組織にとってもビジネスパーソン個人にとっても「業務効率化」は永遠の課題です。業務効率がアップすれば社員はコア業務により集中するようになりますし、組織にとってこれは大変好ましいことです。ビジネスパーソン個人からしても残業時間が少なくなり、プライベートを充実させた上で会社からの評価も上がります。
そこで今回は、組織的・個人的に業務効率化を目指していいただくために、業務効率化のアイディアをご紹介します。まずは一般的なものから紹介しましょう。
一般的な業務効率化アイディア
無くす
業務効率化へ取り組むにあたって「無駄な業務を無くすこと」は真っ先に考えるべき施策です。組織や個人にとって無駄な業務を排除すれば、その分業務効率がアップするためシンプルかつ効果が高い施策です。
実は、無駄な業務というものは案外多いもの。一体誰が参考にしているか分からない資料作成など、単に習慣化していてまったく付加価値を生んでいない業務は必ず存在します。
これらを無くせば、大幅な効率化になるでしょう。
基準を下げる
何か仕事を完成させた際はチェックが必要です。たとえばプレゼン資料を作成したら、その内容に誤りが無かったり完成度が高いかなどを上長にチェックしてもらいます。そうしたチェックが必要な仕事に関しては、その優先度に応じて基準を下げましょう。
たとえばプレゼン資料なら社外に出すものなのでダブルチェックは欠かせませんが、社内共有用の資料ならば誤字脱字などがあったところでビジネスに影響はありません。同じような資料作成業務であっても、その優先度に応じて基準を考えることで業務効率をアップできます。
まとめる
複数回に分けて行われている業務はそれよりも少ない数にまとめることで、業務効率をアップできます。たとえば週に1回ずつ定例会議と進捗会議を行っていれば、これを1回にまとめることで業務効率はグンとあがるでしょう。
似たような業務でまとめられるところは積極的にまとめていきましょう。
書式をそろえる
何か資料を作成するにあたって、各人異なるフォーマットを使用していることが少なくありません。明確なフォーマットが無いことはそもそも業務効率を下げる行為ですし、資料を共有した際に理解が遅れることがあります。
別のフォーマットを使い慣れている人が他人が作成した資料を閲覧した際は、その内容を理解するまでに時間がかかります。こうした細かいポイントから業務効率化を考えることが大切です。
自動化する
専門的なスキルを必要とせず、かつ定型化されている業務に関してはツールを使って自動化するのがおすすめです。たとえばExcelマクロは、Excelドキュメント内での操作を記録し、自動的に実行してくれる機能です。
たとえばデータの自動集計を行ったり、従業員の勤務状況を表とグラフにしてまとめたりと色々なことができます。
分ける
複数回の業務をそれよりも少なくまとめるという方法以外に、一つにまとめている業務を複数回にわけるという方法もあります。たとえばある資料を100枚制作して、そのチェックを他部署が行っているとします。
100枚制作してからすべてチェックに回すのでは後工程の生産性が下がるので、10枚制作したりチェックに回す、さらに10枚作成したらチェックに回すといった具体に業務を分けることで業務効率をアップできます。
担当を変える
マーケティング担当は製品や市場について詳しい人に、海外案件は英語が得意な人になど、基本的なことではありますが適材適所を実現することは大幅な業務効率アップにつながります。
さらに、既存の仕事をアウトソーシングするというのも一つの手段です。
マニュアル化
組織にある仕事の多くは「属人化」という問題を抱えています。これは、ある特定の人しかその仕事ができないという状況であり、その人がいないと仕事が回らないという意味でもあります。
仕事が属人化している環境では業務効率の低下以外にも様々なリスクがあるので、可能な限り仕事をマニュアル化して平準化を図りましょう。
権限を増やす
決裁者が不在で急ぎの案件が処理されないというケースがあります。その際に何度も電話をかけたりメールをして対応してもらうということが少なくありません。こうした際は確認者や承認者を増やしておくことで、業務をスムーズに回すことができます。
スキルアップ
ビジネスパーソン個人のスキルアップも業務効率化につながるものです。たとえばタイピング速度が上がれば資料作成のスピードがアップしますし、ショートカットキーを上手く活用するだけでも業務効率はアップします。
デュアルディスプレイを取り入れると業務効率が上がるという事例もあります。
ワークフロー化
ワークフローとは予め決められた順番通りに仕事を受け渡すことです。たとえば作成した資料をチェックしてもらうために、どういったルートでチェックしてもらえばよいのかが分かりません。
そこで、予めワークフローを定義すれば効率良く仕事が回せるため、スムーズに完了できます。
日常業務を積極的に自動化していこう
多くの企業で、個人で処理できる業務は場所を場所を問わず進めることが比較的容易である一方、チームと連携して作業やチームや組織を連携して行う必要がある業務は人手を介して行われることが多い上、進捗状況の把握や状態の可視化が比較的難しい業務と言えます。特に業務処理を複雑にしているのが、システムを横断する形で処理を行う必要がある業務です。
システム導入当時に特定業務に特化した形で個別最適化が進んでしまうため、業務や勤務形態に変化が生じた場合、即座にシステム対応することは難しく、システムをまたぐ処理を手動でカバーすることがおおく存在します。
そこで、おすすめなのが、日常業務の自動化を実現するワークフローシステムの採用です。個別業務で構築された複数のワークフローシステムを統合することで、人事や経理、起案や稟議など多種多様な申請業務を一元管理することが可能となります。
システムがまたがることで手動で対応していた承認フローなど、自動化することで、業務の効率化のみならず、ミスの低減、業務の見える化など多くのメリットを享受する事ができます。
まとめ
いかがでしょうか、あたらたな働き方に適用する必要がある状況下にあり、全てのシステムを改修することは事実上困難と言えます。
一方で、経営課題として業務の効率化や利益率の改善、コスト削減など、ITによる課題解決のニーズはますます高まっています。
ぜひこの機会に、クラウド時代に適合した業務改善について検討してみてはいかがでしょうか。
