪かったりして、健全に機能していない場合も多々あります。こうした課題を抱えている企業にとって重要なのが、事務処理業務を効率化することです。以下では、バックオフィスの業務効率化によって得られるメリットをご紹介します。
人材不足の解消
事務処理業務の効率化は、バックオフィスで起きがちな人手不足の解消に役立ちます。直接的な利益を生まないバックオフィスの業務は、最低限の人数で回している企業も多く、その場合、担当者にかかる負担は大きくなりがちです。残業の多さなどから離職率が高くなり、フロント業務にまで影響が出るほどの人材不足に陥っている場合もあるでしょう。その点、業務効率化を行い、事務処理にかかる負担や時間を減らせれば、バックオフィスにかかる人件費を増やすことなく人手不足を解消できます。
生産性の向上
事務処理業務の効率化によって、生産性向上も期待できます。バックオフィス業務の中には、作業としては単純ながら時間のかかる定型業務が数多くあります。こうした業務を自動化・効率化できれば、担当者はそれにより空いた時間を使って、これまで手をつける余裕のなかった業務改善などに取り組み、生産性の向上を実現できます。
また、中小企業などではフロントオフィスの担当者がバックオフィス業務も兼務していることが多々ありますが、こうした場合も事務業務の効率化を行えば、メインの業務に集中しやすくなるでしょう。
事務作業を効率化する方法
では、実際に事務作業を効率化する方法としては、どのようなものがあるのでしょうか。
第一に必要なのは、業務の見直しと削減です。まずは、これまで行っていたバックオフィス業務の内容を洗い出し、そこに不要な業務や生産性の低い業務が含まれていないか確認していきます。たとえば、不要な資料の作成や複数の担当者が同じ業務を行っているのがその一例です。もしもそうした無駄が発見できたら、思いきって削減してしまいましょう。不要な業務はそもそもなくしてしまうことで、必要な業務の効率化に専念しやすくなります。
不要な業務を削減したら、次は「必要だけど非効率的な業務」について、ITツールを活用して改善していくのがおすすめです。「会計システム」や「人事システム」のように、ITツールの中にはバックオフィス内の個別分野に特化した製品が数多くあります。そうしたツールを活用すれば、その業務に関連した情報を一元管理したり、各種計算や資料作成などの業務を効率化したりできます。
あるいは、あるシステムから別のシステムへデータをコピペするような単純作業なら、「RPA」というツールを用いて自動化するのも有効な手法です。こうした単純な定型作業ではケアレスミスなどが起きがちですが、RPAで自動化すれば、そうした人的ミスの発生を抑え、よりスピーディに作業を完了できます。
まとめ
バックオフィスとは、企業における間接業務を担当する部門の総称です。バックオフィスは売上などの直接的な利益を生む仕事ではありませんが、企業が円滑に機能するために欠かせない役割を持っています。
バックオフィスの事務作業を効率化するには、ITツールの活用が有効です。たとえば「Microsoft Dynamics 365」では、基幹業務や情報系システムの一部データを一元的かつリアルタイムに管理し、効率的な業務管理を実現できます。「Microsoft Dynamics 365」は、業務効率化を行うツールの中でも比較的導入が容易なので、事務作業の効率化のためにぜひ導入してみてはいかがでしょうか。
