ChatGPTで業務効率化を実現しよう | プロンプトや実例を用いて解説

近年、AI技術の発展により、業務効率化への期待が高まっています。なかでも、OpenAIが開発したChatGPTは、自然な文章生成能力で注目の的です。

本記事では、ChatGPTの機能と活用方法を紹介し、具体的なプロンプトや実例を用いて、業務効率化への道筋を解説します。

ChatGPTを活用することで、資料作成、メール作成、顧客対応など、さまざまな業務の効率化が可能です。業務効率化に取り組んでいる企業はぜひ参考にしてください。

ChatGPTとは？

ChatGPTは、質問に対してまるで人間が考えたような文章を返してくれる生成AIです。
OpenAIが開発したサービスで、多くのユーザーがおり、Microsoftが出資するなど注目を集めています。

GPTと呼ばれる大規模言語モデルが利用されており、無料版のGPT3.5と毎月20ドルの有料版GPT4が提供されています。
記事内で企業の業務効率化を行うためのおすすめプラグインを紹介しますが、プラグインは有料版のGPT4でのみ利用可能なため注意が必要です。

リリース直後は、セキュリティの問題や情報漏えいのリスクがあるといわれ、日本の多くの企業で利用が禁止されていましたが、2024年現在では、大手企業やIT企業を中心に導入する企業が増えています。

ChatGPTの得意な業務例

ChatGPTは、人間が考えたような文章を生成してくれるツールとして注目されていますが、得意なことと苦手なことがはっきりしています。
最難関クラスのMBAの最終資格に合格できる点数を取るなど、質問に対する解答精度はかなり高いです。ここでは、ChatGPTが得意な業務を8つ紹介します。

メールやコンテンツ作成など簡単な文章を作成

ChatGPTはメールやブログ、SNS投稿といった簡単な文章作成を得意としています。

ある程度形式が決まっている文章の生成は、ChatGPTに生成させることで大幅な業務効率化を実現できます。
取引先に送るフォーマルな言葉遣いや社内のメンバーに送るカジュアルなメールなど、内容を指定することで用途に合わせた文章作成も可能です。

企画・会議進行などのアイデア出し

企画案や会議進行の流れを考えるなど、アイデアを出すこともChatGPTが得意とする業務です。

これらのアイデアを機械的に生成してくれます。効率性だけを見れば、企業の多くのメンバーが意見を出し合って決めていく方法よりも、ChatGPTに100個の案を考えてもらうほうが効率的といえるでしょう。

基本的なプログラミング

ChatGPTは基本的なプログラミングコードを書く業務も得意です。コードの書き方からデバッグ作業、簡単なアルゴリズムの作成まで、プログラミング学習者や開発者の業務効率化を実現できます。

Python、 JavaScript、 HTMLなど、多くのプログラミング言語に関する質問に答え、コードサンプルを提供してくれるため、実践的なプログラミングスキルの向上が図れます。プログラミング初心者から経験者まで役立てられるため、業務に取り入れるべきツールです。

文章の言い換えや要約

ChatGPTは文章の言い換えや要約を得意としています。

ChatGPTは、膨大な量のデータを学習しているため、文章構造パターンも豊富です。多くの文章を扱う企業・ビジネスマンこそ、業務効率化のためにChatGPTを導入するべきといえます。

文章の校正

ChatGPTは、文法やスペル、句読点の誤りを見つけ出す文章の校正も得意です。不自然な表現の修正を提案し、より適切な単語選択をしてくれるため、文章の質が向上します。

人がキーボードで文字を入力した場合、入力ミスをすることもあるでしょう。ChatGPTに校正を任せることで、何度も文章を読み直し確認していた作業の効率化ができます。

翻訳

ChatGPTは多言語間の翻訳機能も備えています。英語、スペイン語、中国語、日本語など、幅広い言語での翻訳が可能です。2024年現在、対応言語は50以上にのぼります。

ビジネス文書の翻訳から日常会話、技術的なマニュアル書まで、さまざまなテキストの翻訳を得意としています。グローバルにビジネスを展開している企業や言語教育に力を入れている企業でも活用できるでしょう。

コールセンターのサポート業務

コールセンター業務は、電話後の対応履歴や情報の更新作業があります。ログを残す作業は、電話対応と同じくらい重要視され時間もかかります。

コールログをAIによる音声認識で文字起こしをして、内容をChatGPTに要約させることで、大幅な業務効率化が可能です。

そして、ChatGPTを利用して、過去の問い合わせログの内容をもとにしたFAQの作成も可能です。FAQがあれば電話対応自体の件数や応答時間の削減が期待できます。

Excelの関数作成

日々の業務でExcelを利用している方は、Excelの関数作成にもChatGPTを活用できます。SUM関数やAVERAGE関数など、単純な関数であれば関数の作成に時間はかかりません。しかし、大量のデータを利用した複雑な表を作成したい場合は、複雑な関数を使用します。

従来は、関数を作成するために、インターネット上で検索をかけて自分で関数を作成し、意図した応答をするかテストをするといった工程を踏んでいました。これまで時間がかかっていた関数作成の業務も、ChatGPTを利用して時間の短縮ができます。

ChatGPTの苦手な業務例

ChatGPTは、多様な話題についての質問に回答する能力を持つ人工知能ですが、その性能には限界があり、苦手な業務もあります。ここでは、ChatGPTの苦手な業務を3つ紹介します。

トレンドや最新の情報に関する回答

ChatGPTの訓練データは、無料版のGPT3.5が2021年9月、GPT4は2023年4月までのものを使用しています。そのため最新情報に基づく質問やトレンドに関する質問の回答が苦手です。業務などで、最新のニュースや記録を含む質問をする場合は注意が必要です。

専門的な知識を含む厳密な回答

ChatGPTは幅広い知識を持っていますが、専門分野における深い知識や厳密な回答は苦手です。

インターネット上の大量のデータを学習していますが、学習データの中には、正確性に欠ける情報や誤った情報も少なくありません。そのような背景から、誤った回答が出力される場合もあります。

また、そもそもインターネット上に情報が少ないニッチで専門的なジャンルの回答は質が落ちる傾向にあります。

オリジナリティ性のある回答

ChatGPTは、あらかじめ学習された情報をもとに回答するため、世の中に出ていないオリジナリティを求める回答を苦手としています。

アート、創作文学、革新的なアイデアが求められる企画など、高度な創造性を必要とする分野では、ChatGPTの回答を活用することは難しいといえるでしょう。

ChatGPTを導入して業務効率化するときの流れ

企業内でChatGPTの利用を許可しても、実際に利用されなければ業務効率化ができません。ここでは、ChatGPTを導入して業務効率化する際の流れを5ステップで紹介します。

STEP1：効率化する業務を洗い出す

業務効率化の第一歩として、まずは効率化を望む業務の全体像を把握し、具体的な効率化するべき業務を洗い出すことが重要です。日々の業務フローを詳細に分析し、時間がかかっているタスク、繰り返し発生する作業、手作業によるプロセスなど、自動化や効率化の余地がある業務領域を特定します。

実際の業務経験に基づく改善点を見つけるために、従業員からのフィードバックを集めることも有効です。洗い出しをする際、業務の優先順位付けも行い、最も影響力の高い領域から改善を始めましょう。

STEP2：効率化の目標を数値化する

業務効率化の目標を設定する際は、単に「時間を節約したい」「作業をスムーズにしたい」といった抽象的な目標ではなく、具体的な数値目標を定めることが重要です。

例えば

「メールの処理時間を毎日1時間削減する」
「顧客からの問い合わせ対応速度を30%向上させる」
「報告書の作成にかかる時間を50%短縮する」

など、明確な数値で目標を設定しましょう。これにより、ChatGPTの導入効果を明確に測定し、目標達成の進捗を容易に追跡できます。数値化された目標は、プロジェクトチームのモチベーション向上にもつながり、具体的な成果を目指して効率的に作業を進めることができるようになります。

STEP3：ChatGPTの利用規約を確認する

ChatGPTを業務に導入する前に、ChatGPT利用規約を慎重に確認することは非常に重要です。ChatGPTを使用して自社の業務効率化を行う際に、法的な問題や規約違反が発生しては元も子もありません。利用規約の確認では、データの取り扱い、プライバシーポリシー、使用可能な機能、および任意の制限事項に特に注意を払いましょう。

STEP4：ChatGPTのテスト導入

ChatGPTを利用した業務効率化の目的と、企業で利用しても問題がないか確認を終えた後、いきなり本格導入ではなく、事前にテスト導入を行います。
ChatGPTのテスト導入は、実際の業務プロセスへの適合性と効果を検証するための重要なステップです。

この過程で、ユーザーのフィードバックを積極的に収集し、操作性、応答の精度、タスク完了の速度など、さまざまな側面からChatGPTのパフォーマンスを評価します。また、テスト導入を通じて発見された問題点や改善点を洗い出し、本格導入前に必要な調整を行います。この段階を丁寧に実施することが、ChatGPTを効果的に活用し、業務効率化を実現するためには重要です。

STEP5：効率化できているか導入後も定期的に評価する

ChatGPT導入後、目的通り業務効率化ができているか定期的に評価しましょう。導入初期の成果だけでなく、長期にわたる効果測定が重要です。ChatGPT導入後の業務効率化の成果が明確になれば、それを基にさらなる業務改善の機会を探り、ChatGPTの利用範囲を拡大することも可能です。

ChatGPTを業務効率化に活用するためのプロンプトの書き方

ChatGPTは、自然言語処理技術を活用したAIで、多岐にわたる質問への回答や文章の生成、情報の要約など、さまざまなタスクを効率的に実行できます。しかし、ChatGPTの能力を最大限に引き出すためには、質問する内容が重要です。ここでは、業務効率化にChatGPTを活用するためのプロンプト（質問する際の文章）について解説します。

指示は具体的に

ChatGPTを利用して、適切な回答を得るために、質問の内容は具体的に書きましょう。

ChatGPTは、指示に従ってさまざまなタスクを実行するため、指示は具体的かつ明確に記述することが重要です。例えば、「メールを書いて」という指示よりも、「顧客Aに、納期について来週中に回答する旨のメールを書いて」というように、具体的な内容を指示することで、より正確な結果を得られます。

また、指示の順番も重要です。例えば、「ブログ記事を書いて、SEO対策も施す」という指示よりも、「SEO対策を施したブログ記事を書いて」というように、目的を先に記述することで、ChatGPTが意図を理解しやすくなります。

出力形式を指定する

ChatGPTは、さまざまな形式の文章を生成できるため、出力形式を指定することで、より効率的に業務を進めることができます。例えば、「会議資料を作成して」という指示よりも、「会議資料を箇条書きで3ページ以内で作成して」というように、具体的な形式を指定することで、ChatGPTが期待通りの出力を生成しやすくなります。

また、出力形式だけでなく、文章の長さや書き方、口調なども指定可能です。例えば、「プレスリリースをフォーマルな口調で書いて」というように、具体的な要件を伝えることで、より精度の高い出力を得られます。

条件を指定する

ChatGPTは、条件を指定することで、より精度の高い出力を生成できます。
アイデア出しを行う際は、「10個のアイデアを書いて」や文章の要約は「200文字以内で出力して」のように、数値を用いた条件指定をすることで、より求めている回答に近い出力結果が得られるでしょう。

ChatGPTを使って業務効率化した事例とプロンプト例文を紹介

ここからは、ChatGPTで業務効率化をするためのプロンプトの例文を紹介します。

例文｜メールを作成する

今回は、クライアントとの日程調整のメールをChatGPTに作成してもらいます。

プロンプト例
あなたは優秀なビジネスマンです。
以下の情報をもとに取引先に送るメールを作成してください。

#目的
取引先に打ち合わせの日程を決める連絡をする

#主要な詳細
自社商品の「説明資料」について説明する会議を開催するための日程調整メールを送付する。

#希望するアクション
打ち合わせ可能な日時の候補をいくつか記載していただく。

件名：
本文：
[会社名]
[担当者名] 様
{ }

何卒よろしくお願い申し上げます。
[メール署名]

このプロンプトで質問すると、ChatGPTから以下の回答が返ってきました。

例文｜資料を作成する

ChatGPTで、資料作成の構成案を作る際のプロンプトを紹介します。
今回は以下のプロンプトでChatGPTに質問します。

プロンプト例
あなたは企業の企画開発部門で働くビジネスマンです。
ある企画の提案資料を作成します。資料の構成案を作成してください。

#目的
社内企画会議で提案し、企画を通したい。

#主要な詳細
Aという新商品の宣伝用の企画をする提案資料を作成する

ChatGPTからの返答はこちらです。

例文｜商品紹介文を作成する

続いて、椅子の商品紹介をする際のプロンプト例文を紹介します。

プロンプト例
あなたは、一流の広告ライターです。
以下の商品について、自然で読みやすい商品説明文をつくってください。

【商品の種類と名称】
椅子　らくらくチェア

【商品の特徴や利点】
PCでの作業中でも腰が痛くならない椅子

【買ってもらいたいターゲット】
リモートワークでPCを利用する人
デスクワークをする企業

【文章のトーンと長さ】

ChatGPTから以下の解答が返って来ました。

例文｜プレスリリースを作成する

今回は、ChatGPTにプレスリリースを作成させるために、以下のプロンプトを入力しました。

プロンプト例
あなたはPRのプロフェッショナルです。新製品の発表を直前に控えています。魅力的なプレスリリースを作成してください

#ルール

#リリース内容

出力結果は以下の通りです。

例文｜アイデアを出す

新商品企画、キャンペーンのアイデア、上司と部下の面談での会話のアイデア出しなど、さまざまなアイデア出しも、ChatGPTで効率よく行えます。アイデア出しが苦手な方は、以下のプロンプトを参考にしてください。

プロンプト例
あなたはマーケティング・プロモーターの専門家です。
冬に販売する飲料の新商品案を考えます。とても人気で斬新なアイデアを出してください。

#商品
飲料

#ルール

#出力

上記プロンプトをChatGPTに打ち込むと、下記の回答を返してくれました。
「さらに10個案を出してください」など、追加で入力しても指定した数だけアイデアを出してくれるため、0→1のアイデアを考える時間も効率化できます。

例文｜プログラミングコードを作成する

今回は、以下のPythonを使った初歩的なプログラミングコードを作成させるためのプロンプトを入力します。
別言語でコードを書くときやバグ修正を行う場合も内容を一部変更して活用してください。

プロンプト例
# 命令書
あなたは、Pythonを利用するプロのエンジニアです。
以下の制約条件と入力文をもとに、プログラミングコードを作成してください。

#ルール

＃入力内容
リストを作りリストの中身をアルファベット順に並び替えるコードを作成してください
リストの文字を縦1列に表示するコードを作成してください

以下、ChatGPTからの回答です。

例文｜文章を要約する

文章を要約する場合は、下記プロンプトの＃入力する文章に該当の文章を入れてください。

プロンプト例
#命令書
あなたは、プロの編集者です。
以下の制約条件に従って、文章を要約してください。

#制約条件

#入力する文章
※ここに要約する文書を入力

#出力形式
要約した文章:
出力した文章の句読点を含めた文字数:

例文｜文章を校正する

要約する場合と同じようなプロンプトを利用し、ChatGPTに文章を校正させることができます。

プロンプト例
#命令書:
あなたは、プロの編集者です。
以下の入力文をもとに、文中の文法エラーを検出し、正しい形に修正してください。
以下の制約条件に従って、文章を校正してください。

#制約条件

#入力文:
※ここに校正してほしい文章を記載する

例文｜文章を翻訳する

今回は、ある海外製品のツールに関する英語のドキュメントを翻訳することを想定してプロンプトを紹介します。

プロンプト例
#お願い
あなたはプロの翻訳家です。次に示す英文を日本語に翻訳してください

#目的
英語で書かれた解説ドキュメントを日本語訳して理解するため

#ルール

#入力
※英文をコピペする

例文｜Excelの関数を作成する

ChatGPTで、Excel作業も業務効率化ができます。今回は、少し複雑な関数を作成してみます。

プロンプト例
#お願い
以下のルールを満たすExcel関数を作成してください
わかりやすい関数を出力してください。

＃ルール
A列のすべてのセルの値の平均値をB1列に記載してください。

ただし、A1に数値がない場合は、B1は空白とします。

小数点以下第2位は四捨五入してください。

以下、ChatGPTの出力結果です。
関数だけを出力するのではなく、解説も出力してくれています。

ChatGPTを業務利用時に注意すること

ChatGPTは、業務効率化に役立つツールですが、利用にはいくつかの注意点を押さえておきましょう。以下では、ChatGPTを業務利用する際に注意すべき点を解説します。

利用範囲には制限があることを理解する

ChatGPTは、OpenAIが提供するサービスであり、利用範囲には制限があります。例えば、商用利用にはライセンスが必要です。また、個人情報や機密情報を含むデータの処理には利用できません。利用規約をよく確認し、適切な範囲で利用することが重要です。

情報が正確ではないことを理解する

ChatGPTは、AIモデルであり、生成する情報が常に正確であるとは限りません。特に、専門的な知識や最新の情報を含む内容の場合、誤りがある可能性があります。ChatGPTで生成した情報は、あくまで参考資料として利用しましょう。

人の目で最終確認を行うこと

ChatGPTは、文章の生成や翻訳など、さまざまなタスクを実行できます。しかし、生成された文章は文法的に誤っていたり、意味が通っていなかったりする場合があります。ChatGPTで生成した結果は、必ず人の目で確認し、必要に応じて修正を行いましょう。

機密情報を入力しない

ChatGPTは、インターネット上のデータに基づいて学習しているため、機密情報を入力すると、企業の重要な情報が漏えいする可能性があります。パスワードや顧客情報などの機密情報は、ChatGPTに入力しないように注意してください。

ChatGPT設定を変更することで、入力した情報を学習させないことも可能です。しかし、設定を行っても100%安全であるとは言い難いため、企業で使用する場合は明確なルール作りが必要となるでしょう。

ChatGPTで業務効率化するためのおすすめプラグイン

ChatGPTは、文章生成や翻訳、質問応答などさまざまなタスクをこなせるAIツールです。その機能をさらに拡張し、業務効率化を促進するプラグインが多数登場しています。ここでは、特におすすめの5つのプラグインを紹介します。

Link Reader

Link Readerは、Webページの情報をChatGPTに読み込ませ、要約や分析、アイデア生成を支援するプラグインです。長文の資料や記事を素早く理解したい場合や、コンテンツマーケティングのアイデアを探したい場合に役立ちます。

Link Readerを利用するメリット

Zapier

Zapierは、ChatGPTと他のWebサービスを連携させるプラグインです。例えば、ChatGPTで生成した文章を自動的にメール送信したり、スプレッドシートに書き込んだりすることができます。業務フローを自動化することで、時間と労力を大幅に削減できます。

Zapierを利用するメリット

wolfram

wolframは、数式や複雑な計算の処理をChatGPTで実行できるプラグインです。四則演算、積分・微分、方程式の解法など、さまざまな計算を実行できます。

wolframを利用するメリット

Prompt Perfect

Prompt Perfectは、ChatGPTに指示するためのプロンプト（質問文）を生成するプラグインです。より具体的な指示を与えることで、ChatGPTの出力精度を向上させ、期待通りの結果を得やすくなります。ChatGPTで業務効率化を目指していても、プロンプト作成に時間がかかってしまい、結果的に効率化できていないというケースも多いです。この問題を解消してくれるプラグインがPrompt Perfectです。

Prompt Perfectを利用するメリット

Show Me

Show Meは、ChatGPTで生成した文章を視覚的に表現するプラグインです。文章の内容をグラフや図、表などにまとめることで、情報をより分かりやすく表現できます。PowerPoint資料、Excel資料を作成する際の業務効率化が可能になります。

Show Meを利用するメリット

ChatGPTを利用したおすすめGoogle拡張機能4選

ChatGPTは、文章生成や翻訳、質問応答などさまざまなタスクをこなせるAIツールです。その機能をブラウザ上で手軽に活用できるGoogle拡張機能が多数登場しています。ここでは、特におすすめの4つの拡張機能を紹介します。

ChatGPT for Google

ChatGPT for Googleは、Google検索結果にChatGPTによる回答を自動表示する拡張機能です。検索キーワードに関連する情報を網羅的に提示し、より深い理解を促進します。

ChatGPT for Googleを利用するメリット

WebChatGPT

WebChatGPTは、Webサイト上でChatGPTと直接対話できる拡張機能です。文章の要約や翻訳、創作活動など、幅広いタスクをこなすことができます。

WebChatGPTを利用するメリット

ChatGPT Writer

ChatGPT Writerは、文章作成に特化したChatGPT拡張機能です。ブログ記事やメール、広告文など、さまざまな形式の文章を簡単に作成できます。

ChatGPT Writerを利用するメリット

Gimme Summary AI

Gimme Summary AIは、Webページや文章を自動的に要約する拡張機能です。長文を読む時間がない場合や、内容を素早く把握したい場合に役立ちます。

Gimme Summary AIを利用するメリット

まとめ

本記事では、ChatGPTを利用して業務効率化するためのプロンプトを中心に紹介しました。ChatGPTを使っているけれど、求めている回答が得られないと感じている方は、本記事で紹介したプロンプトを活用してください。

さらに、業務効率化を進めるために、ChatGPTのプラグインやChatGPTと連携可能なGoogle拡張機能も紹介しました。業務効率化に悩む企業はChatGPTの導入と効果的なプロンプトの作成を推奨します。