テレワークとは？働き方改革に向けて知っておきたいポイント

働き方改革や、緊急事態に対するリスクヘッジの一環として、耳にする機会の多い「テレワーク」制度。テレワークとは具体的にどういうもので、実施にあたってはどのような注意点があるのでしょうか。これからテレワーク制度を導入しようとしている企業へ向け、そのメリット・デメリットや、導入のポイントを解説します。

働き方の多様化「テレワーク」とは？

1984年、NEC（日本電気）が通勤負担の軽減を目的に設置したサテライトオフィスを皮切りに、日本では現在までに多くの企業でテレワーク制度が導入されてきました。「テレワーク」とは、ICT（情報通信技術）を活用し、オフィスを離れて自宅やサテライトオフィス等で勤務する、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。通勤負担を減らせる、居住地に関わらず優秀な人材を雇用できるなど多くの利点があり、厚労省が進める働き方改革や、総務省が担うICT政策の一環としても広く認知されています。実はこのテレワーク、働く場所によって、その呼び名がさらに細かく分類されていることをご存知でしょうか。

テレワークを広く社会に普及・啓発することを目的に設立された一般社団法人「日本テレワーク協会」では、テレワークを「自宅利用型テレワーク(在宅勤務）」「モバイルワーク」「施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務）」の3つに分けて定義しています。

「在宅勤務」と「サテライトオフィス勤務」は、その名の通り自宅やサテライトオフィスから、インターネットや電話・FAXを使って会社と連絡をとる働き方です。そして「モバイルワーク」とは、移動中や顧客先で、パソコン・携帯電話を用いて業務を行うことを指します。

リモートワークとの違い

近年、「テレワーク」と並んで多く耳にする言葉に「リモートワーク」があります。リモートワークも、テレワークと同じく「オフィス以外の場所で勤務すること」を指す言葉です。しかし使われだしてから日が浅く、言葉自体の定義が曖昧なため、テレワークのような「働き場所による細分類」等はありません。日本では同義として用いられる言葉ですが、両者の違いは、「明確な定義づけがされているかどうか」という点にあると言えるでしょう。

総務省をはじめ、公的な機関では「テレワーク」が一般的ですが、「リモートワーク」も間違いではありません。傾向として、ITやWeb系の職種では、「リモートワーク」のほうが使われているようです。

働き方改革を促進する「テレワーク」の導入メリット

ではここからは具体的に、テレワークを導入することが企業にとってどんなメリットをもたらすのか、その例をひとつずつ解説していきます。

優秀な人材の確保

少子高齢化により労働人口の減少が危惧される今、優れた人材を確保することが、企業にとっての最重要課題のひとつになっています。

リモート勤務の体制が整っていれば、人材を居住地や、育児中・介護中などのステータスに関わらず雇い入れることができます。また、テレワークの可否を、企業選びの重要な条件として据えている求職者も多くいます。地方在住の優秀なスキルを持った求職者を雇用することも可能になるでしょう。

また、日本初のテレワーク導入事例と言われる、NEC（日本電気）のサテライトオフィス設置ですが、これは出産や育児により、スキルを持った女性社員が退職してしまうのを防ぐためのものでした。通勤の負担をできる限り減らし、優秀な人材が流出しないよう手を打ったのです。

このように、テレワークの導入は、育児や介護、配偶者の転勤など、環境の変化によりオフィスに出勤し続けるのが難しくなってしまった従業員へ、「継続して働く」という選択肢を与えることにも繋がります。

固定費・通勤費の削減

会社の規模が大きくなればなるほど、十分な作業スペースを備えたオフィスを維持するための固定費は膨れ上がります。また、社員に支払う通勤費も見過ごせません。

テレワークの導入でオフィスを縮小し、出勤する従業員を減らせば、オフィスの維持費を削減することが可能です。さらに紙媒体でのやり取りは不便なため、ペーパーレス化が進み、コピー用紙や印刷にかかるコストも同時に削減できます。

生産性の向上

それぞれのライフスタイルに合わせた働き方が選択できるテレワークは、ワークライフバランスの確保に繋がり、ひいては社員一人ひとりの生産性の向上も望めると考えられています。これまで通勤にかかっていた時間をプライベートな予定に充てることができるため、ストレスの軽減、労働意欲の向上といった効果が得られるためです。

総務省が公表する平成30年度版の情報通信白書によると、2017年の調査で、労働生産性向上を目的としてテレワークを導入した企業のうち、およそ8割が「望んでいた効果を得られた」と回答しています。

非常時・災害時へのリスク回避

令和2年、新型コロナウイルスの感染拡大が世界的に大きな問題となりました。こうした新型ウイルスやインフルエンザのまん延、そして台風や地震などの自然災害によって、オフィスでの通常業務の遂行が困難な状況になるリスクは、常に想定しておかなければなりません。

平時からテレワーク制度を導入し整えておくことで、それがそのまま備えとなり、非常事態にも柔軟な対応が可能になります。交通機関が止まる、人同士の接近が禁じられるなどしてオフィスへの出勤が困難になっても、急な環境の変化による損失は最小限に抑えられるでしょう。

テレワーク導入におけるデメリットは？

このように多数のメリットを享受できるテレワークですが、一方で考えなければならないデメリットもいくつか存在します。ここからは、テレワーク導入の注意点を確認していきましょう。

情報漏えいのリスク

テレワークの性質上、業務内容によっては機密を外部に持ち出す必要があるかもしれません。オフィスで働く場合と比べ、どうしても情報漏えいのリスクは上がるため、パソコンや通信のセキュリティを強化することはもちろん、従業員一人ひとりのセキュリティ意識を高く保つことも重要になります。

ICTの環境整備

オフィス以外の場所から社内システムへアクセスさせるために、環境を整えて安全な通信を確保することは必須です。従業員個人のパソコンで作業をさせるのはセキュリティ上のリスクがあるため、業務に必要な一定以上の性能を持った、従業員数分の貸与用パソコンをどう用意するか、という点も事前に取り決めておくべきでしょう。ICT環境を整えるために必要なルールの制定やコストが、企業にとって負担になるかもしれません。

帰属意識の低下

テレワークでは、必然的に従業員同士のコミュニケーション機会が大きく減少します。上司は部下の様子を直接見守ることができませんし、部下は先輩や上司にすぐ指示を仰ぐことが難しくなるでしょう。メンバー同士のコミュニケーションが減るとどうしても孤独感に苛まれやすくなり、自分がチームの一員であるという意識が希薄になってしまう恐れがあります。

働き方改革に向けて「テレワーク」導入を成功させるポイント

では、これらのデメリットも踏まえた上で、テレワーク導入を成功させるにはどうすればよいのでしょうか。最後にそのポイントをいくつか解説します。

テレワーク勤務のルール整備

テレワークを導入するにあたっては、制度の適用範囲を具体的に明示することが必要です。「誰がどのような条件で適用できるのか」、「期間の定めはあるのか」などを、詳しくルール化して周知しましょう。その際、「リモート勤務者の労務評価についてどう行うのか」も規定し、あわせて周知すると、後のトラブルを避けられます。

また、テレワーク導入のために勤務場所などの労働条件を変更したならば、労働基準法に基づき、新しい条件について従業員からの合意を得ることも忘れてはなりません。

ICT環境の準備

十分な性能を持ったパソコンや、安全で安定した通信が確立できるモバイルWi-Fiの貸与などでそれぞれの執務環境を整えることがまず求められます。セキュリティ対策を万全に施すことはもちろん、従業員一人ひとりの情報保護意識を高めるために、研修を行うなどの工夫も必要でしょう。

加えて、コミュニケーション機会の損失による生産性の低下を防ぐために、チャットやファイル共有に使えるツール、労務管理のシステムを提供することも企業の大切な役割です。

助成金や補助金制度の活用

国や自治体には、テレワーク導入にかかった費用の一部を補助金や助成金として受け取れる制度があります。厚生労働省が実施する「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」や、東京都が実施する「働き方改革宣言奨励金」などがその一例です。

ICT環境の整備などでかかる初期コストがネックになっている場合は、こうした助成金の活用も視野に入れてみましょう。

まとめ

テレワークは、生産性の向上や非常時のリスク回避などを始めとした、多様なメリットを享受できる制度です。一方で注意したいリスクやデメリットもあるため、その一つひとつについて十分に考慮した上で、自社にとっての最善案を検討しましょう。

導入時のコストは助成金で軽減できる可能性もあります。ぜひうまく活用してみてください。