バックオフィス業務は企業を円滑に運営する需要な役割を担いますが、人手不足などの問題にも悩まされがちです。こうしたバックオフィス業務の問題を改善するにはデジタル化を推進し、業務の自動化・効率化に取り組むことがカギとなります。そこで本記事では、バックオフィス業務を自動化・効率化する方法や、そのメリットを解説します。
バックオフィスの役割とは?
企業においては、営業やマーケティングのように売上に直結する「フロントオフィス」と、それらをサポートする「バックオフィス」の2つの機能があります。バックオフィスに対応する主な部門は、経理・人事・総務などです。これらの部門では、以下のような仕事を行います。
- 経理部門：経理部門では、会計帳簿や請求書などの財務書類の管理や処理を行い、自社の予算を監督します。
- 人事部門：人事部門では、人材の採用・配置・管理・評価などを行い、自社が的確に人材を活用できるように監督します。
- 総務部門：総務部門では、事務処理や電話応対、社内の施設や消耗品の管理整備など幅広い仕事を担当します。人事など複数部門の仕事を兼ねることも少なくありません。
これ以外にも営業事務や法務、庶務など、バックオフィスの仕事はさまざまです。バックオフィス業務は社外から利益を運んでくるような仕事ではないものの、組織を健全に保ち、事業を円滑に運営していくために欠かせない役割を持っています。
バックオフィスが抱えている課題
売上などの直接的な利益を生まないバックオフィス業務は、フロントオフィスと比べて軽視されやすく、多くの問題が見過ごされがちです。バックオフィスによくある課題としては、たとえば以下のようなことが挙げられます。
フロント業務に人員配置が優先されて人手不足
経営者は基本、直接的に利益を生み出すフロント業務に人的リソースを注ぎたいので、バックオフィスは人手不足になりがちです。
専門的な知識が必要で属人化しやすい
バックオフィス業務の中には、経理や法務など専門知識が必要なものもあり、人手不足も相まって属人化しやすくなります。
属人化すると改善が進まずミスや不正も起きやすくなる
属人化が起きると、業務の内情がほかの人からは見えにくくなるため、何か問題があっても改善が進まず、ミスや不正も起きやすくなります。
デジタル化があまり進んでいない
バックオフィス業務はデジタル化が遅れがちで、さまざまな管理を紙で行っていることも多々あります。
自動化へのハードルが高く、余計な時間がかかる
バックオフィス業務の中には、高度な知識や判断を要するものも多く、そうした業務は自動化するのが難しいという課題もあります。結果、業務遂行に必要な時間や負担も多くなりがちです。
人手不足や業務の属人化は、従業員の業務負担の増大につながります。これはデジタル化や自動化が遅れており、業務の効率化がなされていない場合も同様です。これらの結果、業務負担が過度になれば、バックオフィスの離職率が向上し、さまざまな事務仕事をフロントオフィスの担当者が兼務しないといけなくなるかもしれません。それを防ぐには、バックオフィス業務の自動化や効率化を進めるのがカギになります。
なお、バックオフィス業務の課題についてより詳しく知りたい方は、下記記事もご参照ください。
関連記事「バックオフィス自動化はなぜ進まないのか？仕組みやメリット、課題を解説」
バックオフィスを自動化・効率化するメリット
バックオフィスを自動化・効率化するメリットとしては、以下のことが挙げられます。
生産性やモチベーションの向上
従来、手作業で行っていた業務を自動化することで、業務の効率や処理スピードが改善され、その結果、生産性の向上が実現できます。自動化によって空いた時間を使って、より複雑な仕事に注力したり、残業時間が減ったりすることも期待される効果です。ワークライフバランスが上がれば、従業員のモチベーションも上がりやすくなります。
ミスや不正の削減
システムによって業務を自動化することで、注意不足などによるヒューマンエラーを削減できます。これにより業務品質の向上も実現可能です。また、自動化に伴って業務をシステム上で管理するようになれば、万が一不正があった場合も発見しやすくなります。
コストの削減
コストの削減も期待される効果のひとつです。業務の自動化や効率化によって、より少ない時間や人員で仕事を処理できるようになれば、人件費を削減できます。また、ペーパーレス化も実現できれば、紙資料の管理に必要な労力や保管場所などのリソースも減らすことが可能です。
バックオフィスで自動化・効率化できる主な業務
バックオフィス業務の中には、自動化・効率化に適した業務と、そうではない業務があります。基本的に自動化に向いているのは、単純な処理を繰り返し行う定型業務です。具体的には、主に以下の業務が挙げられます。
勤怠管理
社員の勤務時間や、遅刻・早退・欠勤（有休）などの管理を手作業で行おうとすると、非常に煩雑な手間が必要です。勤怠管理システムを導入すれば、そうした記録を自動集計できるので、効率的に従業員の勤怠管理を行えます。
採用管理
採用管理においては、応募者の情報管理や選考スケジュールの管理、連絡業務などが必要です。採用管理システムを導入すれば、これらの情報を効率的に管理したり、応募者へのメール連絡を自動化したりできます。
給与管理や請求書発行、経費精算などの経理
経理業務では、従業員の給与管理や請求書の発行、経費精算などに多くの時間が取られます。その点、会計システムを導入すれば、経理に必要な数々の計算を自動化できます。また、紙資料をデジタルデータに変換できるOCRと、自動化ツールのRPAを組み合わせれば、請求書などの入力作業を自動化可能です。特に、AI（人工知能）が搭載されたAI-OCRを活用することで、書式の違う請求書や手書きの文字なども正確に読み取れます。
人事評価
人事評価を行う際には、各従業員の業績や勤続年数、能力、モチベーションなどさまざまな要素を考慮しなければいけません。人事評価システムを活用することで、人事データの一元管理、評価票の作成の自動化、目標設定の管理などが行えるので、効率的かつ公正に人事評価を行いやすくなります。
バックオフィス自動化の方法
バックオフィス業務を自動化・効率化する方法としては、主に以下の方法が挙げられます。
1:ペーパーレス化を行う
ペーパーレス化は、業務の自動化・効率化の基盤となる取り組みです。請求書など大量の資料を紙で管理するのは、コストも労力もかかるうえ、紙の劣化や紛失などセキュリティ面での不安もあります。この点、ペーパーレス化を促進することで、デジタル上でデータの管理や処理ができるようになるため、業務の自動化や効率化を進めやすくなるほか、セキュリティや企業イメージの向上にもつながります。昨今では電子帳簿保存法が改正された影響で、領収書等を紙媒体で保存する必要もなくなりました。
2:アウトソーシングを利用する
自社の人手が足りない場合は、アウトソーシングを利用するのもひとつの方法です。他社に委託することで、自社でバックオフィス業務を処理する必要がなくなるため、フロント業務に人的リソースを集中しやすくなります。また、アウトソーシングなら繁忙期や閑散期などの状況に合わせてコストスケールを調整できるので、コストの最適化にもつながります。
3:RPAやチャットボットなどツールを導入する
バックオフィス業務を自動化するには、専用のツールを導入することが必要です。代表的な自動化ツールとしては、RPAやチャットボットなどが挙げられます。
RPAとは“Robotic Process Automation”の略称で、PC画面上の操作を自動化処理できるソフトウェアです。RPAが最も得意とするのは、繰り返し行う単純な定型作業です。具体的には、システム間のデータのコピペ作業やExcelなどを利用した集計作業、ドキュメントの仕訳作業などが挙げられます。こうした作業を自動化することで、作業時間や人的ミスの削減、業務プロセスの見直しなどが可能です。
一方、チャットボットとは「チャット」と「ロボット」を組み合わせた造語で、人間の問い合わせなどに自動で回答してくれるソフトウェアです。主にカスタマーサポートやヘルプデスクなどで活用されます。よくある質問への回答をチャットボットで処理できるようにすれば、担当者の業務負担を減らしたり、人員を減らして人件費を削減したりできます。また、チャットボットなら24時間いつでも対応できるので、ユーザー側としてもチャットボットの導入は益のあることです。
こうした自動化ツールを活用することで、人手不足をはじめとするバックオフィスの課題を改善し、より複雑な業務にリソースを集中できるようになるでしょう。
まとめ
バックオフィスでは人手不足や属人化が生じやすく、特定の社員に負担が集中するなどの問題がよく起こります。こうした問題を改善するには、デジタル化やアウトソーシングなどを利用して、業務の自動化・効率化を推進することが重要です。
Microsoft社が提供する「Microsoft Power Automate」は、業務の自動化やペーパーレス化を促進するソリューションです。「Microsoft Power Automate」のRPA機能はプログラミングスキルがなくても使えるので、現場主導で自動化を推進できます。バックオフィス業務の自動化・合理化を推進する際は、ぜひ併せて導入してみてはいかがでしょうか。
