Dynamics 365 Salesとは？ 機能やプランについて解説

Microsoftが提供する「Dynamics 365 Sales」は、豊富な実績を誇る強力な 営業支援 パッケージです。
Dynamics 365 Salesは、営業の業務効率を改善できるツールであり、AIとの連携機能も強化されたことで利用を検討している企業は少なくありません。

Dynamics 365 Salesとは

Dynamics 365 Salesは、Microsoftが提供するビジネスアプリ「Dynamics 365」に類する営業支援パッケージツール です。顧客情報の管理や営業担当者の行動管理など、営業活動にまつわる業務をツール化できます。そのほか、「Dynamics 365」のERPと連携することで、さらなる拡張性を持たせることも可能です。Dynamics 365の詳細については、下記のページで詳しく解説しています。ぜひ本記事と併せてご覧ください。

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Dynamics 365 Salesを導入するメリット

Dynamics 365 Salesの最大のメリットは、営業効率 向上と企業の売上アップが期待できる点です。導入することで、なぜ可能なのか、具体的なメリットを4つに分けて紹介します。

1. さまざまなシーンで活用できる機能がそろっている

Dynamics 365 Salesを使うメリットの1つ目は、 顧客管理、商談・販促管理、活動管理 など営業活動に関わるさまざまなシーンで活用できる点です。

例えば、顧客管理と活動管理を別々のツールで管理する場合は、2つのツールに同じ内容を入力するケースがあるなど、管理も複雑になります。 1つのツールで営業活動をサポートしてくれる点が、Dynamics 365 Salesの魅力 です。

2. 営業活動の属人化を防ぐ

Dynamics 365 Salesを使えば個々の営業担当者のスキルや経験に依存することなく、一貫した営業戦略を実行できます。

また、AIが営業活動を分析してくれるため、顧客のニーズを的確に把握し、より効果的な営業活動が可能です。Dynamics 365 Salesの導入により、 組織全体での売上増や属人化によるリスクを軽減が期待できる ため、企業が成長するために欠かせないツールとなるでしょう。

3. IT知識やノウハウがなくても直感的に操作できる

Dynamics 365 Salesの特徴の1つが、営業経験が浅い社員でも、 商談からクロージングまでの一連の流れの業務効率化 が可能な点です。

Dynamics 365 Salesのユーザーインターフェースは、使いやすさを重視して設計されており、営業担当者が日々の業務に集中できるように最適化されています。複雑な設定やプログラミングの知識が不要で、 直感的なドラッグアンドドロップやシンプルなメニュー操作で必要な機能を利用できます。

導入後も、ツールに慣れることに時間をかけることなく、すぐに業務に取り組めることも、Dynamics 365 Salesの大きなメリットです。

4. 端末を問わず社外でもアクセス可能

Dynamics 365 Salesはクラウドベースで設計されているため、インターネット環境があれば、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、あらゆるデバイスからリアルタイムで情報にアクセス・更新ができます。

営業担当者が外出中や移動中でも顧客データを参照できることは、大きな利点でしょう。これにより、 営業チームはリモートワークを行うなど、場所に縛られずに効率的な業務を展開できます。

Dynamics 365 Salesの搭載機能

Dynamics 365 Salesには具体的にどのような機能があり、どのような点で役立つのでしょうか。ここからは、Dynamics 365 Salesに搭載されている機能のうち、主要な3つについて詳しく紹介します。

1. マーケティング機能

Dynamics 365 Salesの 「マーケティング機能」では、「マーケティングリストの作成」「キャンペーンの作成」が可能 です。これらはリストマーケティングを行う上で不可欠な機能であり、以下のようにそれぞれ有用な役割を持っています。

・マーケティングリストの作成

自社が保有する顧客リストを、業種・売上・住所ごとに「リード」として管理できます。 特定のリードを抽出することで、自由なマーケティングリストが作成可能です。適切なマーケティングリストを効率的に作成し、キャンペーン立案や実行をより 効果的に行えます。

・キャンペーンの作成

マーケティングリストがあれば、それと紐づけたキャンペーンをスムーズに作成できます。さらに、1つのキャンペーンに複数の活動を盛り込むなど、 マーケティング戦略に応じたカスタマイズも可能です。

2. SFA/CRM機能

商談化以降の営業プロセスでは、営業活動の管理や顧客管理が求められます。これらの活動も、Dynamics 365 Salesの「 SFA / CRM 機能」で管理可能です。SFA/CRM機能には、主に「ダッシュボード」「営業案件」「プロセス管理」という3つの機能があります。

・ダッシュボード

ダッシュボードとは、現在対応中の商談について、 進行状況や 売上予測 を一画面で表示する ものです。表やグラフなどによりデータを可視化するので、効率的な分析に役立ちます。メンバーでこのダッシュボードを確認し合えば、直感的に営業活動の進捗が把握・共有できる点もメリットです。

・営業案件

営業案件は、それぞれの 商談に関する必要情報をひとまとめに管理する機能 です。さらに、Microsoftのファイル共有ツール「Share Point」などの外部ツールと連携することで、提案書や議事録の作成も効率化できます。

・プロセス管理

商談のスケジュールや内容を、プロセスとしてツール上で管理可能 です。商談の優先順位や各ステージで行うべき行動をツールが管理してくれるので、営業サイクルの短縮や営業担当者の負担軽減につながります。

3. Microsoft連携機能

Dynamics 365 Salesは、同じくMicrosoftの「Microsoft 365」と連携することで、さらなる機能を発揮します。

Microsoft 365とは、ExcelやWordをはじめとしたMicrosoft Officeアプリケーションを定額で使えるサービスのことです。Microsoft 365で使える連携機能のうち、「Outlook連携」「Excel連携」「Share Point Online連携」「Microsoft Sales Copilot連携」の4つをピックアップして紹介します。

・Outlook連携

Outlookは、Microsoft 365のメールソフトです。Dynamics 365 Salesにアクセスする際は、通常Webブラウザやモバイルアプリを使用しますが、Outlookからもアクセスできます。顧客とのメールのやり取りを全て同期させられるので、顧客情報管理やキャンペーンの実行に役立つでしょう。

・Excel連携

Dynamics 365 Salesに登録した情報を、Excelで編集することも可能です。また、Excel上でテンプレートを作成すれば、報告書の作成や会議資料の作成業務を大幅に削減できます。

・Share Point Online連携

営業資料を複数人で同時に作成する際は、Share Point Online連携が便利です。アクセス権限を設けることで、ユーザーごとに編集の可否も決められます。

・Microsoft Sales Copilot連携

Microsoft の公式サイトでは、Dynamics 365 SalesのCopilot機能について次のように紹介されています。

生成 AI を使用して営業案件やリード、会議準備メモを要約する AI アシスタント

Microsoft Sales Copilot連携によって、Dynamics 365 Salesに記載した案件内容や、会議の議事録を要約してくれる機能やAIを使用した営業メールの自動作成機能を利用できます。

Dynamics 365 Salesのプラン

Dynamics 365 Salesには、4つのプランがあります。プランごとに使える機能や拡張性が異なります。まずは、それぞれのプランについて料金を確認しましょう。

※2024年12月時点
Dynamics 365 Sales ProfessionalでMicrosoft Sales Copilotを利用する場合は、1ユーザーあたり月額約5,000円の費用が追加でかかります。

Dynamics 365 Sales Professional

基本プランである「Dynamics 365 Sales Professional」では、競合企業・販売目標・担当地域の管理や、「パートナー リレーションシップ管理」が制限されています。さらに、Microsoft 365との連携にも一部制限があり、ワークフローの自動化もできません。

上記で紹介した基本機能は使えますが、ProfessionalのプランにMicrosoft Sales Copilotは含まれていないため、Microsoft Sales Copilotを利用する場合は、追加料金が発生します（1ユーザーあたり7,496円／月）。

Dynamics 365 Sales Enterprise

「Dynamics 365 Sales Enterprise」は、基本プランで制限される機能のほとんどが使えるプランです。アプリケーションによる拡張性も増しており、一部制限されている機能（ポータル、Dynamics 365 Sales向け Sales Insightsなど）もアドインとして利用できます。

また、Microsoft Sales CopilotはDynamics 365 Sales Enterpriseに含まれているため、追加料金は不要です。

Dynamics 365 Sales Premium

「Dynamics 365 Sales Premium」は、販売担当者とマネージャー向けのプランです。先ほどのプランでは別途追加が必要だった、Dynamics 365 Sales向けのSales Insightsが最初から搭載されています。このSales Insightsでは、営業の見通し予測やリレーションシップ分析、アシスタントのカスタマイズ、通話の文字起こしなどが可能です。

Microsoft Relationship Sales

「Microsoft Relationship Sales」は、2つ目の「Dynamics 365 Sales Enterprise」に、 「LinkedIn Sales Navigator」が付属したプランです。LinkedIn Sales Navigatorでは、ビジネス用SNSツール「LinkedIn」に紐づいた、人物情報や企業情報などのリードを活用します。これら、LinkedIn Sales Navigator上に保存された情報を同期し、Dynamics 365 Salesに組み込みます。

Dynamics 365 Salesを選ぶべき企業の特徴

SFAには、Microsoftが提供するDynamics 365 Sales以外にもさまざまな製品が存在するため、自社が抱える課題や導入目的に合ったものを選ぶことが肝心です。

営業活動を管理・分析し効率化したい企業

Dynamics 365 Salesは、営業プロセスの可視化や高度なデータ分析に特化したツールです。営業活動や顧客管理を効率化する機能が豊富に搭載されていることから、営業チームの生産性を向上させたい企業に向いています。例えば、AIの活用により、見込み顧客の優先順位付けや営業プロセスの自動化が可能です。可視化されたデータに基づいて戦略を検討することで、より効率的で精度の高い営業活動を実現できます。

Microsoft製品を既に利用している企業

Dynamics 365 Salesは、Microsoft製品との親和性が高く容易に連携できるため、社内で既にMicrosoft製品（Excel、PowerPoint、Outlookなど）を利用している企業はスムーズに導入を進められます。

Microsoft製品との連携が困難なSFAでは、データの入力や転送を手作業で行わなければならず、人為的ミスのリスクは低くありません。その点、Dynamics 365 SalesにはMicrosoft製品と同期する機能や、リアルタイムでデータを取り込む機能などが搭載されており、無駄な工程とミスの削減が可能です。

部署間のデータを一元化したい企業

Dynamics 365 Salesには、SFA／CRM以外にもさまざまな機能が搭載されています。顧客や従業員の情報、財務状況、在庫、納期などを一元管理できるため、部署間のデータを統合してシームレスに情報共有したい企業に最適です。

シームレスな部署間の情報共有は、業務効率化だけではなく、生産性向上にも期待できます。例えば、営業活動においては、各部署のツールをDynamics 365 Salesに統一することで、マーケティング部や開発部と密接なコミュニケーションを図りながら、業務の進行が可能です。

Dynamics 365 Salesの活用事例

ここでは、その具体的な活用事例を初心者向けに紹介します。

営業がその日のタスクを確認する

Dynamics 365 Salesでは、 営業担当者がその日に行うべきタスクを簡単に確認 できます。

予定されているミーティング、必要なフォローアップ、提出すべき報告書などを一覧で表示します。営業担当者は1日の始まりに、その日に何をすべきかをすぐに把握でき、計画的に業務を進められるでしょう。

タスク管理が簡単になることで、営業効率が向上し、より多くの顧客との接触が可能 になります。

営業がアポの準備を行う

アポイントメントの準備にも、Dynamics 365 Salesを活用できます。 顧客の購入履歴や過去のコミュニケーション記録を参照すれば、営業担当者は顧客のニーズや関心事を素早く正確に理解できるので、効果的な提案を準備できるでしょう。

さらに、顧客に関する重要な情報をすぐに確認できることで、信頼関係の構築にも役立ちます。アポの準備にSalesを活用し、顧客ごとに個別に、より戦略的なアプローチを行えます。

複数部署間でクライアント状況を確認する

Dynamics 365 Salesを使えば、 複数の部署間でクライアントの状況を共有し、協力して業務を進められます。

例えば、営業部門がクライアントとのやり取りを記録すると、それをサポート部門やマーケティング部門も閲覧でき、各部署が同じ情報に基づいて行動できます。これにより、顧客の問題に迅速かつ効果的に対応することが可能になり、 顧客満足度 の向上につながる でしょう。

複数部署間でそれぞれの担当業務を確認する

Dynamics 365 Salesは、 複数部署間での業務分担を明確にするのにも役立ちます。 各部署が行うべき業務やその進捗状況をリアルタイムで確認し、業務の重複や見落としを防げます。

例えば、営業部門が新規のリードを獲得したらマーケティング部門が関連するキャンペーンを開始するなど、部署間の協力がスムーズに行えるでしょう。これにより、 全体としての組織の効率と生産性が向上します。

Dynamics 365 Sales 導入プロセス

Dynamics 365 Salesの導入プロセスは、大まかに「要件定義」「導入計画の策定」「テスト運用」「本稼働」のフェーズに分けられます。スムーズな導入を目指すには、基本となる要件定義から入念に進めていくことが大切です。ここでは、各フェーズのポイントを押さえておきましょう。別途費用がかかりますが、ノウハウを持つパートナー企業の導入支援を受けることも考慮するとよいでしょう。

現在の課題を洗い出し要件定義をする

具体的な計画がないまま導入を進めてしまうと、「Dynamics 365 Salesの機能が自社の業務とマッチしない」「Dynamics 365 Salesの強みを上手く活かせない」などの失敗につながる可能性があります。そのため、Dynamics 365 Salesを導入する際は、事前に課題を洗い出し、どのような要件が必要かを検討する作業が欠かせません。

また、ツールの運用が可能かどうか、事前にシミュレーションを行うこともポイントです。必要に応じて、設定変更や機能追加を検討しながら要件定義を進めることで、Dynamics 365 Salesをスムーズに受け入れられる運用体制を整備できます。

導入計画を策定しテスト運用をする

要件定義が完了したら、導入計画の策定とテスト運用のフェーズに移行します。ツールの導入後、求める機能や仕様によって、想定通りに動かない可能性も考えられます。導入を成功させるためには、要件を満たしていることや不具合が生じていないことの確認作業が不可欠です。

導入前の主なテストとして、要件を満たしているかどうかを、モジュールごとに検証する「単体テスト」やツール全般で検証する「全般テスト」のほか、「ユーザー受け入れテスト」「システムテスト」「統合テスト」が挙げられます。ユーザー受け入れテストでは、すべてのユーザーに対応するようにツールが適切に構築されていること、システムテストでは脆弱性がないこと、統合テストでは実際の使用環境下でツールが機能することを検証します。

運用体制を整えてシステムを本稼働する

テストで問題がなければ、既存のデータを新ツールに移行し、業務用ツールとして本格的に運用を開始します。本稼働する際は、操作マニュアルの作成や従業員への教育も重要です。ツールの仕様や設計、使い方などを体系的にまとめるドキュメンテーションを行うことで、新ツールがスムーズに定着し、業務効率化につながりやすくなります。

Dynamics 365 Sales導入時のポイント

Dynamics 365 Salesは、業務効率化や生産性向上を期待できるツールですが、導入にあたってはいくつかの押さえるべきポイントがあります。導入したにもかかわらず、効果を十分に発揮できない失敗を避けるためにも、以下の3つのポイントを意識しましょう。

知識のある人材が必要である

ベンダーからも導入や運用のサポートを受けられますが、社内に専門人材がいない場合、コミュニケーションに齟齬が生じる可能性があります。ベンダーにすべてを任せるのではなく、社内にも専門人材を用意して、円滑にコミュニケーションをとれる体制を整えることが求められます。

現場の理解を得る

Dynamics 365 Salesの導入は、企業全体を巻き込む大きなプロジェクトになるため、トップダウンで進めていくものですが、実際にツールを利用する現場の意見を聞くことを忘れてはなりません。例えば、既存のツールに使い慣れている従業員や、Dynamics 365 Salesへの理解が不十分な従業員の場合、「新ツールへの移行によって、むしろ手間が増えるのでは？」という疑問を抱えると想定されます。

したがって、要件定義の段階から現場担当者の意見を聞くなど、理解を得ながらプロジェクトを進めることが肝心です。現場の意向を反映せずに導入を進めてしまうと、上手く活用できず業務効率化どころか、逆効果を与える可能性があります。

運用体制を構築する

導入しても、部署によって使い方やルールが不揃いでは、業務効率化をあまり期待できません。導入を成功させて業務効率化につなげるには、あらかじめ目的を明確にし、ツールの運用方法を定めておきましょう。具体的には、データの入力ルールや管理者のチェックルールなどをそろえておく必要があります。統一化した運用体制を構築することで、各部署が独自のルールで業務を進めてしまう失敗を避けられます。

まとめ

Dynamics 365 Salesは、マーケティングリストの作成やSFA/CRM機能など、マーケティング・営業に必要な機能を多数搭載しています。

さらに、多くの企業が採用しているMicrosoft 365アプリとの連携も可能です。Microsoft Sales Copilotとの連携機能が発表されたことで、Dynamics 365 Salesはさらに注目を集めています。SFAをお探しなら、ぜひ導入を検討してみてください。

Dynamics 365 Salesの特徴やプランごとの違いについては、以下の資料でも詳しく紹介しています。導入を検討中の方は、こちらも併せて参考にすることをおすすめします。