最近ではテレワークや在宅ワークが広がり、さまざまな業界・業種においてペーパーレス化が進められています。経理業務もその例外ではありません。経理業務のテレワークにおいて、ペーパーレス化で得られるメリットやペーパーレス化を進める上で重要なポイントを解説していきます。
経理業務のテレワークでペーパーレス化を考えるべき理由
紙文化はテレワークにおいて、経理業務に限らずさまざまな業務を進める上で大きな障害となります。従来の働き方であるオフィス内で業務を行うスタイルであれば、「社員が印刷した書類に押印し、上司が承認する」というように、1枚の紙を複数人の間で容易に回せていました。
しかし、職員が異なる場所で業務を行うテレワークでは、申請・承認業務を紙ベースで行うことは困難でしょう。紙を回すことが全く不可能というわけではないものの、無駄な時間がかかってしまい、効率的ではありません。それに加えて、テレワークにおいて各自が持つ印刷機器の問題や、紙を保管するための場所の問題なども、解決されないままでしょう。
経理業務では、請求書・経費精算書・仮払い申請書・仮払い精算書など、特に取り扱う書類の種類が多くなります。そのため、上に挙げたような課題がより大きく影響してしまいます。
以上の理由により、経理業務においてテレワークを行う場合には紙文化を廃止し、電子化・ペーパーレス化を実現する必要があるのです。
経理業務でペーパーレス化をするメリットとは
経理業務にペーパーレス化を導入するメリットのうち、代表的な「コスト削減」「業務効率化」の2点に焦点を当てて解説します。
コストの削減
ペーパーレス化を導入することで、用紙代や印刷代など印刷にかかる費用を大幅に削減できる点は大きなメリットです。
コピー用紙1枚にかかる費用は小さいものの、経理業務の場合は大量に印刷を行うため、印刷費用が非常に大きな負担となってしまうでしょう。ペーパーレス化により、これらは削減可能です。
また、紙の場合は「保管場所を確保する必要がある」という問題を抱えています。限られたスペースに膨大な量の書類やファイルを保管しておくことは、決して容易ではありません。オフィス内のスペース確保が難しい場合には個別に倉庫を借りる必要があり、そのレンタル費用が発生してしまいます。しかしデータ化することで、オフィス内外に保管場所は不要となり、保管にかかる費用もほとんど必要なくなります。
ペーパーレス化は、上記のような印刷・保管にかかる費用をはじめ、非常に多くのコスト削減が期待できるのです。
業務の効率化
業務効率化が実現できる、というメリットも挙げられます。紙ベースでは請求書や経費精算書などの書類をファイルに閉じる手間や、過去の書類を閲覧するときに、探す手間がかかってしまいます。またファイリング時に、書類の順番を並べ替えたりインデックスを貼ったりする必要もあるため、大きな労力が必要です。
例えば社員が、特定の紙書類を閲覧しようとするなら、「まず該当のファイルを探し、その中から紙をめくりつつ該当書類を探す」という作業をしなくてはなりません。書類の整理をきちんと徹底していたとしても、少なからず時間がかかってしまいます。
データ保存の場合は、書類をファイルに閉じる手間や整理整頓する手間を、大きく省くことができます。過去のファイルを閲覧したい社員は、検索機能を利用して、瞬時に特定のデータを探し出せます。データ名やキーワード、タグ付けなどでさらに工夫して保存されていれば、該当のデータをよりすばやく、より簡単に見つけ出せるでしょう。こうしたことは、紛失リスク低減へもつながります。
以上のように手間や労力を大幅に軽減できれば、企業全体の業務効率化になり、新人教育の時間確保なども可能となるでしょう。
ペーパーレス化を進める上で押さえたいポイント
実際に経理業務でペーパーレス化を進めるにあたって、押さえておきたいポイントがいくつかあります。ここでは「法律の確認」「ITツールの活用」「セキュリティへの留意」「関係者のフォロー」の4点に注目して紹介します。
法律について確認する
ペーパーレス化を導入する際は、関連する法令をしっかり確認しておく必要があります。代表的なものとして、電子帳簿保存法があります。
1998年に制定された法律で、国税関係帳簿・書類の電子データによる保存に関して定められているものです。制定以降も複数回に渡って改正されており、最近では2020年10月に改正が行われました。
ペーパーレス化を進めるにあたっては、法律で定められたルールを遵守し、その上で進めていくことが重要です。経理部門担当者およびペーパーレス化導入の責任者は、必ず関係する法律について確認しましょう。企業の担当税理士や顧問弁護士に相談・確認するとより安心でしょう。
また、ペーパーレス化の導入後、法律が改正される可能性もあります。導入前に一度確認するだけでなく、導入後も定期的に確認する必要があることも覚えておきましょう。
ITツールを活用する
ペーパーレス化を進める上では、ITツールの活用が欠かせません。「ITツール」と言っても、その種類や機能は多種多様です。例えば、ウェブ上で請求書や経費精算書などの経理書類を作成したり、既存の書類を読み取ってテキスト化したりするツールもあります。
企業規模や業務に携わる人数、処理数などを考慮した上で、適切なツールを選択し導入することが大切です。上手に使いこなすことで、より業務効率を上げられるでしょう。
セキュリティに留意する
業務を電子化する上で大きな課題となるのがセキュリティの確保です。顧客または従業員の個人情報や、企業の機密情報など、重要データの漏えいは企業の信用を下げるだけでなく、大きな損失にもつながります。そのためセキュリティ対策は徹底しておかなければなりません。
これらの対策を経理部門だけで実行するのはなかなか難しいでしょう。企業の情報部門やシステム部門、コンプライアンス部門など、セキュリティやシステムについて専門知識のある担当者からの協力が不可欠です。
関係社員へのフォローを実施する
いざペーパーレス化を実施したとしても、変化した業務内容にすべての職員がすぐに対応できるとは限りません。
パソコンやスマートフォン、タブレット端末に慣れている人はそれほど難しくなくても、ITツールに慣れておらず最低限のパソコン操作しかできない社員もいるかもしれません。そのような社員にとっては、新しいシステムの導入はハードルが高く、円滑に業務を行えなくなる可能性があります。その結果、思わぬトラブルを引き起こしてしまうかもしれません。
そこで、業務をスムーズに進めるためにも、業務関係者へのフォローが必要です。関係者全員への説明会や研修会を設けることや、質疑応答ができる機会を定期的に設けることも有効です。「ペーパーレス化の担当者・責任者」を決めて、全社員へ周知しておくよう心がけましょう。トラブルや課題に直面した社員が、誰に相談・報告すればよいのかすぐにわかり、企業側も対応しやすくなります。
まとめ
経理業務において紙文化を廃止し、電子化することで、コスト削減や業務効率化などのメリットが得られます。特にテレワークの導入を進める場合、ペーパーレス化が必要不可欠です。今後ますますテレワークや在宅ワークが広がることと予想されていますので、この機会に、経理業務のペーパーレス化に踏み切るとよいでしょう。
