コロナ禍をきっかけとして、サテライトオフィスを導入する企業が増えています。サテライトオフィスの導入はBCP対策やリスク分散・人手不足対策など複数の効果が見込める施策です。ただし、通常のオフィスと同等レベルの業務環境を作るには、ネットワークやセキュリティなどシステム面の問題をクリアする必要がでてきます。ここでは、これらサテライトオフィス化で発生する課題の整理と、解決方法を紹介します。
成長を続けるサテライトオフィス市場
まず、サテライトオフィスの定義と市場概況について簡単におさらいしておきましょう。
サテライトオフィスとは
サテライトオフィスとは、本社や本部など、組織の本拠点から離れた場所に独立して設置されるオフィスのことです。ただし支社や営業所とは異なり、柔軟性をもって小規模に、分散を意識して設置されます。したがって「固定された中～大規模な拠点とは別に設けられる、小規模で柔軟性の高い拠点」と定義することもできます。
サテライトオフィスの設置方法は企業によってさまざまです。一般的には、本社や営業所の通勤圏外に、小規模なオフィスを衛星のように設置することが多いでしょう。
サテライトオフィス市場が拡大
2019年以降、サテライトオフィス市場は拡大傾向にあります。ザイマックス総研の調査によれば、フレキシブルオフィスの拠点数は2022年1月時点で2019年比2倍以上に増加しました。
フレキシブルオフィスとは、「柔軟な契約スタイルで設置するオフィス」のことです。具体的には月・日・時間など短期間での契約や、契約規模の変更を頻繁に行うスタイルのオフィスを指します。フレキシブルオフィスは、広義のサテライトオフィスとも言えるため、サテライトオフィスの利用者層が拡大していると見て間違いないでしょう。
また、政府機関の主導によるプロジェクトも始まっています。総務省の「おためしサテライトオフィス」では、都市部に本拠を置く企業に対し、地方自治体の施設を活用したお試し勤務の実施を募集しています。
サテライトオフィスのメリット
サテライトオフィスの利活用は、コロナ禍が終息した後も続くと考えられます。なぜなら、コロナ禍以前からの取り組みである「働き方改革」の一環であり、企業と人材双方に複数のメリットをもたらすからです。
リスク分散
サテライトオフィス運用では、事業停止リスクの低減が見込めます。自然災害やパンデミックなどが発生した場合でも、稼働可能なサテライトオフィスに業務の一部を移管し、事業を継続することができるからです。近年はICTの発達によって本拠点での業務と同じ内容をサテライトオフィスで進められるようになっており、BCP対策の目玉としても期待されています。
固定費の削減
地方自治体の安価な物件をサテライトオフィスにすることで、オフィス賃料（=固定費）の削減が期待できます。地方自治体では公的施設の余剰リソースや民間の空き物件をサテライトオフィスとして貸し出す例も増えており、固定費を削減したい都市部の企業とのマッチングが進んでいます。
人材確保
サテライトオフィスには、さまざまな事情から都市部に通勤できない人材と、人手不足に悩む企業とのマッチングを推進する効果もあります。通勤時間の長さやライフスタイルの変化といった事情から、都市部に通えない優秀な人材を確保できる可能性があるからです。
時間的コストの削減
都市型のサテライトオフィスの場合は、客先への移動時間や通勤時間の短縮など、時間的なコストの削減が可能です。
サテライトオフィス運用時の課題
このように複数のメリットを生み出すサテライトオフィスですが、実際の業務進行においては、下記のようにいくつかの課題も報告されています。
コミュニケーション頻度と質の低下
対面で行っていたコミュニケーションの一部が省略されることで、会話の頻度が減り、情報の質が落ちることがあるようです。情報の質が落ちると、業務品質や顧客満足の低下を招く可能性もあります。
業務環境構築・廃止から生ずる課題
サテライトオフィスで通常の拠点と同じような業務環境を構築するには、PCやネットワーク機器、サーバーなどICT機器への投資が必要です。これらはサテライトオフィスの数に比例して積みあがります。また、構築が不十分である場合は業務遅滞やミスを誘発するリスクもあります。
さらに、オンプレミスで環境を構築する場合は、拠点増加や廃止時のコストや拡張性の問題も発生するでしょう。特に、業務基盤を柔軟にスケールできないことは、ビジネスの成長を妨げる要因になります。
セキュリティの課題
サテライトオフィスで使用されるPCやタブレットに蓄積される情報の管理や、社内データへのアクセス権限の制御など、セキュリティ面にも配慮が必要です。
ITインフラの維持、管理コスト
サテライトオフィスで活用されるICT機器やソフトウェアを管理するコストが発生します。専任のICT担当を置く場合は、人件費や人材確保の問題も生ずるでしょう。
サテライトオフィスの業務品質を上げる「Azure Virtual Desktop」
これらサテライトオフィス運用時の課題を解決するには、クラウド型仮想デスクトップソリューションの活用がおすすめです。
クラウド型仮想デスクトップソリューションの強み
クラウド型仮想デスクトップソリューションは、物理的なICT機器への投資が最小限で済むため、イニシャルコストが小さいという特長があります。また、通常の拠点が持つICTリソースを流用できることから、スピード感を持ったサテライトオフィスの立ち上げに最適です。
運用面ではクラウドサービスを提供するベンダーのサポートを受けられるため、専任のIT担当を置く必要もありません。さらに、クラウドサービスのセキュリティレベルが適用された環境と、端末に情報が残らないという仮想デスクトップの特性から、安全性を確保しやすいこともメリットです。
業務環境を手軽にサテライトオフィスへ「Azure Virtual Desktop」
Azureの仮想デスクトップソリューション「Azure Virtual Desktop」では、さらに以下のような独自のメリットを提供します。
- Windows環境の使い勝手を時間、場所を問わずに実現
「Windows OS+Microsoft Office」という使い慣れた組み合わせを、そのままサテライトオフィスへ移行することが可能です。 - 個別のライセンス料が不要
Azure Virtual Desktop のライセンス料は、Microsoft 365 または Windowsのユーザーごとのライセンス体系に含まれます。そのため、個別ライセンス料は不要です。 - マルチデバイス、マルチOS対応
Azure Virtual Desktop は、Mac、iOS、Androidなど複数のOSとデバイスに対応しています。 - 各種設定とデプロイ、スケーリングが容易
管理コンソールである「Azure portal」を活用することで、ネットワーク設定やユーザー追加、業務アプリのデプロイ、セキュリティ設定などが簡単に行えます。また、自動スケーリング機能によって、仮想マシンイメージを自動的に管理することもできます。
まとめ
今回は、サテライトオフィスの概要やメリット、運用時の課題などを解説しました。サテライトオフィスは複数のメリットがある反面、業務品質の低下や新設・廃止時のコストなどが課題になりがちです。クラウド型仮想デスクトップソリューションは、これらサテライトオフィスの弱点を補う方法として最適かもしれません。ぜひ、サテライトオフィス開設と同時に導入を検討してみてください。
