働き方改革や新型コロナウイルスの感染症対策として、企業ではリモートワークの導入が進められています。その際に必要となるのが環境の構築です。快適に業務をすすめられる環境がなければリモートワークは実現できません。この記事では、リモートワーク環境を構築するにあたり、クラウドが必須となる理由を解説します。
リモートワーク普及で今後はどうなる？
新型コロナウイルス感染症対策の一環として、リモートワークを導入・推奨する企業が増えています。株式会社パーソル総合研究所の調査によれば、緊急宣言発令後のテレワーク実施率の全国平均は1ヵ月前の13.2%に比べて、2倍の27.9％となっています。
新型コロナウイルス対策のために、リモートワークを初めて行ったという方もいるかもしれません。一方でリモートワークは、新型コロナウイルスの感染が起こる前から注目されています。
2019年4月に働き方改革関連法が施行されました。その大きな目的である人手不足解消を推進する方法のひとつとして、リモートワークの実現があげられています。今後もリモートワーク導入の環境整備を行う企業の動きは広がっていくことでしょう。
リモートワークが人手不足を解消する
それではなぜ、リモートワークを導入することで人手不足の解消に役立つと考えられているのでしょうか。
その最も大きな理由は、従業員に多様な働き方を提案できるためです。企業には出産や育児・介護などのために出社が困難な従業員も少なくありません。そういった従業員のために、自宅からリモートワークができる環境を用意できれば、わざわざ離職せずに働き続けてもらうことができます。
リモートワーク導入は、新しい人材の採用にも効果があると考えられます。柔軟な働き方を許容することによって、企業のイメージ向上につながるためです。また勤務地や就業時間に縛られることがなくなるため、遠隔地の人材を採用することもできるようになります。リモートワークが実現できれば、東京に事務所をおく企業が、北海道や沖縄の人材を採用することも可能です。
リモートワークの環境構築の鍵となる「クラウド」
リモートワークを導入する方法はいろいろありますが、そのなかでも環境構築に必要となるのが「クラウド」です。ここでは、クラウドがなぜリモートワークに必要となるのか解説します。
そもそもクラウドとは？
なぜクラウドが必要になるか考える前に、そもそもクラウドとは何かを簡単に振り返っておきましょう。
クラウドが登場する前は、利用したいソフトウェアやアプリ、ストレージなどは全て目の前のパソコンや自社に設置されたサーバーの中にありました。一方でクラウドがあれば、インターネット経由で、それらを利用できるようになります。ソフトウェアやアプリをインストールする必要もありません。
このようにインターネットを通じて必要なときに必要なだけソフトウェアやストレージ等を利用できるシステムのことを「クラウド」と呼びます。身近なところでは、インターネット経由で送受信等が可能なWebメール、GoogleドライブやDropboxなどのストレージもクラウドによるサービスです。
クラウドはなぜリモートワーク環境の構築に必須か？
それではなぜ、クラウドがリモートワークに必要となるのでしょうか。簡単に言うと、リモートワークをするのに必要な環境がクラウド上に揃っているからです。
リモートワークをするためには、他の従業員や顧客と柔軟にコミュニケーションを取る手段が必要となります。クラウド上には、そのためのWeb会議システムやグループウェア、チャットシステムなどが揃っています。これらを活用すれば、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。
またリモートワークをするためには、ファイル共有も欠かせません。その点、クラウドではストレージサービスも提供されています。
なお、社内のサーバーにコミュニケーションツールやストレージの機能を持たせておき、リモートからアクセスする方法もないわけではありません。しかし社内よりセキュリティが脆弱な自宅などのネットワークから社内のサーバーにアクセスさせるのはかなり不安が残ります。また、リモートアクセス自体には、不正アクセスやなりすましなどの数々のリスクも潜んでいます。そのためセキュリティ対策をしっかりと行う必要があります。多少費用はかかりますが、外部から社内への接続のセキュリティを高める目的でVPNという安全なネットワーク接続を利用するという方法もあります。
クラウドを活用するメリットを解説
それではリモートワークにクラウドを導入するメリットは、どんなところにあるのでしょうか。1つずつみていきましょう。
物理的なメンテナンス不要
自社サーバーを利用する場合、ハードウェアの管理は全て自社で行わなくてはなりません。故障等の問題が起こった場合のメンテナンスも自社で行う必要があります。サーバーのダウン等で業務がとまってしまうリスクを避けるために、日々ハードウェアのステータス等をチェックするメンテナンスも欠かせません。
一方、クラウドのサービスを利用する場合は、サーバーの物理的なメンテナンスは全てサービス提供元が行います。そのためメンテナンスの手間がほぼなくなり、自社の担当者の負担が大きく軽減されます。
共同作業がスムーズ
リモートワークを効率よくすすめるためには、共同作業をスムーズに行う環境が必要です。その点、クラウドの各種サービスでは共同作業を促進する仕組みが豊富に揃っています。
たとえばファイル共有であれば、バージョン管理やファイルにコメントをつける機能、他の従業員と同時に編集を行って不具合が起こるのを防ぐファイルロック機能等を備えたサービスがあります。またWeb会議ツールでは、会議画面上にOfficeなどで作った資料を表示して、参加者全員で一緒に見ながら会議を進めるといったことも可能です。
オンプレミスとの連携も可能
オンプレミスとは自社内にサーバー等の情報システムを設置し運用することを指します。クラウドを利用していない場合、オンプレミスのサーバーで各種業務システムやメールサーバー、ファイルサーバー等を運用している企業も多いことでしょう。
クラウドサービスの中には、オンプレミスのシステムと連携ができるものもあります。たとえばクラウドとオンプレミスのシステム間でデータを共有し、互いにデータを更新できるようにするといったことも可能です。またオンプレミスだけではシステムの連携が必要となった際の負担が大きい一方、クラウドであれば簡単に連携できるといったケースもあります。
導入コストが比較的安い
オンプレミスのサーバーを準備する場合、ハードウェアやソフトウェア、ライセンスなどを購入する費用がかかります。一方、クラウドであればハードウェア等は業者が用意したものを使うため、ユーザーが購入する必要はありません。そのため導入時の費用を抑えることが可能です。
外部連携機能でクラウド同士の連携も可能
クラウドサービスのなかには、別のクラウドサービスとの連携機能を備えたものも多数あります。クラウドサービス同士で連携すれば、それぞれの機能をさらに便利に活用することができます。たとえばファイル共有のクラウドサービスと別のクラウドサービスを連携させ、共有中のファイルを開いたときにシームレスに別のクラウドサービスを起動して利用できるといった使い方があります。
まとめ
クラウドには、リモートワークをする上で必要となるコミュニケーションツールやファイル共有などのサービスが揃っています。メンテナンスが不要なため運用費や人件費も削減できます。またオンプレミスでリモートワークのための環境を構築するより導入コストが少なくて済むなどのメリットもあります。
