無料お試しあり｜おすすめのワークフローアプリ9選！SlackやTeamsでつくる方法も解説

業務効率化のため、ワークフローアプリの導入は今や欠かせないものとなっています。しかし、多種多様なツールが存在する中で、どれを選べばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。本記事では、無料で試せるおすすめのワークフローアプリを9つ紹介し、さらにSlackやTeamsと連携して簡単に業務フローを構築する方法を解説していきます。

ワークフローアプリとは

ワークフローアプリは、企業や組織で行われる一連の業務プロセス（申請、承認、報告、決裁など）を効率化するためのデジタルツールです。従来の紙やメールによる手続きをオンラインで行えることがワークフローアプリのメリットといえます。

特に関与するメンバーが多く、承認フローが複雑な場合、このようなアプリを活用することで業務効率が向上します。そのため、大手企業で従業員数が多ければ多いほど効果を発揮するサービスとなっています。

また、ワークフローアプリは手動によるエラーや見落としを減らせるため、作業時間の短縮にも貢献できるでしょう。

さらに、場所を問わずスマートフォンやタブレットを利用して申請や承認が可能なため、物理的な制約がない点も大きな特徴といえます。

無料で使えるタイプもあり｜ワークフローアプリの種類

ワークフローアプリにはいくつかの種類があります。特に中小企業やスタートアップなど、コストを抑えて業務効率化を図りたい組織にとっては、無料で利用できるオプションも魅力的です。

ここでは代表的なワークフローアプリの種類について、それぞれの特徴や利用シーンに応じた選び方について紹介していきます。

ワークフロー特化型

ワークフロー特化型アプリは、申請や承認などの業務フローを効率的に管理するために設計されています。このタイプは、企業内での承認業務が多い場合や複雑な申請プロセスを持つ企業に向いています。

申請フォームの作成から、承認の流れを自動化するまでの全てのフローの最適化が可能です。

メリット

ワークフロー特化型のメリットは、業務に特化しているため詳細なカスタマイズが可能な点です。例えば、経費精算の申請プロセスに特化したアプリでは、各種申請書を自社のルールに合わせて簡単に作成できたり、リアルタイムで承認状況を確認できたりするため業務の進捗管理がしやすくなります。

さらに、申請のミスや承認漏れを防ぐための機能が充実している点も大きな強みとなります。

デメリット

デメリットは、カスタマイズや初期設定に時間がかかる場合がある点です。業務プロセスが複雑な場合、そのプロセスに合わせたシステム構築には、システムの理解など前提知識が必要となることもあります。

また、社員全員がシステムを活用できるように、導入前の研修やサポートが重要となるでしょう。

グループウェア型

グループウェア型ワークフローアプリは、チャット、ファイル共有、タスク管理などの機能を統合したオールインワンのツールであり、ワークフローの効率化だけでなくチーム全体のコミュニケーションを円滑にします。

このタイプのアプリはワークフロー管理が主要な目的ではないものの、社内コミュニケーションを促しながら業務の進行状況を可視化できるため、リモートワークが多い企業では特に力を発揮します。

メリット

グループウェア型の最大のメリットは、複数の機能を1つのプラットフォームで一元管理できる点です。

プロジェクト管理、ドキュメント共有、チャット機能を併用しながらワークフローを進められ、社内のコミュニケーションが円滑になります。

デメリット

グループウェア型のアプリは、多機能ゆえに操作が複雑な点が課題となります。

全ての機能を使いこなすには時間がかかるため、習熟するまでのコストが発生することがあるでしょう。

また、単一の機能に特化したアプリと比べると、ワークフロー管理の細かい設定やカスタマイズには限界があります。シンプルなプロセスには向いているものの、複雑な業務フローを必要とする企業には物足りない場合も考えられます。

オープンソース型

オープンソース型ワークフローアプリは無料で利用できる点が魅力です。

企業の独自のニーズに合わせてカスタマイズできるため、特定の業務フローに最適化したシステムをつくれます。

メリット

できるだけコストを抑えたいと考えている企業でも導入しやすいことが最大のメリットです。

初期コストを抑えられるため、試しに導入してみたい場合や最低限のフローが自動化できればよいと考えている場合に特におすすめです。また、技術的なスキルを持った社内チームを設置することで、システムの保守や拡張もしやすく、多くの企業で導入されています。

デメリット

デメリットは、一部技術的な知識が必要になることが挙げられます。

オープンソース型のシステムを導入する場合、システムの設定やトラブル対応などにかかる手間や時間が発生します。そのため、サポートが限定されているため問題が発生した際には自分たちで解決しなければならないことが多くなります。

社内のチーム体制や管理が追いついていない場合にこのような問題が発生してしまうと、むしろ業務の遅延にもつながりかねないため注意が必要です。

無料版あり｜ワークフローアプリ8選

ワークフローアプリは企業の業務効率化を図るために欠かせないツールとなっており、特に無料版やお試し期間が用意されているアプリは、初めて導入する企業や中小企業にとって導入ハードルが低く魅力的です。

ワークフローアプリには利用目的や機能の違いにより3つの種類があります。

ワークフロー特化型は、申請や承認業務の自動化に重点を置いており、フロー管理が簡単に行えます。グループウェア型はスケジュール管理やチャットなどのチーム向け機能が充実しており、ワークフロー機能も内包しているものです。オープンソース型は、カスタマイズ性が高く、開発リソースがある企業に向いています。

ここでは、無料で試せるおすすめのワークフローアプリを9つ紹介し、特徴や利便性について詳しく解説していきます。

無料お試しあり｜ワークフロー特化型アプリ

ワークフローに特化したアプリは申請業務や承認プロセスをスムーズに進めるために設計されています。なかには無料で利用できるプランがあるのも大きな魅力です。

特に、企業独自の申請フローや承認ルールを簡単にカスタマイズできる点が評価されています。

以下では、3つの代表的なワークフロー特化型アプリについて紹介していきます。

ジョブカンワークフロー

1ユーザー当たりの料金：300〜600円/月

「ジョブカンワークフロー」は、国内で広く利用されているワークフローアプリの1つで、無料で試せるプランもありシンプルな操作性と多機能さが魅力です。

特に申請や承認に関するテンプレートが豊富で、素早いカスタマイズ調整が可能なため、あらゆる業務に対応できます。

また、承認経路の設定や分岐も簡単に行うことができ、企業の規模やニーズに合わせた運用が可能となります。

さらに通知機能が充実しており、申請や承認に関する遅延を防ぐアラート機能も搭載されています。

サテライトオフィス・ワークフロー

1ユーザー当たりの料金：200〜600円/月

「サテライトオフィス・ワークフロー」は、Googleの「Workspace」と連携して動作するクラウドベースのワークフローアプリで、無料トライアル期間を利用すればその使い勝手を体験できます。

このアプリはリモートワークを支援する機能が充実しており、社内コミュニケーションツールとシームレスに連携することで、申請業務の効率化が図れます。

具体的には、Workspace上で直接申請や承認ができるため、別のアプリに切り替える必要がなく、業務の流れを途切れさせることがありません。

freee統合型ERP

料金：要問い合わせ

「freee統合型ERP」は会計ソフトとして広く知られていますが、ワークフロー機能も備えており、無料で利用できるプランも用意されています。バックオフィス業務の統合が進んでいるため、会計や人事管理と連動した効率的なワークフローを構築できるでしょう。

このサービスでは、販売管理、経費精算、人事管理といった多様な業務を一元管理できる点が強みです。

無料お試しあり｜グループウェア型アプリ

企業全体のコミュニケーションや情報共有を促すグループウェア型のワークフローアプリは、業務の効率化にも役立ちます。無料で試せるサービスを活用すれば、実際の使用感を確認したり導入後の運用イメージを持ったりすることが可能です。

グループウェア型アプリは単にワークフローの管理だけでなく、スケジュール管理やファイル共有など、多機能なツールとしても利用できる点が魅力といえます。

ここでは、無料で使えるおすすめのグループウェア型ワークフローアプリを3つ紹介していきます。

サイボウズ

1ユーザー当たりの料金：600〜1,000円/月

「サイボウズ」は、日本国内で高いシェアを誇るグループウェアです。ワークフロー機能はもちろん、スケジュール管理や掲示板機能、ファイル共有機能も充実しており、多様な業務を一元管理できるのが特徴です。

無料お試し期間も用意されているので、まずはトライアルを利用して実際の操作感や機能の使い勝手を体験してみましょう。

特に、承認経路を簡単にカスタマイズできる機能が便利で、部署ごとの複雑な承認フローにも対応可能です。また、モバイルアプリにも対応しており、どこからでも申請や承認が可能なためリモートワークにも最適といえます。

mitoco

1ユーザー当たりの料金：800円〜/月（5～300ユーザーの場合）

「mitoco」はグループウェアとしての機能が充実しているだけでなく、リモートワークやテレワークを意識した設計がされているのが大きな特徴です。

無料お試し期間を活用すれば、実際に業務フローをどのように改善できるかを具体的に体験できます。

このツールは、チャット機能やファイル共有機能といった基本的なグループウェアの要素を備えながら、ワークフローの申請・承認プロセスを簡単に設定できる点が魅力です。

また、既存のシステムとの連携にも強みがあり、Google WorkspaceやMicrosoft 365などのツールと組み合わせて利用することで、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。

GroupSession

料金：無料～（有料プランもあり）

「GroupSession」は無料で利用できるオープンソース型のグループウェアであり、コストパフォーマンスを重視する企業に特におすすめです。

無料ながらもスケジュール管理、ファイル共有、メール機能などが充実しており、ワークフロー管理も手軽に行えます。

また、導入後に追加で費用をかけることなく必要な機能を拡張できるため、企業規模や成長具合に合わせてカスタマイズしていくことが可能です。さらに、プラグインの追加により高度な機能を導入でき、業務の規模に応じた柔軟な運用が実現します。

無料利用できる｜オープンソース型アプリ

オープンソース型ワークフローアプリは、無料で利用できるだけでなく、カスタマイズ性も高いのであらゆる企業に適用できる汎用性が特徴です。

既存システムと連携したい場合や、特定の業務フローに合わせた機能拡張を行いたい場合に便利といえます。

ここでは、利用価値の高いオープンソース型ワークフローアプリについて3つ紹介していきます。

Exment

料金：無料〜30,000円/月（Serverプランの場合）
※無料版はGPLライセンス、30,000円/月の場合はユーザー無制限

「Exment」は日本製のオープンソース型ワークフローアプリで、シンプルな操作性が魅力です。特に中小企業や個人事業主向けに設計されており、業務プロセスを簡単に自動化できます。

無料でダウンロードでき、インストール後すぐに利用開始できるため、コストを抑えつつも業務効率化を図りたい企業に適しています。

Exmentの強みは、カスタマイズ性が非常に高く、自社の業務にぴったり合ったワークフローを構築できる点にあります。

SHIRASAGI

料金：要問い合わせ

「SHIRASAGI」は、コンテンツ管理システム（CMS）と連動したオープンソースのワークフローアプリで、特にWebサイトの運用管理に適しています。

無料で提供されているため、予算が限られている企業でも気軽に導入が可能です。

具体的には、Webコンテンツの制作や更新フローを管理する際にSHIRASAGIを利用することで、関係者全員の承認をスムーズに行えます。また、CMSとの連携により、Webサイト上の情報がリアルタイムで反映されるため、素早い対応が求められる業界で特に効果を発揮するでしょう。

普段使っているツールを活用してワークフローをつくる方法

普段使っているツールでワークフローを構築できれば、かかる手間やコストを抑えられます。

ここでは、Power AutomateやTeams、Google Workspaceなどのよく使用されているツールを活用してワークフローを作成する具体的な方法を紹介していきます。

Power Automateでワークフローをつくる

Microsoftの「Power Automate」は業務を自動化するためのツールで、Microsoft 365を利用している組織では特に、既存のアプリケーションとのシームレスな連携が可能です。

SharePointリストで新規アイテムが作成された際に、自動的に承認フローを開始して承認者へ通知を送るといったプロセスなどを簡単に作成できます。

さらに、経費精算、休暇申請、販売見積もりの承認フローなども自動化されます。

Power Automateの強みは、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にフローを作成できる点にあり、プログラミング知識がなくてもフローの自動化が可能です。

Teamsでワークフローをつくる

「Microsoft Teams」はコミュニケーションツールとして知られていますが、実はPower Automateとの連携でワークフローを簡単に作成・管理できます。

例えば、Teams内での特定のメッセージにもとづいて、タスクの自動追加や進捗管理を行うフローの設定などが可能となっています。

また、Teamsの「承認」アプリを使えば、休暇申請や経費精算などの承認フローを簡単に実行でき、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、リモートワークが普及している組織においては特に効果的です。

Google Workspaceでワークフローをつくる

「Google Workspace」もワークフローの自動化に役立つツールです。Google Apps Scriptを活用すれば、Googleスプレッドシート、Googleフォーム、Gmailなどとの連携によって、複雑なワークフローも簡単に自動化できるようになります。

例えば、Googleフォームを使用して情報を収集してスプレッドシートに自動で記録し、必要な担当者に通知を送るプロセスなどを構築できます。

また、Googleカレンダーとの連携を行えば、会議やイベントのスケジュールにもとづいてタスクが自動的に生成される仕組みを構築することも可能です。

Slackでワークフローをつくる

Slackはチャットツールとしてだけでなく、ワークフローの自動化に優れた「ワークフロービルダー」という機能を提供しています。これを利用すれば、Slack上で行う日々の業務プロセスを自動化して、手作業で行っていた作業の効率化が可能になります。

例えば、チーム内で定例の報告を毎日行う必要がある場合、Slackワークフロービルダーを使って、特定の時間に自動的にリマインダーメッセージをチーム全員に送信するワークフローを作成できます。また、プロジェクトの進捗確認やタスク管理も、Slackの特定のメッセージやリアクションをトリガーにして、自動更新されるように設定できます。

また、SlackはTrelloやGoogleドライブなどの外部サービスとも連携できるため、プロジェクトの進行に応じてファイルを自動共有したり、タスクの進行状況をリアルタイムで共有したりすることも可能となっています。

Slackワークフロービルダーは、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で利用可能です。豊富に用意されたテンプレートをカスタマイズするだけで、自社に最適なワークフローを簡単に導入できるのが強みです。

Excelでワークフローをつくる

Excelはほとんどの企業で利用されていますが、このExcelを使って簡単にワークフローを作成できます。

例えば社内での承認フローをExcelで管理したい場合は、「申請フォーム」を作成し、必要な項目（例：氏名、申請内容、日付など）をリスト化することで利用できます。

「データ検証」機能を使って入力項目に制約を設ければ、申請者の誤入力が防げ、さらにバリデーションチェックもできます。

承認フローを可視化したい場合は、「フローチャート」機能を活用して承認プロセスを分かりやすく明示することも可能です。挿入タブの「図形」を使って配置していくことで、承認者がどのタイミングでどのように対応すべきかを一目で把握できるようなフローを作成できます。

ワークフローアプリの選び方

ワークフローアプリを選ぶ際には、自社の業務フローやニーズに最適なアプリを選ぶことが重要ですが、特に「操作のしやすさ」「システムとの連携性」「セキュリティ対策」の観点を持つようにしましょう。

ここではそれぞれの項目で選び方について解説していきます。

操作しやすいか

ワークフローアプリを選ぶ際、まずは操作のしやすさが重視すべきポイントです。

従業員全体がアプリを使いやすく、シンプルな操作で使用できるかどうかをチェックしましょう。画面の読み込み速度が遅い、または複雑な操作が必要といった場合は、日常業務に支障をきたしてしまう場合があります。

通常は従業員それぞれでITスキルにばらつきがあるため、それも考慮して使いやすいインターフェースを持つアプリを選ぶようにしましょう。

導入前には無料トライアルやデモ版を活用して、操作感を確認しておくことをおすすめします。

システム連携できるか

次に考慮すべきは、他の業務システムとの連携性です。

新しくシステムを導入する際は、既存システムにどれだけ影響を及ぼすのかが重要となります。新しくシステムを導入しても、それが業務の遅延につながるようであれば本末転倒です。そのため、すでに導入済みの会計ソフトやCRM、SlackやGoogle Workspaceなどのチャットツールとの連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。

また、API連携が可能なアプリを選ぶことで、より独自の業務フローに合わせてカスタマイズでき、将来的なシステム拡張にも対応できるようになります。

セキュリティ対策が十分か

セキュリティ対策も重要な要素です。

ワークフローアプリでは重要な社内情報や個人データがやり取りされるため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が不可欠となります。

二要素認証やデータの暗号化、アクセス制限がしっかりと設定できるアプリを選びましょう。特にクラウド型アプリを使用する場合は、ISO27001認証やSOC 2などの国際的なセキュリティ基準に準拠しているかの確認も重要です。

LINE WORKSやSlackと連携できるワークフローアプリ

LINE WORKSやSlackなどのコミュニケーションツールと連携できるワークフローアプリは、従来のワークフローアプリより扱いやすく社員への理解の浸透も早いため把握しておいた方がよいでしょう。

ここでは、LINE WORKSやSlackと連携できる具体的なワークフローアプリについて紹介していきます。

LINE WORKSと連携できるツール

LINE WORKSは、LINEの操作性をそのままに企業向けに特化した連携ツールで、これと連携できるワークフローアプリとして、「ジュガール」や「サテライトオフィス」があります。

ジュガール（Jugaad Workflow）

ジュガールはLINE WORKSとシームレスに連携でき、主に報告・承認・タスク管理などの業務プロセスを簡単に自動化できます。

ユーザーごとに300円というリーズナブルな料金で提供されており、導入の敷居が低いのが特徴です。

ジュガールを利用して日報を作成してLINE WORKSのグループチャットで共有すれば、どこからでもリアルタイムに確認・フィードバックが可能となるので、業務の見える化と効率化が図れます。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、LINE WORKSの公式連携パートナーとしてより高度な業務管理を実現するためのワークフローツールとなっています。柔軟なカスタマイズができるので、承認フローやタスク管理においてニーズに合わせた業務プロセスを自動化できます。

サテライトオフィスを使用すれば、複数段階の承認が必要な出張申請や経費精算などもスムーズに処理できるので、煩雑な管理業務の大幅な削減が可能です。

部門ごとのニーズに合わせたフレキシブルな運用を行いたい場合などにおすすめです。

Slackと連携できるツール

Slackも多くの企業で利用されるコミュニケーションツールですが、業務フローを効率化するための連携ツールも提供されており、「kickflow」や「Gluegent Flow」があります。

kickflow

kickflowはSlackと連携して業務承認やタスク管理をシンプルに行えるツールで、Slack内で承認やコメントを直接行えるようになります。

例えば出張申請が提出された際に、Slackのチャンネルやダイレクトメッセージに通知が届き、承認・差し戻し・却下をそのままSlack上で完了できるため、別途アプリを開く手間が省けます。

さらに、スラッシュコマンドを利用してチケット操作や申請の進捗確認が可能であり、ユーザーの利便性が非常に高くなります。

Gluegent Flow

Gluegent Flowは日本企業の商習慣に適したワークフローシステムとなっており、Slackと組み合わせて使用することでより複雑な承認フローを実現できます。

例えば条件によって承認フローが分岐する複雑な業務にも対応しており、スプレッドシートやExcelとも連携が可能となっています。

Gluegent Flowは、Slack上で通知を受け取って素早く対応できるだけでなく、履歴管理や進捗状況の可視化といった内部統制機能も備えているので、組織の透明性を高めることにも役立ちます。

リマインダー機能なども駆使することで作業の進捗も管理しやすいため、汎用性の高いワークフローアプリとなっています。

まとめ

DX化が進む現代では、ワークフローアプリは業務効率化のために今やどの企業でも導入すべきものとなりつつあります。

無料でお試し可能なワークフローアプリを活用することで、使いこなせるのかといった導入への不安を緩和できるかもしれません。

その中でも特に「Power Automate」は、多くの企業で利用されているMicrosoft 365との親和性が高く、既存のシステムやアプリケーションとの連携もしやすいためおすすめです。

少しでも業務上の作業遅延や人的ミスを減らしたい、より効率的に管理したいと考えている場合は、ぜひワークフローアプリにPower Automateを導入してみてはいかがでしょうか。