営業は外へ出て取引先を回るイメージが強くありますが、バックオフィスと呼ばれる業務も存在し、重要な役割を果たしています。本記事では、バックオフィスの概要から、なぜ重要視されるのか、気を付けるべき課題を解説します。また、営業事務で効率化が可能な仕事やツールを使ったおすすめの方法も紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
営業におけるバックオフィスとは？
営業でのバックオフィス業務と言われても、ぼんやりとしたイメージしか浮かばないかもしれません。まず、バックオフィスの概要から解説します。
バックオフィスとは
一般的にバックオフィスは、営業などフロント部門を支える業務を担います。つまり、顧客と対面で会ったり、取引したりしないものの、間接的に業務上関わっているのがポイントです。社内の具体的な部署でいえば、総務や経理、人事、法務部門、あるいはそれらに関わる事務部門が該当するでしょう。
バックオフィスの重要性
営業におけるバックオフィスも、直接収益や売上を上げるわけではありませんが、非常に重要な役割を果たしています。それは、営業担当者が取引先で受注してきた案件について、請求書を発行する業務や決算業務といった、営業に関する管理業務を担っているからです。もしも、バックオフィスが機能していなければ、円滑な企業活動に支障をきたすでしょう。これらの業務は煩雑であったり専門性が求められたりするため、営業担当者が外回りと並行して行うことは、現実的ではありません。
限られた社内の人的リソースをうまく配分することは、経営上重要なポイントであり、営業においてもバックオフィスは不可欠な存在と考えられます。
営業事務の仕事内容
いわゆる営業事務といえば、業界や商品によってさまざまな業務内容があります。基本的にはPCのソフトウェアやビジネスアプリケーションを操作するスキル、こまごまとした事務処理を正確かつスピーディーに処理できる能力などが求められるでしょう。
例えば、メールの送受信や電話での対応、書類や資料の作成、ファイル管理は、ビジネスパーソンとして基本となるスキルです。より営業の実務に近い業務では、売上や納品状況を管理したり、商品の在庫管理をしたりすることもあります。顧客の情報をデータ化したり、案件を管理したりすることで、フロントで活動する営業担当者がスムーズに営業活動できるようサポートすることも、バックオフィスにとって大切な役割です。
営業におけるバックオフィス業務の課題
営業を支えるバックオフィス、つまり営業業務には解決すべき課題も存在します。ここでは、主な2つの課題について詳しく解説します。
業務効率化が進んでいない
営業事務は、あくまで営業担当者の仕事のスピードに合わせ、大量の業務を迅速に処理する必要があります。しかし、いまだに資料を紙で管理していたり、たとえPCでデータ処理をしていても社内のネットワークを活かしきれなかったりしていれば、処理速度が落ちる、あるいはミスが増えることも想定されるでしょう。
昨今は、DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組む企業も増えてきました。しかし、まだデジタル化を進められていない企業では、業務効率性が悪いために無駄が増え、長時間労働になるなど、労働環境の悪化が懸念されます。
業務量が多い
営業のバックオフィス業務は基本的に業務量が多く、また専門的で知識や経験を求められ、一定の高いスキルが必要です。そのため、限られた担当者が長く同じ仕事に携わる状況がよく見られ、属人化の問題がクローズアップされがちです。たとえうまく業務が回っているときは支障がなかったとしても、担当者が休職や退職することになれば、引き継ぎに多大な時間がかかったり、業務のクオリティが大きく下がったりすることも考えられます。
バックオフィスを効率化させるメリット
バックオフィス業務を効率化させると、さまざまなメリットが生まれます。従業員側と企業側のそれぞれの立場から、代表的なメリットを解説します。
従業員のワークエンゲージメントが高まる
バックオフィス業務を効率化できると、注力したい他の業務に人的リソースを割けるようになるでしょう。すると人員数に余裕が生まれて、一人ひとりの業務負担が軽減され、チェック漏れやヒューマンエラーを防げるようになります。
昨今は「ワークエンゲージメント」といった言葉が注目されるようになりました。これは、従業員が仕事に対してやりがいや幸せを感じられ、会社と深く結びつきながら共に成長していくことを指す用語です。ワークエンゲージメントが向上すると、生産性が上がるとともに、離職率の低下も抑えられるメリットがあります。
さまざまなコストを削減できる
バックオフィス業務を効率化すると、さまざまなコスト削減にもつながるのも大きなメリットです。たとえば、これまで人の手によって行われてきた単純な定型作業は、ツールなどで自動化すると人件費を削減できます。また、作業内容を書式化しておくと属人化を防ぎ、誰でも引き継いで作業を継続できるといったメリットもあるでしょう。
バックオフィス業務ではまだデジタル化が進んでおらず、紙媒体が使われるシーンもよく見られますが、デジタル媒体へ移行すれば、わざわざ印刷することもありません。作業の手間や固定費としてのコストを減らせるとともに、地球環境に配慮した積極的な取り組みとして、企業イメージ向上にも貢献できます。
顧客満足度の向上につながる
バックオフィス業務を効率化できると、それによって新たに空き時間が生まれ、カスタマーサービスなどの顧客一人ひとりに向き合う業務により注力できるようになります。また、時間の有効活用は、生産性にも関わってくるでしょう。生産性が上がれば、従業員のみならず従業員を取り巻く取引先や顧客の満足度にもつながります。ひいては企業全体のロイヤルティ向上に期待できるのも魅力です。
営業のバックオフィスで効率化が可能な仕事とその方法
営業におけるバックオフィス業務の中で、効率化が可能な仕事は、いわゆる管理業務や資料作成業務が挙げられます。
まず、管理業務は営業担当者の代わりとなり、受注から商品の在庫管理、納期調整や入金のチェック、売上管理などの仕事が該当します。また、営業には資料作成も欠かせない仕事です。資料と一口で言っても、顧客へのプレゼン資料や社内会議用資料、見積書など、その種類は多岐にわたります。営業担当者は外回りで作成の時間がとりにくいため、これらの資料作成は営業事務の重要な仕事となります。
効率化にはSFAやCRMがおすすめ
最近は、これら管理業務や資料作成業務を効率化する際、SFAやCRMを活用することが増えてきました。SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業にまつわる情報や業務プロセスを自動化する、「営業支援システム」のことです。導入すると、営業活動に関する情報を一元的にデータ化し、きめ細かな分析も可能になります。
SFAと似たものとしては、CRMもあります。CRMは「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略で、「顧客管理」と訳されます。顧客の属性や購買履歴など、顧客データを一元管理するとともに、営業の枠を越えて、マーケティングやプロモーション、カスタマーサポートもカバーするのが特長です。
厳密にいえば両者には違いがあるものの、昨今は、SFAもCRMも同じような機能を持つシステムが主流のため、提供される内容を確認した上で導入、活用するとよいでしょう。
営業事務やバックオフィスには Microsoft Dynamics 365 Sales がおすすめ
一般的に営業事務の業務量は多く、専門性が高いものもあります。しかし、効率化を図れるツールを導入することで、従業員のワークエンゲージメントや顧客満足度が向上します。ツールの中でも特におすすめは、「Microsoft Dynamics 365 Sales」です。顧客に関するあらゆるデータの一元管理や営業支援といった便利で多彩な機能を活用すれば、業務の属人化も防げるでしょう。営業部門の無駄を省き、売上促進を図りたいといった課題があれば、「Microsoft Dynamics 365 Sales」の導入をぜひご検討ください。
