商品情報データベースの一元管理で取引先との業務を効率化

情報化社会が進んでいくにつれて、企業で管理しなければならないデータの量もますます増えてきています。パソコンのあちこちに商品に関するデータが散在していて、必要なときにうまく取り出せないということもあります。

そこで今回の記事では、商品情報データベースの一元管理を行うことで取引先との業務を効率化する方法について紹介していきます。

「商品情報」を一元管理する必要性

現在、国内の製造業、流通産業を展開している企業では、国内競争だけでなく、グローバル化が進んだことによる国際競争への対応が求められています。

また、昨今はデジタル化が進み、それによって企業が扱うデータも増加しています。それぞれの顧客データや、顧客の要望による商品の多様化、少量生産にも対応しなければなりません。また、ビジネスチャンスを逃さないためには迅速に行動することも重要です。

このように業務が複雑化し、扱うデータが増えた企業にとって、販売や営業に関する事務作業の効率化は重要な課題となります。

業務の効率化が求められるようになると、大量にある商品情報、取引先情報をそれぞれ管理するのではなく、一元管理することがポイントとなってきます。

この点で、商品の情報を常に最新の状態で管理し、それを必要なときに迅速に取り出すことができるシステムを導入することが有効です。これにより、情報の選別・共有の手間を大幅に省くことができます。そして、それがデジタルチャネルへの情報提供を素早く確実に行うことにもつながっていくのです。

商品情報の管理で多くの企業が直面する課題

では、実際にどういったことが課題となっているのでしょうか。

まず起こり得るのが、複数のシステム、データベースを併用していてデータの保管場所が膨大になっているという状態です。

例えば顧客、営業先から商品の問い合わせを受けた際、商品情報を探そうとしても、複数のシステムを参照していると探すのに時間と手間がかかってしまいます。また、営業担当者が卸先に出荷指示をする際にも、商品のデータがあちこちにあると、収集自体にも時間がかかるでしょう。

同様に、営業・企画・開発などがプロモーションを行う場合にも、社内の商品データ、社外のデータが散在していると、集約するのにも時間がかかることになってしまいます。さらにそのデータを外部に持ち出す際には、適した形式にデータ変換をしなければならないこともあるため、効率的な業務が難しくなります。

そして、このようにデータが多くなるほど、最新のデータと古いデータが混在するようになっていきます。扱う商品が多い場合は、「適切なスペックの商品や最新の商品を正しく案内することができない」という恐れも生じます。

これは得意先ごとの情報管理にも言えることで、得意先ごとに設定された仕入れ価格が整理されておらず、情報の照会を正しく行えないということも考えられるでしょう。

このように、パソコンで情報を管理していてもうまくいかないことが多いものですが、こういった情報を紙媒体で管理している企業ではさらに多くの時間と手間がかかります。

現在、現場で取り扱うデータが増え、このようなデータ管理の課題が浮き彫りになってきている企業が増えている状態だと言えます。

クラウドを活用し商品管理できる「PlaPi」とは

株式会社JSOLでは、商品に関連する資料、データなどをクラウド上で一元管理できるサービスである「PlaPi」を提供しています。

PlaPiでは、商品情報に関するデータ、画像などのファイルを簡単に管理できるだけでなく、情報項目やカテゴリ設定なども自由に追加可能になっています。さらにデータ画像、PDFファイルなどのマルチメディアにも対応しているため、「何か行うたびに形式を変換しなければならない」という煩わしさもありません。

サービスの導入についてはサブスクリプション型で提供されているため、月額1万円ほどという安価な導入費で、しかも早期に利用することが可能となっています。

PlaPiを導入することで、情報検索の速度向上や情報提供の効率化、データ登録や変換の自動化、快適な操作性を実現し、従業員へのデータ管理の負荷を大きく軽減することができます。

その汎用性の高さから、大企業はもちろん中小企業など、企業の規模を問わず活用されており、これからさらなる利用拡大が見込まれています。

取引先との業務効率化を実現「PalPi」を活用するメリット

企業のデータ管理におけるPalPiの利用にはさまざまなメリットがあります。

まず、PlaPiは「操作性がシンプル」なことが最大の特徴となっています。

こういったデータの一元管理サービスを利用したいものの、使い方を覚えるのが面倒だからといって利用を断念している方もいるでしょう。

しかし実際には、企業内でデータを扱うのは固定の事務員だけということはなく、さまざまな人が商品情報データを活用しています。そのため、複雑なマニュアルや操作性では誰もが効率的に使用できず、業務にロスを生じてしまっている状態と言えるでしょう。

PlaPiは、複雑なマニュアルなしに利用することが可能なシステムとなっています。

基本的に、データを活用する際には、「①カテゴリを登録」「②商品の項目を登録」「③項目に対応したデータを登録」という3つの作業だけで仕分けが可能となっています。

このシンプルな操作性によって、誰でも簡単かつ迅速に活用できるシステムを実現しているのです。そのため、顧客から問い合わせを受けたときや、企画のためすぐにデータを収集したいようなときでも、素早くすべてのデータを取り出すことが可能となっています。

また、PlaPiは安価ですぐに利用を開始できるというのも大きなメリットです。

こうした便利なデータ管理システムは、高額なものであれば初期費用だけで数十万円ものコストがかかるものがあり、なかなか気軽に導入するというわけにはいかないものも多くあります。

しかし、PlaPiであれば基本機能は約1万円と安価に設定されています。また、拡張機能をオプションとすることで、必要に応じてより性能の高いバージョンを導入することも可能にしています。

そのため、特別な機能はいらないという企業の場合は非常に安価でサービス利用を開始できるのです。

さらに、サービスの形態がサブスクリプション型となっているため、数ヶ月にも及ぶような開発期間や導入期間を必要とせず、すぐに利用できるようになっている点もメリットとして挙げられます。

お試しで利用を開始することもできるので、本格導入の前に、気軽に使い心地を試してみるのもよいでしょう。

このようにメリットが多くあるPlaPiですが、やはり最大のメリットは効果的にデータを活用できることです。具体的には、ダッシュボード機能によって、把握したい商品のカテゴリ別、項目別の状況を簡単に把握可能になっています。

また、部品や付属品、後継品などを自由に関連情報として設定できるため、商品に関連するデータがすぐに取り出せるようにもなっています。

PlaPiを導入すれば、急な問い合わせなどに対しても迅速な対応が実現し、顧客満足度の向上や信頼の獲得にもつながるでしょう。

これらの商品とあわせて、設計書、仕様書などの情報も関係者で情報共有できるので、伝達ミスを防ぐことにつながります。

またこういった情報の中で、スペックや価格、仕様などの商品情報を顧客と共有することが可能となっているため、説明や紹介の時間を省略することができます。これは営業効率を大きく上げ、売上向上にもつながるでしょう。

営業活動に関しては、PlaPiではデータ画像やファイルなどを大量に保管できるため、営業先や店舗などでの詳細な商品情報案内にも役立ちます。

さらに社内システムだけでなく、顧客などの外部についても相手側のフォーマットに合わせたデータに変換することができるため、形式を都度変換するという作業も必要ありません。

こうしたデータ加工にかかる時間や手間を省けることも、大きなメリットだと言えます。

「PlaPi」導入による課題解決の事例

では具体例として、実際にデータ管理で課題を抱えていた企業が、PlaPi導入によってその課題を解決した事例を紹介していきたいと思います。

商品情報の管理におけるB社の課題

B社では、それまでの売上貢献度に応じて取り扱い可能な商品や販売価格が違う取引先をランクの設定により管理していました。

しかしB社で取り扱っている商品の数が多いことや、ランク付けが複雑なこと、データがあちこちに散在しているために照会に時間がかかることが原因となって、ミスが多発していました。ときには、扱う商品の情報や価格を別の顧客に対して提示してしまうこともあり、それがトラブルに発展することもありました。

そういったミスやトラブルを防ぐために正しい情報を確実に探す作業が必要となり、データ管理に多大な時間と労力をかけることになっていたのです。

さらには、得意先への商品情報の共有が紙ベースで行われていたことから、「紛失しやすい」「新しいものと古いものがわかりにくい」という事態も起こっていました。

商品情報データベース「PlaPi」による解決策

解決策を探していたB社のT氏は情報サービスを導入することを検討し、情報サービス展示会で「PlaPi」を知りました。会社が抱えている課題を解決することができると感じたT氏は営業推進部を集めて、PlaPiのデモを見ることを決定します。

そのデモにより、商品情報データを一元管理し、クラウド上で簡単に利用することができるPlaPiであれば、B社の課題を解決してくれると判断して導入を決定しました。

PlaPiの導入により、顧客からの問い合わせにも迅速かつ正確に対応できるようになったB社は、商品情報の一括登録の活用によってさらなるデータ化を行いました。

また、B社ではこういったデータ管理業務が、特にITの専門知識がなくても簡単にできるということが大いに喜ばれるものとなり、PlaPiの活用が進められています。

まとめ

現代日本の企業においては、社内で扱われるデータ量は増加傾向にあります。

商品を管理するという点から考えると、数が多く複雑なデータ管理には紙ベースや従来のシステムの利用では限界があります。こうした場合に商品データベース「PlaPi」を活用することによって、データを一元管理できるようになり、業務効率を向上させることが可能です。

データ管理に課題がある企業はPlaPiをぜひ一度試してみましょう。