メタデータを活用したデータ管理のメリットと注意点を解説

メタデータは、「あるデータに関する属性や情報を示すデータ」を指します。企業には多くのデータが混在しているため、データ管理の運用には多大なコストと人件費がかかっているのが現状です。そこで、メタデータを活用することで、データの管理を効率化でき、企業は多くのメリットを得られます。本記事では、メタデータの概要や、メタデータを活用したデータ管理のメリットと注意点について解説します。

メタデータとは

メタデータとは何か、メタデータのファイルの種類と具体例について解説します。

メタデータとは

メタデータとは、「あるデータに関する属性や情報を表すデータ」のことを指します。例えば、業務で利用する機会が多いWordやExcelなどのファイルには、「サイズ」「更新日」「作成者」などのデータが確認できます。これらのデータが「メタデータ」です。メタデータを作成し、定義しておくことで、企業内にある数多くのデータをスムーズに検索でき、効率的なデータ管理が実現します。

メタデータの種類・具体例について

続いてメタデータの種類とその具体例について解説します。

ビジネスメタデータ

業務に関する決まりごとを示すデータです。自社の業務ルールや変換ルール・計算方法または算出方法などが挙げられます。

テクニカルメタデータ

ITに関する物理的なデータを指します。データの技術的な詳細やカラムのプロパティ・アクセス権などが挙げられます。

オペレーショナルメタデータ

システム運用の過程で生成されるメタデータのことです。バッチの実行ログや、データ抽出の履歴などが挙げられます。

データ管理でメタデータを利用するメリット3選

企業内のデータ管理にメタデータを活用する3つのメリットについて解説します。

メリット1.情報収集をスピーディー行うことが可能

メタデータの活用によって、スピーディーな情報収集が可能となります。企業内にある大量のデータの中から任意のデータやファイルを探したい場合、「サイズ」「更新日」「作成者」などの情報から、スムーズに検索可能です。例えば、図書館での本の検索やWeb上での情報検索、画像の検索などがメタデータを活用して行われています。

メリット2.分散しているデータを集約できるため管理作業を効率化できる

企業内の分散しているデータを集約できるため、管理作業をより効率化できます。特定の条件をもとにデータを集約して、任意の場所に格納・保管していきます。またデータを分かりやすく整理しておくことで、自社の業務ルールやデータモデルを円滑に把握でき、システム開発や運用業務をスピーディーに進められる効果もあります。

メリット3. セキュリティの強化

データ管理のセキュリティレベルが向上します。データの「更新日」「アクセス権」「データの流れ」などを管理することで、データが不適切に利用されないよう監視できます。また、データ漏えいのリスクを抑える効果もあります。

メタデータを活用してデータ管理をする際の注意点

実際にメタデータを活用して、データ管理をする際の注意点について解説します。

個人情報が含まれている「Exif」の扱いに注意する

画像や写真などのファイルには「Exif」というメタデータが付帯されています。Exifには、撮影した日時や位置情報などの個人情報が含まれているため、扱う際には注意が必要です。例えば、SNSにスマートフォンで撮影した写真や動画などをアップする際に、Exifを含んでいるファイルをアップしてしまい、自分自身で個人情報をネット上に拡散するケースがあります。企業内でのデータ管理も、Exifを含むファイルはメタデータの中身を確認した上で行いましょう。

データの取得に時間がかかるものもある

メタデータの取得には時間がかかることを念頭に置く必要があります。特にビジネスメタデータは、自社の業務ルールや変換ルール・計算方法などを担当者にヒアリングしておかなければいけないため、作成までに時間がかかります。メタデータは処理の過程で自動生成されるタイプもあれば、このように人間の手で取得作業を行うものもあります。

データの本質的な情報とメタデータが示す情報が剥離するケースがある

メタデータを活用してデータ管理をする上で、データの本質的な情報とメタデータが示す情報が剥離するおそれがあります。例えば、人の手によるデータの改ざんや機械的な処理があった場合、メタデータも同時に変更しておかないと、データの相違やズレが発生してしまいます。またメタデータの作成を人の手によって行う場合、データの定義は個々の主観に依存するため、有効性が発揮されにくいという問題もあります。

データ資産の全体管理に役立つAzure Purviewとは

データ資産の管理を円滑に行うためには、ツールの活用が有効です。Azure Purviewは、企業のデータ資産の全体管理に役立つツールであり、データの検出や分析、データ資産の総合マップの作成など、企業のデータ管理を円滑に行う機能を搭載しています。データ資産の総合マップ作成を行う「Azure Purview Data Map」という機能では、企業内のメタデータを自動で管理することが可能です。また「Azure Purview Data Insights」 という機能で、データの種類やファイルサイズ・データの更新情報などを可視化できます。。

まとめ

企業のデータ管理にメタデータを活用すれば、作業の効率化に繋がります。スピーディーな情報検索や、データ管理のセキュリティの強化も図ることができ、企業にとって多くのメリットがあるでしょう。ただし、個人情報が含まれている「Exif」の扱いや、メタデータの取得に時間がかかる点は、事前に考慮しておかなければなりません。データ資産の管理を円滑に行うためには、ツールの導入が有効です。管理作業を円滑に進めるために、「Azure Purview」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。