DX推進や技術革新の高速化などを背景に、「データの民主化」が注目されています。組織の誰もが自由にデータを利活用できるデータの民主化を実現することには、DX実現や社内統制の強化、経営判断の高速化といったさまざまなメリットがあります。そこで今回は、データの民主化が注目されている理由や、推進のための具体的な3つのステップについて詳しく解説します。
データの民主化とは何か
「データの民主化」とは、「企業のなかですべての社員がデータにアクセス可能であり、データを有効活用できる環境を整えること」を指す言葉です。誰もが自由自在にデータを扱える環境にあってこそ、業務効率の向上や良質なサービス提供による顧客満足度の向上を実現できます。
事業を持続的に成長させるために顧客との関係強化を大切にするマーケティング手法である「グロースマーケティング」の考え方には、「顧客をよく理解する」「顧客満足度を高めるための改善をスピーディーに行う」「施策・改善の目的や指標を設定する」の3要素があります。このうち、データの民主化には「顧客満足度を高めるための改善をスピーディーに行う」の要素が含まれています。
データ活用の重要性
あらゆる情報が溢れかえっている現代では、必要なデータを取捨選択して有効活用することが、企業の成長にとって必要不可欠です。データが不足していると効果的なマーケティング施策を実施することは難しくなりますが、一方で、利用価値の低いデータを残したままにしてしまうと、マーケティングの精度が低下する原因になります。
誰もが必要なときに必要な情報を取り出し、自由自在に扱える環境を整えることで、顧客にとって価値の高い商品やサービスの提供につながるだけでなく、社内の生産性向上も実現でき、企業の成長や利益追求を実現しやすくなるのです。
データの民主化が注目されている理由
データの民主化の概要や重要性をお伝えしてきましたが、今なぜこれほどまでにデータの民主化が注目されているのでしょうか。ここでは、その理由を4つの観点から解説します。
DX実現のため
近年では働き方改革や労働人口減少などの要因から、企業や組織は業務効率を向上させ、労働生産性を高めるための取り組みが求められています。少ない労働力で高い生産性を確保するためにはITシステムによる業務効率化が必要不可欠であり、IT技術を活用してビジネスや現場の変革を促すDX実現は、多くの企業で喫緊の課題とされています。
誰もが自由にデータにアクセスできる環境はDX実現への一歩であることから、データの民主化が注目を集めています。
技術の移り変わりが高速化しているため
IT技術の発展が目覚ましい現代に置いて、技術の移り変わりは高速化しています。市場に集まるデータの流れも同じように高速化しており、トレンドを敏感に察知してビジネスを時代の流れに寄り添わせていかなければ、市場における競争力が著しく低下してしまう可能性があります。
技術の移り変わりに常に対応し続けるためには、データの民主化を進めて、変化に強い社内風土を醸成することが大切です。
社内の統制をはかるため
社内全体にどのようなデータが存在しているのかわからない状況は、社内統制がとれているとはいいがたいでしょう。情報管理部門が把握していないところでセキュリティ事故が起こったときに、トラブルが起きたデータの内容や事故の経緯がわからなければ、初動対応が遅れて被害が拡大するリスクは高まります。
このような事態を避けるためにデータを民主化し、誰もが社内のデータを自由に把握できる風通しの良い環境を生み出すことで、社内の統制をはかれます。
意思決定を早めるため
経営層や各部門が意思決定を行う際に、データの存在は重要です。例えば、売上分析が十分にできていない企業や組織は、商品の売上が減少しつつある状況下において適切な経営判断ができず、改善の機会を逃してブランド力を大きく低下させてしまうおそれがあります。
データをいち早く分析し、商品の売上が減少している原因を突き止められれば、原因解消に向けた意思決定を素早く行うことも可能になります。
データの民主化を推し進めるための3ステップ
データの民主化を推し進めるためには、次の3つのステップに則って体制整備を進めることが大切です。
1.社内のデータを統合する
まずは社内のデータを1か所に集めて、同じカテゴリーのデータを統合しましょう。社内には取引先の名刺データやECサイトの会員登録情報、顧客の購買情報、セミナーの登録情報など、さまざまなデータが存在しているため、1か所に集約してカテゴリー別に振り分けて自社にどのようなデータがあるのか把握することで、データの利活用の幅が広がります。
2.データの活用目的を明確にする
社内のデータを統合できたら、データの活用目的を明確にしましょう。ひと口にデータの民主化といっても、企業や組織によって目的はさまざまです。
共同編集を行いやすくすることで社内業務の効率化をはかる、顧客情報を分析して顧客満足度を高める、購買情報を分析してマーケティングの方向性を定めるなど、自社のデータ活用目的を明らかにすることで、どのようなデータを収集・活用しなければならないのかが浮き彫りになります。
3.目的に沿ったデータを収集する
データの活用目的が明確になったら、統合したデータのなかから目的に沿ったデータを収集していきます。前述のように、社内に存在するあらゆる情報をすべてシステムに投入してしまうと、分析精度が低下したり、余計なリソースを消費したりする原因になります。
目的を達成するうえで不要なデータはシステムに投入せず、必要なデータだけを精査して継続的に収集することが大切です。
データの民主化を行う際のポイント
データの民主化を進める際は、次の3つのポイントを押さえておくことが重要になります。
データは定期的に整備する
データの民主化を行っても、時間の経過とともに部門間や拠点間で「サイロ化」と呼ばれるデータの分断が進む可能性があります。例えば、営業部門とマーケティング部門がそれぞれ別の取引先リストを所有しており、お互いにデータを参照できない状態にあるのがサイロ化の一例です。
データのサイロ化を防止するためには、定期的にデータ整備を行って、データが民主化された状態を維持することが求められます。
データを管理しやすい体制を整備する
データの管理方法が複雑だと、管理のためのリソースが増加して手間や時間がかかります。データの民主化を維持し続けるためには、継続的に管理しやすい体制を整えることが重要です。
データ管理のオペレーションの手順をできるだけ短く簡潔にしたうえで、誰でも簡単に操作できるようにシステムのマニュアルを作成したり、属人化しないように複数の従業員が操作できるように教育したりするなどの体制を整えるとよいでしょう。
誰でも編集しやすいデータを意識する
一部の従業員しか編集方法がわからないデータは、担当者が変わったときにブラックボックス化しやすく、民主化されている状態にあるとはいえません。データの民主化を進める際は、「誰でも編集しやすいデータ」を意識してデータ整備を行うことが大切です。
例えば、Excelにはマクロというプログラムが自動的にデータ処理を行ってくれる機能がありますが、マクロを組んだ担当者が部署異動したり退職したりすると、後任の担当者がメンテナンスできずに放置されてしまう可能性があります。このような例を避けるためにも、誰でも扱いやすいデータを運用することが大切です。
データの民主化にはAzureの導入が効果的
データの民主化を進めるためには、インターネット環境とログインIDがあれば誰でも、どこからでもデータを利用できるクラウドの利用が適しています。
自社にサーバーを設置して運用するオンプレミス型の運用は、社外からのデータ活用がしにくかったり、リソースの追加が難しかったりするというデメリットがあります。しかし、クラウドならリモートワークや外出先などのオフィス外からでも誰もが同じデータを参照でき、必要なデータをすぐに取り出せます。またリソースの追加も容易なので、データ容量が不足した場合は、すぐにストレージを増量して使い続けることも可能です。
クラウド基盤を利用するなら、セキュリティ対策が充実しており、ユーザー別のアクセス制限やリソースの最適化に優れた「Azure」がおすすめです。多要素認証にも対応しているため、リモートワークなどで外部からデータを参照する際にも安全に運用できます。
まとめ
データの民主化を進めることで、組織の誰もが自由にデータを利活用できるようになり、業務効率の向上や経営に関わる意思決定の高速化を実現できます。DX推進やセキュリティ対策のための社内統制にもつながるので、まずは社内のデータを1か所に集めて統合する取り組みから始めてみるとよいでしょう。
データの民主化を行うなら、インターネット環境があればどこからでもデータを参照できるクラウド型の運用がおすすめです。今回ご紹介したAzureの導入も視野に入れて、効率的な体制整備を行いましょう。
