さまざまなシステムの登場によって企業のシステム運用管理コストは増加傾向にありますが、システムの運用管理には具体的にどのようなコストがかかるのでしょうか。本記事では、システム運用コストの内訳や削減方法について解説します。
システム運用管理にかかるコスト
システム導入後の運用管理は、システムがトラブルなく安定的に稼働していくために不可欠です。システム運用管理で発生するコストの内訳としては、主にハードウェア・ソフトウェア費、保守・運用費などがあります。
ソフトウェア・ハードウェア費
会計ソフトや表計算ソフトをはじめとする各種のソフトウェアを購入・自社開発した際にはコストが生じます。これらをクラウドサービスで利用する場合、日々のメンテナンスや保守管理はサービスの提供元が代行してくれますが、毎月の利用料やファイルを保存しておくためのストレージ利用料などは必要です。自社でシステムを管理するオンプレミスの場合でも、サーバーや端末、ネットワーク周辺機器などの購入費に加え、データのバックアップ費や電気代などもコストとしてかかります。
システムの保守・運用費
ハードウェアやソフトウェアを安定的に稼働させるために必要な費用が保守・運用費です。システムの保守とは、システムが不具合で停止した際の対応や復旧作業、セキュリティ対応などのことを指します。業務の種類としては突発的なものが中心です。
一方の運用とは、システムを正常な状態に維持して障害を未然に防止するための対策を指し、担当者は定期的に業務に当たります。保守・運用を社内のエンジニアが対応する場合もありますが、社内に詳しい人材がいない場合はシステムの保守・運用サービスを提供する事業者にアウトソーシングするのが一般的で、その分の費用がかかります。
保守・運用費はソフトウェア・ハードウェアによっても変動します。
その他サポート費用
その他のサポート費用には、システムの保守・運用というよりも運営の面で生じてくる費用が含まれます。具体的にはECサイトの運営やWebサイトへの流入を増やすためのSEO対策、コンテンツマーケティング、利便性や顧客満足度向上のためのヘルプデスクの設置・運営といった、社内でまかない切れない業務を委託するための費用です。これらはシステムの保守・運営を請け負っている事業者がコンサルティングサービスとして提供しているもので、依頼する場合は保守・運用費とは別に追加料金がかかることが大半です。
システム運用管理コストが上昇している背景
システムを新規に導入・開発した場合、次年度以降の運用管理コストは増加する傾向にあります。また、古いシステムを長年使い続けている場合もコストがかさみがちです。以下ではその理由について解説します。
セキュリティに対する基準が上がっている
システム運用コストが増加している原因のひとつは、企業に求められるセキュリティ基準の高まりにあります。IT化・グローバル化が進んだことで、コンプライアンスやガバナンス、CSRなど、企業に要求されるセキュリティレベルが厳しさを増しています。不十分なセキュリティ対策のために業務の停止や情報漏洩といったセキュリティ事故が起きてしまうと、企業の経営に深刻なダメージを与えるほか、消費者や金融機関、投資家などからの社会的な信用の失墜にもつながります。そうしたリスクを避けるため、企業は高いコストをかけてでもセキュリティを強化する必要に迫られているのです。
システムが老朽化している
システムが老朽化していることも運用管理コストを押し上げています。古くなったシステムを使用している企業の中には更新や補修といった作業が必要にもかかわらず放置している場合が少なくありません。システムのソフトウェア部分はデジタルデータなので劣化することはありません。しかし、サーバーや端末といったハードウェアの経年劣化はトラブルの温床となり、エラーや動作の不具合が起こりやすくなります。加えて動作が遅いことで最新版のOSやソフトウェアの立ち上げが難しくなるため、セキュリティリスクも高まります。結果として余計に運用管理コストがかかるのです。
システムが複雑化している
長年システムを運用していると、機能の追加や他システムとの連携を繰り返したことでシステムが複雑化することが多々あります。もともと日本では部署ごとにバラバラのシステムを構築している企業が多く、連携やデータの統合が困難です。それを社内の業務に合わせてカスタマイズしようとするとどうしても複雑化が進み、保守・運用にかかるコストが跳ね上がるのです。また、システム管理を担当していた人が退職してしまった場合、設計図を知る人物が社内にいなくなるためシステムはブラックボックス化し、再開発に莫大なコストが必要になります。
システム運用管理人材の育成が難しい
IT人材の育成や確保が難しいこともシステム運用管理コストの増加に拍車をかけています。
日本ではIT人材が慢性的に不足しているため、どうしても運用管理を担う人材の確保が難しいのが実情です。経済産業省が公表したDXレポートによれば、2015年時点でIT人材の不足は約17万人に達しており、2025年にはさらに43万人にまで拡大すると予測されています。また、IT技術は日進月歩する反面、陳腐化するスピードも速いため、時間をかけて技術を習得できたころには最新の技術が登場しているケースもあり、人材の育成には金銭的にも時間的にも膨大なコストがかかるのです。
システム運用管理コストを削減するポイント
それではシステム運用管理コストを削減する方法はないのでしょうか。以下ではコストを削減するための4つのポイントを紹介します。
運用の仕組みや管理体制を見える化する
まずは自社の運用の仕組みや管理体制を見える化することから始めましょう。作業手順が一元管理されず作業や仕組みが属人化してしまうと、社内で手順やノウハウを共有できないほか、無駄なプロセスやコストの発生にも気づけません。そこでシステム運用の管理体制を構築し、作業を標準化することで無駄やミスの削減を図りましょう。自社だけでの改善が難しい場合は、企業のシステム運用状況を診断して改善をサポートしてくれるサービスの利用を検討するとよいでしょう。
複雑化しているリソースをシンプルにする
次に複雑化しているリソースをシンプルにしていきます。例えばオンプレミスからクラウドサービスに移行するなどしてハードウェアの数を減らす、サーバーを統合する、利用していないソフトウェアやレポートを削除するなどすれば、管理が必要なシステムが減り、管理コストも削減できます。見える化を実施した後でもコストが減らない部分や、かえって増加傾向にあるところなどを重点的に施策すれば、さらなる運用管理コストの削減につながるでしょう。
定期的にシステム運用を見直す
システムのアップデートや運用をしていく上での課題が発生することを予測し、定期的に運用の仕組みや管理体制を見直すことも大切です。運用フローはこのままで問題ないか、そもそも運用ルールは守られているか、自動化できる提携業務はないかといったことを確認します。仕組みだけでなく、ツールそのものも現状の業務に適しているかどうか再確認しましょう。また、運用ルールは関係者全員が理解しておく必要があるため、変更が生じた場合は文書化するなどして全員に共有することも忘れないでください。
まとめ
システムが複雑化してかさんだ運用コストを削減したなら、定期的に運用の仕組みや管理体制を見直してみるほか、オンプレミスからクラウドに移行するなどして管理が必要なシステムを減らすのがおすすめです。運用管理コスト削減に向けてクラウド化をご検討の方は、Microsoft Azure製品を活用してはいかがでしょうか。
