選定・導入時に考えておきたい組織改編に強いワークフローシステムについて

ワークフローシステムは、企業の業務効率化に大きく役立つほか、働き方改革の推進においても重要な役割を担います。しかし、将来的に発生し得る企業の変化にも柔軟に対応可能なシステムを導入しなくては、その恩恵を十分に享受できません。本記事では、その重要なポイントである組織改編に強いワークフローシステムの特徴について詳しく解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務効率化を目的に、従来紙文書で行っていた経費や稟議書の申請・承認作業など、業務上の手続きを電子化するものです。画面上で作成した申請書は、内容に応じた承認フローが自動生成され、所定の承認者へと渡ります。

ワークフローシステムを導入すれば、場所や時間を問わずに申請・承認ができるようにもなります。必要な社員たちがテレワーク・出張中などでも、申請書が滞ることなく、急ぎの案件にも対応できます。承認や差し戻しの通知、承認遅れの督促もシステムが行うため、決裁の大幅スピードアップが狙えるでしょう。

すべてを電子化することで、書類の保管場所も不要になります。決裁が済んだ申請書は自動的にシステム内に保存され、検索も容易です。膨大な書類の中からそのとき必要な1枚をキーワードなどで検索できるので、無駄な時間を削減可能です。紙代や印刷代も不要となり、コスト削減効果も見込めます。

ワークフローシステムの市場規模

ワークフローシステムは国内でどのくらい普及しているのか、その市場規模を見てみましょう。ミック経済研究所などによると、ワークフローシステムの市場規模は、2019年時点で80億円弱と言われています。ワークフローシステムは2000年前後から大手企業を中心に導入が進み、企業の業務効率化に大きく貢献してきました。近年では働き方改革や新型コロナウイルスの影響から中小企業でも需要が高まっており、今後も市場規模は拡大していく見込みです。

市場規模の拡大に伴い、ワークフローシステムの形態も多様化しています。一例を挙げると、クラウド型やRPAやAIを取り入れた最新型の形態も登場しています。

ただし、トレンドだけでワークフローシステムを導入するのはおすすめしません。長い目で見て、将来的に発生し得る自社の変化にも、柔軟に対応できる製品を選ぶことが大事です。柔軟性を見定める重要な要素のひとつが、組織改編時の対応力です。

「なぜ組織改編への対応力を重視する必要があるのか」「どんな点をチェックするといいのか」については後述します。

組織改編を想定したワークフローシステムを考える重要性

経営環境が大きく変化する昨今、競争力向上を目的に大幅な組織改編に取り組む企業が増えています。組織改編や統廃合のタイミングには承認フローの変更が必ず発生するため、ワークフローシステムは大きな影響を受けます。しかし、組織改編に付随する変更作業は膨大です。さらに、組織改編直後には、移行前と移行後の申請業務が重なり合って発生する可能性も高く、そのどちらもがスムーズに処理されなければなりません。

組織改編時には、このように煩雑な処理が数多く発生しますが、その度に不具合やトラブルが起きて業務が停滞するようでは、業務効率化どころではありません。ワークフローシステムの選定においては、下記のような「定期的に発生し得る組織改編・人事異動に強いこと」を基準として、製品を選びましょう。

組織改編に強いワークフローシステムとは

組織改編に強いワークフローシステムとはどのようなものなのでしょうか。ここでは、特に重要な3つのポイントについて詳しく解説します。

内部統制が考えられたシステム

まず、内部統制に考慮された製品かどうかは必ずチェックしましょう。引継ぎにあたり、自動的に権限変更がなされ、検証にも時間がかからないものがいいでしょう。自動的に権限変更がなされる機能の一例に、事前予約機能があります。組織改編の前から設定作業を始められるので余裕をもったメンテナンスが可能です。

ただし、内部統制の基準においては、組織改編の日付よりも前に起案されたものは、移行前の承認ルートで決裁されなければなりません。引継ぎ期間を定めてその間は前任者と後任者のいずれかを承認者に選べるなど、複雑な管理も可能な製品であれば、こうした問題をクリアできます。監査では、過去にさかのぼって処理内容を調査されるケースも多く、組織改編前の証跡を正しく残せるものであるかも重要です。

情報やナレッジの共有・活用が適切な範囲で可能なシステム

過去の稟議に関する情報が閲覧可能であることも重要です。組織改編で異動となった場合でも、ワークフローシステムに蓄積されたナレッジを共有・活用できれば、新しい担当業務をスムーズに進められます。ワークフローシステムには、承認フロー以外にも申請書の書き方や発注先、申請書を介したやり取りなど、さまざまなノウハウが詰まっています。

現在進行中の申請書についても、上司や最終承認者に限って閲覧可能にしておけば、申請前にアドバイスがもらえたり相談したりでき、起案の質が向上します。引継ぎの無駄な手間やコストを減らせれば、新しい部署での即戦力化のスピードも速まるでしょう。ナレッジの共有は、計画から起案までの進行を円滑にするだけでなく、チーム間や部門間の連携強化にも効果的です。

設定変更が柔軟に行えるシステム

設定変更が柔軟に行えるシステムとは、担当者の手間を減らし、かつミスなく変更できる製品を意味します。企業の規模が大きければ、それだけ組織改編によって動く人員も多く、システム担当者の作業負荷は相当なものになるはずです。

当日になって慌てて変更しては、ミスへつながります。逆に、事前に設定変更の準備を開始でき、日付変更時に自動的に移行する製品を使用しれば、システム担当者の負担を大きく減らせるでしょう。

さらに便利なのは、社内の人事システムと連動できるものです。新しい組織情報をインポートすれば、手作業の手間から解放されます。変更漏れも防げ、人件費のコストダウンも叶うでしょう。ワークフローシステムの導入となると、「業務を電子化する機能」にばかりに目がいきがちかもしれません。しかし「導入後の運用管理が容易であるかどうか」という点も、同じくらい重要です。

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まとめ

ワークフローシステムは、企業が競争力を高めるために行う統廃合や組織改編に柔軟に対応できることが大事です。組織改編に強いワークフローシステムとは、内部統制を考慮しており、ナレッジを共有でき、設定変更も柔軟に行えるという大きなメリットを持ちます。さらに、人事システムとも連動させれば、人件費も削減でき、スムーズな運用管理が実現するでしょう。