BIツールとは何か? 機能や活用法をわかりやすく解説

企業経営において、ITを活用したスピード感のある戦略が重要視されています。しかし、企業経営のなかで、さまざまな業務から発生したデータは膨大であるため、統合的に管理することが難しく、お悩みの方も多いのではないでしょうか。本記事では、問題解決に導くBIツールの役割や機能、導入のメリットについて解説します。

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BI(ビジネスインテリジェンス)とは何か

BIとは、ビジネスインテリジェンス（Business Intelligence）の略称です。企業に蓄積されるデータを総合的に把握し、そのデータを使ってさまざまな角度から分析を行います。市場やサプライの変化に適応していくための経営判断に使用するため、ビジネスにおいて欠かすことができない要素だといえるでしょう。BIのプロセスのなかでは、ユーザーは収集されたデータにアクセスして、分析を開始し、ビジネス上の質問に対する答えを得ることができます。

企業活動のなかで日々蓄積されるデータは、ビッグデータと呼ばれるほど膨大になっていくでしょう。同一ネットワーク上だけではなく、他拠点であることや、オンプレミスとクラウドなど別々の場所に散在していることも多く、これらをひとつのデータベースに集約するのは簡単ではありません。そこで、BIツールといわれる専用のデータ分析ツールが必要性の高まりを見せています。

まだ見えていない経営課題を発見する手段としても、BIは有効です。そのため、明確な目的を持ってデータを集計するのとは異なり、より高度なデータ分析ができるツールを選定することが重要になっています。

BIツールの役割

BIツールの導入で、散在するデータの集約と集計・分析を行うことができます。さらに、結果を可視化するレポート機能も備わっているため、ビジネスにおいて利便性の高いツールといえるでしょう。それぞれの機能で具体的にどのようなことができるのか、見ていきましょう。

データの集約

BIツールを利用すれば、社内サーバーやクラウド上に保存されている対象データを、そのデータ形式にかかわらず収集することができます。収集したデータを加工して、統合データベースであるデータウェアハウスに蓄積することが、あらゆるデータ分析の基盤となるのです。

それぞれのデータに紐づく情報として、例えば、販売管理データから、売上年月、顧客、担当者、代理店、製品型番がキーとなり、同時に生産データから、製造年月、製品型番、製品カテゴリ、ライン、ロットなどの情報を得ることができます。さらにMAツールや保守サービス履歴など、もともとは別々に管理されていたデータであっても、BIツールによってどの切り口からでもすべての関連情報を抽出することが可能です。

データの集計・分析

散在する複数のデータベースからデータを統合した後は、集計と分析を実行します。このステップでは、蓄積された膨大なデータの中から必要な情報を抽出しますが、ある程度目的を絞って構成することが必要です。

企業活動のなかで、上昇傾向にある分野を把握するのか、コスト削減を検討するための材料を求めているのか、売上減少の原因を知りたいのかなど、ある程度予想をしながら必要なデータを集計し分析することが有効になります。しかし、データ分析のスペシャリストが企業に在籍していないと意味がありません。「セルフサービスBI」であれば、直感的に操作できるため、専門的な知見がなくても効率よくデータを分析できるでしょう。

事業の推進に役立てるためには、適切な分析を行うこと、さらに結果をわかりやすい形で可視化し、必要とする人がセキュアに閲覧することができるようなレポート機能も重要です。

データの可視化

どれだけ有益な情報が含まれていても、Excelの一覧表のようなデータから経営課題を一目で発見することは困難です。BIツールでは、データの集計と分析の結果をさまざまな種類のグラフで視覚的に表現することができ、データが何を指し示しているのか理解しやすくなります。

数字が羅列されたような報告資料は、作成者はよく理解していても、上司や部外者からはすぐに問題点が把握できないことも多いでしょう。ビジュアル化されたデータの方が見やすくわかりやすいですが、利点はそれだけではありません。グラフからドリルダウンしてさらに詳細なデータにアクセスしたり、別の視点ではどう見えるのか確認したりなど、知りたい情報を柔軟に探していくことも可能となります。

地域や気温、天候などによる売上数のデータは、地図上で色分けして表現するビジュアライゼーションによる効果が絶大で、傾向や対策をすぐに判断していくことができるようになるでしょう。分析結果をどのように可視化するかは、BIツールを選択する際の検討項目として重要です。

BIツールを導入するメリット

BIツールを導入するメリットは、これまで蓄積するだけで活用できていなかったデータを集約することで活用できるようになることです。また、特に専門的なスキルがなくてもデータ分析が行えることもメリットとして挙げられます。

これまで、複数のシステムからデータを出力し、Excelなどで会議資料を作成していた場合、多くの時間と工数がかかっていたはずです。手作業であればミスが発生する可能性もあり、また、会議中に違った切り口でのデータが見たい場合でも、すぐに対応することはできませんでした。リアルタイムでのデータへのアクセスは。迅速な経営判断を行っていくために非常に有効です。

BIツール上で一度資料を作成すれば、集計や加工を都度行う必要がなくなるため、作業工数は大きく削減できます。レポート化についても、すべてのデータに連動してアクセスし、BIツールに標準で搭載されたさまざまなグラフや図を利用できるため、短時間で資料を作成できることは大きなメリットといえるでしょう。

BIツールが活用できるシーン

BIツールを扱う多くの企業では、どのような場面で活用しているのでしょうか。業種や規模によって違いはありますが、経営視点で見れば、製品開発や事業の拡大縮小を検討する際にできるだけ多くのデータを参照した情報が知りたいと考えるでしょう。

CRMやSFA、MAなどと連携させることで、顧客に対してどれくらいの営業活動を行うことで売上がアップするのか、SNSの発信効果なども可視化できます。地域や年齢層などのあらゆる条件を加味した売上データの分析も可能です。

工場の省人化を検討する場合にもBIツールは活用できます。勤怠管理システムと工程・工数管理システムのデータを抽出し可視化することで、特定の部門や担当者に負荷がかかっていないか、設備投資による自動化によってどう変わるのかなどのシミュレーションをすることもできるでしょう。

小さな部品ひとつを代替品に変更することで、どれだけの製品に影響があり、原価がどう変動するのかなど、人が手計算するには限界があるような作業でもBIツールを使えばすぐに可視化することが可能となるのです。

データ集約がBIツールの真価を引き出す

散在するデータをそれぞれ解析したとしても、BIツールの真価を引き出すことはできません。手作業では到達できないような深い洞察を得るためには、社内のすべてのデータをひとつに集約して分析対象とすることが望ましいでしょう。

BIツールで複数の環境からデータを集約できるといっても、データ基盤が整っていなければ実現は容易ではありません。データ統合のためには、多数のコネクタによって複数システムと連携でき、さらにGUIインターフェースで操作できるデータ統合ツールが求められます。例えば、Microsoftが提供するAzure Data Factoryであれば、ELT（抽出、変換、格納）を備え、データベースに対しあまり詳しい知識がない場合でも簡易にデータ統合を実現することができます。