「リモートワークが増えて社内のコミュニケーションが取りづらい」「細かい作業に時間をかけて、仕事が終わらない」などでお困りではありませんか？
仕事ができるビジネスマンは、業務効率化アプリを使用しています。さまざまな場面で業務効率化アプリは仕事の質を向上させてくれるでしょう。
この記事を読むことで、以下の3つが可能になります。
- 業務効率化アプリを使うメリットが分かる
- 業務効率化できるアプリが分かる
- PowerAppsが組織の業務効率化に有効な理由が分かる
業務効率化で悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
業務効率化アプリを使うメリット
はじめてアプリを導入する際は、使い方や操作方法に戸惑う方もいるでしょう。しかし、慣れれば作業効率改善に繋がります。
- 業務効率化アプリを使うメリットは、次の3つです。
- 時間が増える
- 社内でのコミュニケーションが容易になる
- 簡単に導入できる
ここからは、それぞれのメリットを詳しく解説します。
時間が増える
業務効率化アプリを使用すれば、業務がスムーズに進むため、時間に余裕が生まれます。
例えば、ToDo管理をしてくれるアプリを導入することで、どの仕事を優先的に終わらせればいいのか、次にどの仕事をすればいいのかを迷うことがなくなります。結果として、無駄な時間を削減できるでしょう。
また、時間に余裕が生まれることで、やりたい業務に時間をあてられるのもメリットです。
社内でのコミュニケーションが容易になる
リモートワークが増え、社内のコミュニケーションが難しくなったなかで、業務効率化アプリは重要な役割を果たします。
業務効率化アプリを使用することで、社内での情報共有や予定調整が円滑に進められます。また、リマインド機能を使えば予定を失念することもなくなるでしょう。
社内だけでなく、社外とのコミュニケーションも容易になるため取引先との定期的な連絡にも活用できるのもメリットです。
簡単に導入できる
アプリであれば、パソコンや携帯にインストールするだけで簡単に導入することができます。
会社全体でIT機器を導入すると、多くの費用がかかってしまいます。また、会社のITリテラシーが高くないと導入しても上手く使いこなせない可能性もあります。
業務効率化アプリであれば、ほとんどの機能を無料で導入することができます。操作がシンプルなアプリを選べば、簡単に導入することができるでしょう。
【種類別】おすすめの業務効率化アプリ
おすすめの業務効率化アプリを10つご紹介します。解決したい課題に合わせて、選んでみてください。
- 【タスク管理】Microsoft To Do
- 【生産性向上】Microsoft Teams
- 【チャットツール】Chatwork
- 【メモ帳】Evernote
- 【ビジネス情報】News Picks
- 【業務効率化】Office365
- 【クラウド名刺管理】SanSan
- 【データ管理】Dropbox
- 【グループ向けSNS】Yammer
- 【顧客管理】Dynamics365
ここからは、それぞれの業務効率化アプリを詳しく解説します。
【タスク管理】Microsoft To Do
Microsoft To Doは、日々のタスクを管理してくれるアプリです。
今日中に終わらせなければいけない仕事や、突然舞い込んできたタスクを管理できます。締め切りが近づいたら通知でリマインドしてくれる機能があるので、タスク漏れの心配がありません。
誰でも無料で使用できるため、導入も簡単です。ただし、チームで共有したい場合は、別途チャットアプリを利用する必要があります。
シンプルなデザインでタスク管理をしたい方におすすめです。
【生産性向上】Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、チーム間のコミュニケーションをオンライン上で行うことができるアプリです。
リモートワークが推進される時代において、チャットツールだけでは伝えきれないことを、オンライン上で顔を合わせて話すことができます。
無料で導入できるため、気軽に利用できます。また、Microsoft関連のアプリで統一したい方にとっては、相性のよいアプリといえます。
【チャットツール】Chatwork
Chatworkは、オンライン上でのコミュニケーションアプリとして国内利用者数No.1を誇るアプリです。
チャットに特化しているのが特徴で、無料から始められることもメリットです。
これからチャットツールを導入したいと考えている方におすすめです。シンプルなデザインで直感的に操作できるため、ITが苦手の方でも簡単に使用できるでしょう。
【メモ帳】Evernote
Evernoteは、様々なメモを一括で管理してくれるアプリです。
紙でメモを取っている場合、メモを紛失してしまうと情報漏えいのリスクがあります。一方、Evernoteではメモにパスワードをかけることで第三者が勝手に操作することを防ぎます。また、一つのメモを複数人で編集できるため、効率的に作業を進めることができます。
単純なメモ以外にも動画やURLも貼ることができるので、多機能なメモ帳を利用したい方におすすめです。
【ビジネス情報】News Picks
News Picksは、ビジネスや経済に特化したWebメディアです。
毎日の習慣として、新聞や雑誌、ニュースなどを確認する方も多いと思います。また、移動中に新聞や雑誌を読むために持ち運ぶと荷物になります。
移動の隙間時間を有効活用するために、デジタルで質の高い記事を配信しているNews Picksを読むのがおすすめです。
優秀なビジネスマンとして、常に最新情報に触れ続けましょう。
【業務効率化】Office365
Office365は、Excel・Word・PowerPointを始めとするWindowsの全てのアプリを使用することができるアプリです。
「家庭向け」「一般法人向け」「大企業向け」の3つの種類があり、様々な形態に合わせて最適なプランが用意されています。
Office365ひとつで、ほとんどの必要ツールが導入できます。また、アプリ間の相性もよいため、ファイルの共有がストレスなくできる点も魅力です。
【クラウド名刺管理】SanSan
Sansanは、オンライン上で名刺を一括管理できるアプリです。
社員が名刺交換をした際に、専用のスキャナーで名刺を読み込むと社内全体に共有されるシステムになっています。
そのため、誰をどの取引先の担当にするか明確になり、ビジネスチャンスを逃しません。また、名刺交換の実績から社員の強みを可視化することができて、最適な人事配置にも活用できるメリットもあります。
ただし、初期費用などの諸経費がかかります。公式ホームページ等を確認した上で、利用を検討ください。
【データ管理】Dropbox
Dropboxは、大量のファイルやデータをまとめて管理できるアプリです。
全てのデータは、クラウド上で管理されるため、誰でもどこでもアクセスすることができます。そのため、チームでファイルを共有する場合に便利です。
さらに、誤ってファイルを削除してしまった場合であっても30日間以内であれば復元することが可能です。
チームで多くのファイルを共有したい場合は、ビジネス向けプランを選ぶのがおすすめです。
【グループ向けSNS】Yammer
Yammerは、チーム向けSNSアプリです。
ビジネス版のTwitterのようなアプリで、社内で起きた問題に対して意見を求めることでコミュニケーションを活発にします。
また、アイディアの共有や成功事例の共有を行うことで、似たような問題が起きた際、共有された情報をもとに効率よく解決できるでしょう。コミュニケーションを大切にして、組織のエンゲージメントを高めたい会社におすすめです。
【顧客管理】Dynamics365
Microsoft Dynamics365は、ビジネスに必要不可欠な営業やマーケティング、財務や人事に至るまでの情報を一元化するアプリです。
多くに一流企業にも導入されていて、Dynamics365によってITコストの削減に貢献した例もあります。
ビッグデータが重要視される時代に置いて、顧客情報を正しく管理するためのアプリとしてDynamics365はおすすめです。会社のIT化が進んでいない部門や、業務効率化を図りたい部署に導入すると効果的でしょう。
PowerAppsが組織の業務効率化に有効な理由
社内で起きている様々な課題に対して、上記で紹介した既存のアプリケーションで要件が満たせれば問題はありません。しかし、該当の業務に対して効率化アプリがない場合は、「PowerApps」というアプリをおすすめします。
PowerAppsとは、アプリを誰でも簡単に作れるツールです。SIerによってはテンプレートが用意されていて、手間をかけずに理想のアプリを作成できます。
そのため、所属する組織にカスタマイズされた業務効率化アプリを作成できるでしょう。業務効率によって成果をあげるとともに、働き方改革にも貢献します。
まとめ
業務効率化アプリを使うメリットや、種類別おすすめの業務効率化アプリを10つ紹介してきました。
業務効率化をまとめて推進したいならMicrosoft Office 365、顧客管理を一括に行うならMicrosoft Dynamics 365の導入がおすすめです。
また、自社に合わせて柔軟にカスタマイズしたい場合は、PowerAppsで独自のアプリも簡単に開発可能です。この機会にぜひ業務効率化アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
