クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットを解説！従来型との比較も

ビジネス環境のデジタル化が進む中、ファイル共有の手段も大きく変化しています。

リモートワークが浸透する中で、社内のファイルを管理するクラウド型のファイルサーバーが注目を集めています。

しかし、導入にはメリットだけでなくデメリットや注意点も存在します。本記事では、クラウド型ファイルサーバーの特徴や導入方法、メリット・デメリット、料金比較などを解説しますので、最適な選択をするための参考にしてください。

クラウド型ファイルサーバーとは？

クラウド型ファイルサーバーとは、インターネットを介して利用できるファイルの保管・管理サービスです。まずは、クラウド型のファイルサーバーの特徴について解説します。

ファイルサーバーとは

ファイルサーバーは、ネットワーク上で複数のユーザーがファイルを保存し、共有するための専用サーバーです。企業や組織で使用されることが一般的で、社内にファイルサーバーを設置し、そこに対して社員がアクセスしてファイルを保存します。

例えば、社員間でファイルの共有をする場合にファイルサーバーを利用します。
ファイルサーバーがない場合、他の社員にファイルを渡したい場合にUSBメモリなどを利用して渡すことが多いのではないでしょうか。USBメモリの場合、手軽にファイルのやり取りが可能である一方、容量制限や、紛失時の情報漏えいリスクが存在します。また、どのUSBに保存されているどのファイルが最新か分からなくなる場合も考えられるでしょう。

ファイルサーバー上でファイルを管理することで、社員はファイルのやり取りや保存が容易に可能となります。

クラウド型ファイルサーバーとは

クラウド型ファイルサーバーは、従来のファイルサーバー機能をクラウド上で提供するサービスです。

インターネット経由でアクセスできるため、オフィスだけでなくリモートワークや外出先でもファイルの閲覧・編集が可能です。また、クラウドサービス提供者がサーバーの運用やメンテナンスを行うため、自社でのサーバー管理が不要になります。これにより、初期導入費用や運用コストの削減が期待できます。

従来のオンプレミスファイルサーバーとの違い

オンプレミスファイルサーバーは、企業が自社内に設置し管理するサーバーですが、クラウド型は外部のベンダーが運用を行います。

オンプレミスでは物理的な保守が必要で、導入コストが高いのに対し、クラウド型は低コストで導入が可能であり、後からの容量追加も容易です。
クラウドサービスの場合、自動でセキュリティアップデートが行われるため、セキュリティ面でも優位といえます。

クラウド型ファイルサーバーのメリットとは？

クラウド型ファイルサーバーには、多くのメリットがあります。
ここでは、ファイルサーバーをクラウド化することのメリットを紹介します。

場所を問わず利用できる

インターネットに接続できる環境であれば、自宅や外出先など、オフィス外でも簡単にサーバー上のファイルにアクセスできます。

リモートワークなど、従業員が場所に縛られず業務を行えるため、利便性が非常に高い点がクラウドサーバーの大きなメリットといえるでしょう。

メンテナンスやセキュリティ対策を実施してくれる

クラウド型ファイルサーバーのセキュリティ対策はサービスを提供するベンダーに責任があるため、自社で実施する必要はありません。

例えば、OSやミドルウェア、ソフトウェアのメンテナンスは一切不要ですので、セキュリティ対策にかけるべき運用コストが抑えられます。

ただし、ファイルサーバーに保存するファイルそのものについては自社で対策する必要があります。例えば、クラウド型のファイルサーバーに対して誤ってマルウェアをアップロードしたり、それを他社に共有してしまったりした場合、ファイルサーバーのベンダーは責任を取ってくれません。また、ファイルサーバーへアクセスするパソコンなどのデバイスのセキュリティ対策については充分気を付けましょう。

もし不安な場合には、マルウェアスキャンを搭載したサービスを導入することで、より安心感が増すでしょう。

ハードウェアコストが不要で、初期費用が抑えられる

クラウド型サービスのメリットとして挙げられるのが「初期費用」です。
オンプレミスのサーバーを導入する場合、ハードウェアの購入および設置が必須であるため、場合によっては数十万円～数百万円の初期費用がかかる場合もあります。

クラウドサービスの場合、ハードウェアの購入が不要であるため、初期費用が安く済みます。クラウド型ファイルサーバーの導入支援や、オンプレミスからの移行を含めたオプションサービスを提供している企業もありますので、導入から運用までを考慮して適切なサービスを選択するとよいでしょう。

バックアップも自動であり、BCP対策も可能

特に企業向けのクラウド型ファイルサーバーであれば、バックアップを実施しているサービスがほとんどです。仮にサービスに障害があった場合でも、ファイルが消失する可能性は非常に低いといえるでしょう。

また、クラウド型ファイルサーバーは社内にデータを保持しないため、災害などでオフィスに被害があったとしても大事なファイルは守られます。
ファイルさえ無事であれば自宅でも業務が続行できることが多いため、BCP対策にもなります。

社外とのファイル共有も可能

クラウド型ファイルサーバーの「どこからでもアクセスできる」というメリットは、社内だけでなく社外向けにも有用です。例えば、自社で契約しているクラウド型ファイルサーバーに保存したデータを、取引先に送信したり、同時に編集できるように設定したりすることが可能です。

メールで送信せず、ファイルサーバーへのリンクを送るだけでファイルを共有できますので、PPAP対策にもつながります。

PPAPについては、以下の記事をご参照ください。
PPAPとは？脱PPAPが求められる理由や代替手段を解説！

クラウド型ファイルサーバーのデメリット

多くのメリットを持つクラウド型ファイルサーバーですが、デメリットや注意点も存在します。ここでは、クラウド型ファイルサーバーを検討する際に気を付けるべき点について紹介します。

ネットワーク環境に応じて動作が遅くなる可能性がある

クラウドサービスは社内にサーバーを置かないため、どこからでもアクセスできるというメリットがある一方で、「ネットワーク速度に影響される」デメリットを持ちます。

社内のファイルサーバーであれば、社内ネットワークで完結するため、大容量のファイルのアップロードやダウンロードも早く終わるでしょう。クラウドサービスへのアクセスはインターネット回線を経由するため、社内のネットワークと比較すると動作が遅くなってしまう可能性があります。

月額料金が高くなる可能性がある

クラウド型ファイルサーバーは、初期費用が安いかわりに、運用のための月額料金が発生します。

•  利用人数に応じた「ユーザー課金」
•  データの総容量に応じた「データ量課金」

利用人数が多い場合や、動画などの大容量ファイルを多く扱うようなユースケースの場合、月額料金が高くなります。

クラウド型ファイルサーバーを契約する場合は、利用人数やデータ量を予測した上で適切な料金プランを選択しましょう。

クラウドサービスに対応したセキュリティ対策が必要

ファイルサーバーに限らず、クラウドサービスを導入する場合にはセキュリティ対策が必須です。特に、ファイルサーバーにアクセスするパソコンやタブレットなどの端末へのセキュリティ対策を実施する必要があります。

社内利用のみでも、必ずインターネットを通してファイルへアクセスし、アップロードやダウンロードを行うため、利用端末のマルウェア対策などは必須です。

また、外部からのアクセスが可能になるため、外部への情報持ち出しのリスクも考慮する必要があります。法人向けのクラウド型ファイルサーバーは、ファイルの閲覧やダウンロードといったログを残せる「監査機能」を有していることが多いです。

ファイルサーバーをクラウド化する方法

ファイルサーバーをクラウド化する場合、いくつかの方法があります。ここでは、代表的な2種類の方法を紹介します。

SaaSを利用する

SaaSとは「Software as a Service」の略で、ファイルサーバーだけでなく、さまざまな高機能ソフトウェアをクラウド経由で提供するサービス形態を指します。

多くのクラウド型ファイルサーバーはこの「SaaS型」で、ユーザーはブラウザや専用アプリを通じて利用します。初期導入が簡単で、運用管理もベンダーに任せられるため、小規模な企業やITリソースが限られている場合に適しています。

「ファイルを保存する」以外にも、Web上からファイルを編集できたり、ワークフロー機能が搭載されていたりと、さまざまな機能を有しています。うまく活用することで業務効率化につながるので、ファイルサーバー以外の機能も踏まえて、適切なサービスを選択するとよいでしょう。

IaaSを利用する

IaaS（Infrastructure as a Service）は、クラウド上で仮想サーバーやストレージを提供するサービスです。例として仮想サーバーを1台契約し、その上で自分でOSやソフトウェアをインストールして運用します。

自社でファイルサーバー環境を構築・管理できるため、カスタマイズ性が高いのが特徴です。「元々社内に設置して運用していたファイルサーバーをそのままクラウドに移行したい」という場合には、IaaSのサービスを利用してファイルサーバーを構築できます。ただし、ファイルサーバーとしての運用やセキュリティ管理は全て自社で行う必要があるため、専門的な知識が求められます。

また、SaaS型の高機能なサービスは不要だが、IaaS型のようにファイルサーバー機能を管理するのは難しい、という場合には、ファイルを保管するだけの機能だけが提供され、ハードウェアやOSのメンテナンス作業が不要な「PaaS型」のサービスも検討するとよいでしょう。

ファイルサーバーをクラウド化するときの注意点

必要な機能は提供されているか

クラウド型ファイルサーバーを選択する際に重要なのが、「自社の業務で利用するにあたって必要な機能が提供されているか」という点です。ファイルを保存できるクラウドサービスは複数存在しますが、アクセス方法やログインに関する制限、オプションで利用できる機能の有無などに違いがあります。

人数や容量に対する料金が安くても、自社の業務に合わせることを考えたときに機能が足りず、オプション契約をしたり、別のサービスと組み合わせる必要が出たりする可能性があります。そうなると、全体の料金が高くなってしまいます。

契約するサービスを選択する際には、自社の業務を整理した上で適切なサービスを選択しましょう。

料金体系は自社にあっているか

クラウド型ファイルサーバーは、サービスごとに異なる料金体系が設定されています。
ユーザー数による課金や保存するファイルの容量に応じた課金、データの転送量に応じた課金など、さまざまな料金体系があります。

比較する際には自社の利用するユーザー数とデータ量を把握し、それに対して利用料金を計算してみましょう。企業向けのベンダーであれば、営業窓口にRFPの作成を依頼することで料金の目安を提示してくれる場合もあります。必要に応じて活用するとよいでしょう。

エンタープライズ向けの機能が提供されているか

ISMSを取得している企業の場合、ファイルサーバーに保管する情報資産に対するセキュリティ要件が厳しく設定されている場合があります。その場合には、自社のセキュリティ要件に合わせた機能が提供されているかをしっかりと確認しましょう。

•  ユーザーのログイン履歴やファイルのダウンロードを記録し、監査する機能
•  アップロードされたファイルがマルウェアに感染していないかスキャンする機能
•  ファイルのライフサイクル管理機能（一定期間は削除できない、もしくは一定期間後に削除する、など）

企業活動において、ファイルサーバーに保管されるデータの多くは機密情報に該当します。 自社のルールに合わせた管理機能があるのか確認しましょう。

耐障害性やバックアップに関する非機能要件を満たしているか

オンプレミスのファイルサーバーの場合、故障によるファイルの損失を防ぐために、多重化や、バックアップを取る必要があります。同様に、契約するサービスの耐障害性やバックアップ機能が提供されているかを確認しましょう。

•  稼働率はどの程度か（99.9%など）
•  業務で利用する時間帯にメンテナンスは発生しないか
•  バックアップが取られており、データが消失する確率を下げる施策がされているか
•  バックアップを含め、データがどこに保存されているか

自社のデータを安全に守るためにも、これらの対策がどれだけ実施されているかを確認しましょう。

サポート体制が整っているか

クラウド型ファイルサーバーは初期設定が簡単ですが、必ずしも自社だけで導入を成功できるとは限りません。特に、特殊な利用方法が必要な場合は、ベンダーのサポートが必要になることもあります。

契約する前に、サービス体制についてもあわせて確認するとよいでしょう。大企業向けのプランであれば、専用のサポートデスクが設置されるようなケースもあります。

1カ月程度の試用期間を設けているサービスが多いため、「自社にスムーズに導入できるか」、「導入するにあたってサポートが必要な場面はないか」といった点を確認した上で契約に進むとよいでしょう。

ファイルサーバーをクラウド化するべきケースとは

ファイルサーバーのクラウド化には一定のメリットとデメリットが存在しますので、コストに見合った価値があるかどうかで判断する必要があります。ここでは、クラウド化するべきケースを5つ紹介します。もし自社の状況に当てはまる場合には、クラウド型ファイルサーバーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

中小企業である（利用人数が少ない）

中小企業やスタートアップといった、利用人数が少ない場合にはファイルサーバーをクラウド化するメリットが大きいといえます。

クラウド型ファイルサーバーは、利用人数やデータ量に応じた料金設定がされているため、特に大企業の場合は人数も容量も大きくなりがちです。利用人数が少ないのであれば、初期費用も安く低価格で利用できますし、今後利用人数が増えたとしても柔軟に対応できます。

ただし、利用人数が少ない場合でも、容量の大きな動画を扱うような場合には高い料金となる場合があるため注意しましょう。

テレワークの頻度が高い

テレワークの頻度が高い企業であれば、自ずと社外利用が必要になります。クラウド型ファイルサーバーは、インターネットからアクセスする前提のセキュリティ対策がされていることが多いです。利便性とセキュリティを両立しやすいことからも、クラウド型を選択するとよいでしょう。

オンプレミス型のファイルサーバーのファイルを参照したい場合には出社する必要がある場合がありますが、クラウド型のファイルサーバーであれば自宅からでもサーバー上のファイルへアクセスできます。

どこからでもアクセスできるファイルサーバーを活用することで、テレワークの従業員の情報共有が円滑になり、生産性の向上が期待できます。

管理者のリソースが足りない

クラウド型ファイルサーバーは、サーバーのメンテナンスに関する作業が不要となるため、管理者の工数を減らすことが可能です。ファイルサーバーを管理する情報システム部門のリソースが足りないような状況でもファイルサーバーを運用できます。

月額の料金は発生するものの、導入時や、日々の運用に対するコストが少なくて済むのがクラウド型のメリットです。サーバーの費用と人的リソースの両方を考慮し、総合的に判断するとよいでしょう。

データ管理を一元化できていない

「現時点でファイルサーバーを導入していない」ということであれば、クラウド型ファイルサーバーがおすすめです。各社員の端末のみにデータが保存されていたり、メールの添付のみでファイルがやり取りされている場合には、まずはファイルの一元管理からスタートする必要があります。

オンプレミスのファイルサーバーを設置する場合は初期コストがかかりますが、クラウド型ファイルサーバーであれば初期費用も安く、すぐに利用開始できます。

さまざまな場所に離散したファイルを一箇所に集約することで、データの重複やミスを防ぎ、業務効率も改善できるでしょう。

社外とのファイルのやり取りを頻繁に行う

取引先やパートナー企業とのファイル共有が多い場合、クラウド型ファイルサーバーは安全かつ効率的な手段となります。

オンプレミスのファイルサーバーに保存しているファイルを外部に送信する場合は、1度ローカルにダウンロードしてメールに添付することが多いです。クラウド型ファイルサーバーであれば、ダウンロードできるリンクを送信するだけで済みますので、情報漏えいリスクを低減することも可能です。

また、柔軟なアクセス権限も設定できるため、セキュリティを確保しながらスムーズな情報共有が可能になります。

クラウド型ファイルサーバーサービスの料金比較

企業での利用に最適なクラウド型のファイルサーバーについて、主な機能と料金を紹介します。サービスによって料金体系やサポート体制などが異なりますので、実現したい機能と料金を踏まえて最適なサービスを選択してください。

Azure Files

Azure Filesは、Microsoftが提供するクラウドプラットフォームであるAzure上に構築できるファイルサーバーのサービスです。

PaaS（Platform as a Service）として提供されているサービスで、ファイルを保存する機能のみを提供しています。

料金も保存容量に対する課金であり、データのアクセス頻度に応じてPremium、トランザクション最適化、ホット、クールのプランが選択できます。アクセス頻度が低いプランほど安くなりますので、アクセス頻度にあわせて最適なプランを選ぶとよいでしょう。

ユーザー数が多い場合にはメリットが大きいのが特徴であり、「オンプレミス型のファイルサーバーをそのままクラウド化したく、余計な機能は一切不要」という場合には比較的安価に利用できます。

参考：Microsoft（2024年9月時点：東日本リージョン）

One Drive

One Driveは、Microsoftの提供するSaaS型のファイルサーバーです。WordやExcelといったOffice製品と相性がよく、Windowsにも標準で搭載されています。

Microsoft製品が利用できるMicrosoft 365のプランの1つとして提供されているため、Office製品と一緒に利用したい場合や、SharePointやExchangeといったクラウドサービスと併用したい場合にはぜひ選択するとよいでしょう。

プラン 容量 料金 備考
OneDrive for Business 1人あたり1TB ￥749/人・月 OneDriveのみのプラン
Microsoft 365 Business Basic 1人当たり1TB ￥899/人・月 TeamsやSharePoint、Exchangeを含むプラン
Microsoft 365 Business Standard 1人当たり1TB ￥1,874/人・月 デスクトップ版Officeが利用できるプラン

参考：Microsoft（2024年9月時点）

Box

Boxは、Box社の提供するSaaS型のサービスです。ユーザーあたりの課金となりますが、容量が無制限であるため大量のファイルを保存するのに向いています。

特に、最上位プランである「Enterprise Plus」には、AIによるサポートをしてくれる「BOX AI」の機能がついています。AIを活用することで、Box内にある大量のファイルから目的のファイルを見つけたり、生成AIを利用したコンテンツ作成をサポートしてくれます。

参考：Box（2024年9月時点）

PrimeDrive

PrimeDriveは、ソフトバンク社の提供するSaaS型のサービスです。ファイルの保存と転送をセキュアに実現するソリューションであり、ファイルの共有と外部送信に特化した機能を提供しています。

保存容量に応じた料金体系であり、ユーザー数に制限はありません。リモートワークにおけるファイル共有や、外部へのファイル送信を活発に行うことが目的であれば、比較的安価に利用できます。

参考：SoftBank（2024年9月時点）

Fleekdrive

Fleekdriveは、Fleedrive社の提供するSaaS型のサービスです。ファイルを保存するだけでなく、共同編集機能や高度な監査機能、ワークフローといった機能を有しており、リモートワークや社外とのコラボレーションを加速させます。

PDFへの透かし追加や監査機能も利用できるため、利便性とセキュリティを両立して利用できます。また、電子帳簿保存法に対応したオプションも提供していますので、社内に存在する全てのファイルを1カ所に集約させ、管理することが可能になります。

参考：Fleekdrive（2024年9月時点）

まとめ

クラウド型ファイルサーバーについてメリットやデメリット、おすすめのサービスなどを紹介してきました。クラウド型ファイルサーバーは、業務の効率化やコスト削減、柔軟な働き方の実現に貢献する有力な存在といえるでしょう。導入にあたってはデメリットや注意点も考慮し、自社のニーズに最適なサービスを選択することが重要です。
本記事を参考に、クラウド型ファイルサーバーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。