近年、ワークフローシステムを導入して、業務効率化に一定の成果を上げる企業が増加しています。本格的なペーパーレス時代の到来に合わせて、企業としてもさまざまな準備が必要不可欠です。そこで、ここではワークフローシステムの概要や機能、導入のメリットや導入の際に失敗しがちな注意点、おすすめの製品について紹介します。
ワークフローとは
「ワークフロー」という言葉は一般的に「何かしらの業務の一連の流れを図式化したもの」を指しています。プログラムでたとえるならば「フローチャート」、製造業でいえば「生産管理や工程管理」、卸売業なら「販売管理」など、さまざまな業種や部門での業務には、必ず一定の流れがあります。
これらの情報や業務の一連のやり取りを記号や図形を使ってわかりやすく図式化したものが、フロー図やフローチャート、ワークフローなどと呼ばれます。
しかし現代企業では、特に図式化していないワークフローもたくさん存在するでしょう。その1つに、申請・稟議・承認・決裁といった一連の社内業務があります。これらのワークフローは、申請内容の種類により、いくつもの異なる流れがしばしば存在し、複雑化しています。また、それらの流れは、長年続けられてきたルールや慣習で手順が決まっていることも多いでしょう。
上記のような複雑化したワークフローを電子化したものが「ワークフローシステム」です。昨今、ワークフローといえば、この「稟議申請業務のフロー」や、ワークフローシステムそのものを指すことも増えています。
本記事では、近年多くの企業で急激に導入が進められているワークフローシステムについて解説します。
ワークフローシステムを導入するメリット
多くの企業がワークフローシステムの導入を急ぐ目的や背景には、どのような理由があるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムを導入することにより得られるメリットについて紹介します。
業務効率の向上
今まで手作業で行っていた業務をワークフローシステムで電子化することにより、業務効率の向上へつながります。そもそも、ワークフローシステムの導入前には、既存のワークフローを見直し、整理する必要があります。一連の流れを可視化して課題点が見つかれば、無駄なルートの削減や申請書式の改善も可能でしょう。システムを導入すれば、入力項目の自動チェック機能などにより、今まで社員が手動で行っていた多くの事務作業が効率化できます。
また、クラウド対応のワークフローシステムなら、外勤営業や出張といった出先や、在宅勤務、サテライトオフィスからのテレワークでも、社員たちはオフィスで作業するのと同様に、業務遂行が可能です。
もちろん社員は、稟議書作成や承認決裁のためだけに出先から帰社して作業を行う必要もありません。顧客先の訪問予定までの空き時間に、車内やカフェなどからパソコンやタブレットを使って効率よく作業を進められます。
決裁スピードの改善
ワークフローが電子化されれば、これまで手作業で行っていた書類の回覧も、スピーディーに進みます。紙の書類を印刷し、手渡しや郵送での承認作業は、経由する担当者の人数が多いほど複雑化して時間もかかります。中には出張などで書類の確認が遅れる社員により、回覧が一時ストップしてしまうこともあるでしょう。また、膨大な書類にまぎれて、必要書類が後回しにされたり、紛失したりする可能性もないとは言えません。
ワークフローシステムを導入すれば、承認の進捗が可視化されるため、業務の進行に遅滞が生じてもすぐに把握できます。また、承認担当者にはアラート機能などで承認作業の停滞を知らせる通知がいくため、決裁までの進行がスムーズかつスピーディーに改善されます。オフィス外からでも自席に戻り紙の書類を手に取ることなく、スマートフォンの画面からでも承認業務が可能です。
書類確認の容易化
ワークフローシステムを導入することで、各申請業務のルールも明確に把握できるようになります。多数の申請書類もカテゴリ別などに分類することで、担当者たちは、使用すべき様式もスムーズに入手可能となります。キーワードなどですぐに該当書類の候補が検索できるため、時間もかからず、正しい書式での作成へつながるのです。
承認や決裁担当者も、紙の書類に目を通さずに画面上で一覧できるため、重要な書類や優先順位の高い書類の判別が容易に行なえます。処理漏れ防止になるので、全体の業務が滞りなく進められるでしょう。また、似た事例の稟議書などを、過去の記録から素早く検索できる点も、ワークフローシステムの大きなメリットです。現在作成している稟議を通すための提案が、無理なく効率よく行えるようになるでしょう。
このように、ワークフローシステムにより電子化して蓄積されたデータベースは、必ず企業の財産になっていきます。
組織内の統制
ワークフローを全社でルール化してシステムに取り入れることは、拠点や部門をまたいだ組織の統制に対する意識改革にもつながります。ともすれば曖昧になりがちな申請・承認フローが、決められたルートで正しく進行するため、社内規則の遵守が徹底されます。
紙の書類とは異なり、電子化した書類は内容や数値の改ざんも防止でき、紛失等のリスクもなく、正しい情報伝達が可能です。強固なセキュリティを持つシステム導入なら、テレワーク化に際してのコンプライアンス強化対策としても最適でしょう。
ペーパーレス化の促進
電子帳簿保存法の改正により、決算関係の経理帳簿や、取引先との間に生じる仕入や販売等の請求書や領収証など、数多くの書類についてペーパーレス化が認められました。
従来は紙の書類で決められた年数に渡って保存しなければならなかった書類が、今ではデジタルデータとして保存が可能です。これらの状況が追い風となり、社内のワークフローもできる限りペーパーレスに移行する企業が増加しています。
紙の書類を作成する手間がなくなれば、用紙代、印刷代、郵送料などのコストが削減できます。また、書類を保管するためのファイルや書庫などが不要になり、保管場所や管理の必要もなくなります。
もちろん紙の書類を探すための時間も大幅に減らせます。デジタルデータなら、書類の種類やタイトル、日付や担当者、またはキーワードなどで検索することにより、瞬時に該当の書類を探し出せるのです。
テレワークの推進
ワークフローシステムを導入することで、パソコンと通信環境さえあれば、社員たちはオフィスにいなくても業務が遂行できます。新型コロナウイルスの感染症対策のために導入が増加したテレワークや、万一の災害等で、担当社員が出社不可能な場合にも非常に有効です。
通常の業務が遅滞なくどこからでもできる体制を作っておくことは、企業の危機管理対策としても大変効果的です。導入することで、政府が推奨する働き方改革とワークライフバランスの実現にもつながり、テレワークが可能になれば、結婚による引っ越し、出産、育児や介護などで、止む無く休職や退職せざるを得なかった従業員の離職も防止できます。ベテラン従業員の離職は、企業にとって多大なる損失です。テレワークという勤務形態の選択肢が増えれば長く安心して働くことができ、企業への帰属意識も高まるでしょう。離職率低下は、企業への評判アップにもつながります。
ワークフローの機能
ここまで、ワークフローシステムのメリットについて紹介してきましたが、実際に自社でどのように役立つのかイメージがわかないという方もいるでしょう。そこで、ワークフローシステムでどのようなことができるのか、機能の説明とともに具体例を紹介します。
まず、「稟議申請・備品購入・営業活動費の精算・休暇申請」といった申請書には、さまざまなパターンの様式が存在します。特に、営業・経理・人事・購買など、部門別に異なるフォームを使用していることもあるでしょう。
ワークフローシステムなら、こうした何パターンもの申請フォームを簡単に作成可能。既存の慣れたフォームのデザインをそのまま踏襲することはもちろん、システム導入を機に新しく書式を作り変えることも可能です。申請フォームの作成支援機能で、特別なプログラミングの知識がない担当者であっても、画面上で直感的に操作し、思い通りのレイアウトにできるでしょう。
また、申請から承認までの流れも非常にスムーズです。承認担当者へ確認する必要のある書類が届いた場合は、通知機能でアナウンスされ、ほかのメールなどに埋もれて見落とす心配もありません。書類を開くとワンタッチで承認できるため、わずかな時間で次々に承認作業を進められます。
スマートフォンの小さな画面でも視認性がよく、承認の保留・却下・差し戻しなども、簡単に済ませられます。外出中の空き時間に遅滞なく承認業務が行えるため、帰社してから大量の承認作業に追われることもありません。
承認ルートも臨機応変な設定を施せます。例えば、承認者の誰かが会議や接客対応、長期休暇などですぐに対応できないときは、代理の承認者へ権限を委譲可能。このように柔軟なシステム活用により、滞留を発生させない仕組みづくりが実現できます。
ワークフロー導入の注意点
これまで紹介した、申請承認業務を電子化するメリットについて理解が深められたことで、今すぐにでも導入したいと感じた方もいるでしょう。しかし、システムの導入にあたっては、急がずに事前準備を念入りにしておくことをおすすめします。
というのも、拠点や部門によっては、ワークフローを正しく整理できていないケースがあるため、「従来のフローが果たして効率的なルートなのか・どこかに無駄がないか」という点をまずは見極める必要があります。こういった地道なフローの見直し作業をすることで、システムを導入してからの飛躍的な業務効率化が見込めるのです。逆にこれらの整理ができないまま、システム導入を急いでしまうと、現場に混乱をきたし、従業員の反発を招く可能性もあります。一気呵成に成し遂げようとせず、段階的に進めるとよいでしょう。
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まとめ
テレワークを導入しても、申請書類にハンコを押すためだけに出社する「ハンコ出社」が避けられない企業もまだまだあります。しかし、ワークフローシステムを導入してペーパーレス化が社内に浸透すれば、「ハンコ出社」の必要はなくなり、政府が推奨する働き方改革やワークライフバランスの実現にもつながることでしょう。ぜひ自社の課題を整理し、適切なワークフローシステムを選定してください。
