ファイルサーバー管理の課題を解決! クラウドを選ぶメリットとは?

導入によりさまざまなメリットを得られるファイルサーバーですが、管理に関する課題を抱えている企業も少なくありません。本記事では、ファイルサーバーの概要や、企業における管理の課題を解説します。あわせて具体的な解決策も紹介するので、企業の経営者やIT担当の方はぜひ最後までご覧ください。

ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、ファイルの管理や共有に用いられるサーバーです。画像や資料といったデータファイルの管理に利用できるだけでなく、ネットワーク上での共有や保存を可能とします。
チームでプロジェクトを進行させるケースでは、複数のメンバーがファイルの編集を行うことも珍しくありません。この場合、各々の従業員が自身の端末でファイルの管理・編集を行うとなると、手間も時間もかかります。

このような問題を解決してくれるのが、ファイルサーバーです。プロジェクトに必要なファイルをサーバーへ保存しておけば、複数のメンバーが各々の端末からアクセス可能となります。編集や受け渡しの手間を省け、業務効率化が実現される点も魅力と言えるでしょう。
「誰でもアクセスできるサーバーは危険なのでは」と感じた方もいるでしょうが、その心配はありません。アクセス権限付与機能により、関係者以外にはアクセス不可能な状態に設定できます。

また、ファイルサーバーはバックアップ保存先としても利用されています。個々の端末に重要なファイルを保存していると、デバイスに問題が生じたとき、ファイルが壊れたり取り出せなくなったりするリスクがあります。あらかじめバックアップ保存しておけば、このような心配がありません。

オンプレミスとクラウド

ファイルサーバーの構築や運用を考えるのなら、まずはオンプレミスとクラウドについて理解しておかねばなりません。オンプレミスはいわゆる従来型のことであり、社内にサーバーを設置して運用を行います。

「システムの構築から運用まで、一貫して社内で行うこと」との認識で問題ありません。自社にマッチしたシステムを構築しやすく、カスタマイズの柔軟性も魅力です。一方で、サーバーをはじめとする機器を導入、設置しなくてはならないため、多大な費用が発生するデメリットがあります。

クラウドは、インターネット上で利用可能なサービスです。オンラインで提供されているアプリケーションやサービスを利用でき、社内にシステムを構築する必要がありません。導入費用を抑えられ、スピーディに運用を開始できることがメリットです。
オンプレミスに比べると、カスタマイズ性に乏しいのがデメリットと言えるでしょう。提供元のシステムをそのまま利用しなくてはならないからです。また、初期費用は抑えられるものの、毎月使用料が発生するためランニングコストがかかります。

オンプレミスのファイルサーバーは、自社で社内にシステムを構築しますが、クラウドではインターネット上のサーバーでファイルの管理を行います。この違いを理解しておきましょう。

ファイルサーバー運用時の課題点

ハードウェアの保守管理

オンプレミスでシステムを構築するケースでは、ハードウェア保守管理の課題が発生します。社内にサーバーなどのIT機器を設置する従来型では、定期的に適切なメンテナンスを行わなければなりません。

物理的なIT機器は老朽化も進みます。老朽化が進むと、機器が熱を持ちやすくなる、不具合を起こすなど、さまざまな問題が発生します。このような事態を回避するため、適切な保守管理が求められるのです。
そうした適切な保守管理を行うためには、社内にエンジニアを常駐させる必要があります。もちろん、問題が起きたときだけ外部に委託する手もありますが、それでは緊急時に間に合いません。エンジニアを常駐させるとなれば、当然多大なコストが発生します。

機器自体が場所をとってしまうのも、頭の痛い問題です。専用のスペースを用意する必要があるため、オフィスの1部屋が完全に埋まってしまいます。

容量

ビジネスで扱うファイルはどんどん増えるため、サーバーにはそれなりの容量が求められます。ファイルが増え続けた場合、データを削除する、またはサーバーを増設することで、対応しなくてはなりません。
多くの企業はサーバーを増設しようと考えるのではないでしょうか。増設となれば費用が発生するのはもちろん、新たにスペースが必要になることも考えられます。

「最初から大容量のサーバーを設置すればよいのでは」と思った方もいるでしょう。たしかにそれは正論ですが、導入時にはそこまで容量を使いません。つまり、導入時には容量の大部分が無駄になってしまうのです。
特に、動画や音声などのデータを大量に扱う企業の場合、ファイルサーバーの容量はあっという間に圧迫されます。動画や音声データは、文書ファイルなどと比べると、圧倒的に容量が大きいからです。

障害とバックアップ

社内にサーバーを設置しているケースでは、災害時のリスクも考慮しなくてはなりません。津波や洪水、落雷、火災などさまざまな災害が考えられますが、いずれにしてもデータ破損のリスクがあります。

重要なデータの破損は、企業に大きなダメージを与えます。仮にすべてのデータが破損したとなれば、事業継続が難しくなる可能性もあるのです。このようなリスクに鑑み、社外やクラウドサーバーへのデータバックアップが必要です。

システム障害も、頭を悩ませる課題の1つです。障害が発生するとシステムを通常通り使えなくなり、場合によっては機会損失につながる恐れもあります。速やかな復旧作業が求められます、大きな手間やコストがかかってしまうデメリットが生じてしまうでしょう。

アクセス性

従業員全員がオフィスに出勤し、業務を行うのならオンプレミスでも問題はないでしょう。しかし、大規模な災害が発生したときには、従業員が出社できず自宅で業務を行うことも考えられます。
また、近年では新型コロナウイルスの脅威により、多くの企業がリモートワークを導入しました。今後も、リモートワークを導入する企業は増えると考えられますが、こうなるとシステムへのアクセス性が課題となってきます。

このようなケースでは、VPNで社内のシステムへアクセスすることが考えられます。VPNなら安全なアクセス環境を構築できますが、導入に費用がかかります。いつ発生するかわからない災害のために、多額の資金を投入してVPNを導入することに、頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。

運用課題は「クラウド」で解決！

ここまで述べてきたファイルサーバーの運用課題は、すべてクラウドへの移行で解決できます。社内にシステムを構築する必要がなく、保守やメンテナンス、専用スペースも不要です。光熱費の節約もできるため、トータルでのコストダウンが実現します。

容量を増やすためにサーバーを増設する必要もありません。災害時におけるデータ損失のリスクも軽減できます。自社で復旧作業を行う必要がないことから、手間とコストの大幅な削減につながるでしょう。

クラウドサーバーは強固なセキュリティ環境を構築しているため、安全性に関して問題はありません。社外からも安全にアクセス可能なので、急なリモートワークにも対応できます。

クラウドサーバーなら｢Azureファイルサーバー」がおすすめ

JBS社（日本ビジネスシステムズ社）が提供する「Microsoft Azureファイルサーバー」は、Microsoft Azureクラウドストレージをファイルサーバーのストレージとして利用したものです。要件定義や設計・構築・移行・運用といように、導入から運用までトータルなサポートを受けられることが魅力です。

すでにオンプレミスで運用している企業の場合、同サービスと融合させてハイブリッドサーバーとして活用可能です。オンプレミスとクラウドの融合で、より高いパフォーマンスが期待できるでしょう。

まとめ

ファイルサーバー管理や運用におけるさまざまな課題は、クラウドサービスへの移行でほぼ解決できます。もし、運用管理の課題を感じているのなら、これを機にクラウドサービスへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。
本記事で紹介したAzureファイルサーバーなら、導入から運用までサポートしてもらえるためおすすめです。